Order / faktura - Huvud

Winbas hjälp

Översikt Order / faktura

Kund

Finns ingen offert att utgå från registreras order genom att först ange kund, skriv ett nummer eller söknamn eller använd söklistan för att ta fram kund. Transportsätt, leveransvillkor och betalningsvillkor som är registrerade på kunden visas men kan ändras för aktuell order.

Ordertyp

Ange typ av order, t.ex. order/faktura eller kreditfaktura. I Ordertyper lägger man upp ordertyper och anger nummerserier för order och faktura. Tänk på att när ordertyp kreditfaktura används ska antal registreras med minustecken för att justera Lagersaldo och få negativa belopp (kontrollera gärna beloppen som visas längst ner på bildskärmen, netto, frakt mm).

Om en en ordertyp är angiven på kunden, kommer denna ordertyp att föreslås vid det tillfälle kunden väljs för registrering av order. Om ingen ordertyp är angiven på kunden, kommer standard ordertyp (1 Vanlig order) att vara aktiv om inget annat anges vid registrering av ordern.

Ordernummer

Systemet ger nästa ordernummer när man väljer knappen <F6 Transaktioner> där orderraderna registreras eller när order sparas med knappen <F7 Spara>. Vill man själv ange ordernummer ska det finnas en ordertyp upplagd som gäller för s.k. följesedelsfakturering, se avsnittet Ordertyper för ytterligare information.

Orderdatum

Winbas föreslår systemdatum som orderdatum och detta datum kan sedan förändras i samband med registrering.

Leveranstid

Det är viktigt att leveranstid alltid anges på samma sätt, med vecka eller datum för att selektering av beställningar efter leveranstid ska vara möjlig. Leveranstid är inget datumfält, men leveranstiden anges med år, månad och dag (t.ex. 20001230) eller annat format angivet i Inställningar Order för att Winbas ska kunna ta hänsyn till beställningar i rutiner som Likviditetsanalys. Den leveranstid som registreras föreslås sedan på varje orderrad i <F6 Transaktioner>.

Se följande avsnitt för inställningar kring att leveranstid ska gälla inom ett visst intervall, att leveranstid alltid måste anges samt automatiserat förslag av leveranstid vid registrering.

Projekt

Att använda projekt i orderregistreringen hanteras på samma vis som resultatenheter, dock kan projekt inte registreras på användare. I bokföringen används projekt som en tredje nivå, t ex möjlighet att följa upp intäkter på säljare och produktgrupp.

Exempel

  Konto 3010 - Inrikes momspliktig omsättning
  Resultatenhet 10 - Säljare Anders Johansson
  Projekt 15 - Produktgrupp Läskedryck

Projekt läggs upp i rutin Projekt i Administrationens huvudmeny.

Faktureras

För att fakturera order markeras alternativet Faktureras. När detta alternativ är valt kan även direktutskrift av faktura göras, markera alternativet Faktura under Direktutskrift. För att utföra själva faktureringen och direktutskrift ta knappen <F7 Spara>. När order är fakturerad är den borta och fakturan har registrerats i reskontran och ett bokföringsunderlag kan skrivas ut, utskrift Fakturajournal. Se även följande avsnitt för fakturering av många order samtidigt:

Samfaktureras

Order som är markerad för samfakturering på fliken <F3 Övrigt> finns kvar i orderrutinen oavsett om markeringen Samfaktureras är vald eller inte.

 

Order som ska samfaktureras blir fakturerad först när rutinen Samfakturering utförs och om alternativet Samfaktureras är markerat. Samfakturering innebär normalt att flera order till en kund skrivs på samma faktura.

Alternativet Samfaktureras kan även sättas i samband med att själva samfaktureringen utförs:

Vår referens

I Inställningar Order kan man välja att Vår referens föreslås, antingen som inloggad användare, kundens registrerade säljare eller inte alls. Man kan även skriva en valfri referens eller själv välja något av namnen som finns i sökregistret. Namnen i sökregistret registreras i avsnittet Användare och rättigheter.

Man kan också ställa in att en dialog alltid ska visas som innebär att användaren får registrera sig som referens vid en ny order.

Er referens

Er referens avser normalt den huvudreferens som finns registrerad i kundregistret och föreslås automatiskt om detta val är gjort i Inställningar Order. Om inte referens ska föreslås eller annan befintlig referens på kunden ska väljas kan knappen pil-ner användas för att få fram registrerade referenser på kunden.

När kundens referensperson anges finns också möjlighet att direkt spara en ny referens på kunden, eller ändra uppgifter på befintlig referens via knappen från orderfönstret. Uppgifter som läggs till eller förändras kan då t.ex. handla om referensens telefon, mobil eller e-postadress.

 

Godsmärke och Er order

I fälten Godsmärke och Er order kan valfri information registreras och skrivas ut på blanketter.

Leveransadress

Om leveransen ska till annan adress än kundens fakturaadress registreras dessa uppgifter i avsnittet Leveransadress. På respektive kund i kundregistret kan det finnas flera leveransadresser upplagda som man kan välja på vid registrering av ordern, klicka på <Pil ner> och sökregistret med befintliga leveransadresser öppnas. På kunden kan det också finnas angivet vilken leveransadress som är Fast leveransadress, den adressen föreslås då automatiskt b.la. i Order / faktura.

Vid registrering av en kundorder med en eventuell ny eller förändrad leveransadress, kan denna sparas direkt på kunden och lägger sig då i listan över kundens befintliga leveransadresser. Använd alternativet för att slippa gå omvägen via kundkortets leveransadresser i de fall man avser att registrera leveransadressen på kunden när den kan komma att användas igen vid ett senare tillfälle.

 

Inneliggande order

Det går att ta fram en befintlig order genom att ange ordernummer i fältet Nummer eller öppna sökregistret, <Alt>+<Pil ner> och välja önskad order.

Utskrifter

Order, följesedel, plocksedel, fraktsedel och fakturor skrivs ut med direktutskrift eller i Utskrifter Administration. I Utskrifter Administration görs design av utskrifter och där anges även vilken skrivare som utskrifterna ska skrivas till.

Om direktutskrifter är vanligt förekommande vid registrering av order kan de enskilda blanketterna alltid föreslås när ordern sparas på grundval av inställningar gjorda i Inställningar Order - Förslag.

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm, ändra status för tidigare utskriven blankett eller backa delleverans, klicka på symbolen för direktutskrift.

 

Summaraden

Summaraden längst ner i fönstrets sidfot visar summeringar på den aktuella ordern. Normalt visas belopp i summaraden, såsom Vikt, Netto och Summa i Order / faktura baserat på levererat antal vid delleverans. Det är också dessa uppgifter som visas t.ex. på fraktsedel. I vissa lägen är man mer intresserad av ordern baserat på beställt antal, t.ex. när levererat antal är nollställt, eller när man som säljare vill se ordern baserat på vad som är beställt i sin helhet.

När en order är föremål för delleverans, kommer flikarna för Beställt och Levererat att visas i summaraden. I normalläget är fliken Levererat aktiverad, vilket betyder att summaraden är baserad på levererat antal enligt standard.

Genom att välja fliken Beställt, kommer istället summorna att visas med avseende på beställt antal oavsett vad som ska levereras. Ändring av fliken hanteras som en inställning per användare, vilket innebär att Beställt kommer att gälla, fram tills man ändrar tillbaka.

 

Följande finns tillgängligt i summaraden:

Vikt och volym

Netto

Förändra orderns netto genom att sätta rabatt på hela ordern.

Avgift

Hantering av speciella avgifter vid försäljning.

Faktureringsavgift

Hantering och villkor för faktureringsavgift.