Order / faktura (Offert) - Kopiera

Winbas hjälp

Översikt Order / faktura
Offertregistrering
Kassa

Kopiering ger möjlighet att skapa en ny order eller offert från utifrån något av följande alternativ:

Befintlig order - Inneliggande order inom vald ordertyp, eller annan valfri ordertyp.

Tidigare kopierad order - Kopierad om inställningen Kopiera order vid fakturering är gjord i Inställningar Order. Order av typen Projekt eller Kontant kopieras inte.

Offert - Offertorder, d.v.s. en order skapas utifrån inneliggande offert till valfri ordertyp.

Faktura - Tidigare fakturerad order inom fakturatyp 1 till 8, d.v.s. alla fakturor utom räntefaktuor.

• Klicka på ett alternativ för hjälp om avsnittet

Välj Order, Offert eller Faktura

Ange först vilken typ av kopiering som ska utföras genom att välja den aktuella fliken. Klicka på fliken eller tryck motsvarande funktionstangent. Därefter väljs den posten som ska kopieras i listan.

Hantering

Snabbsökningar i listorna

Genom att ange t.ex. ett fakturanummer direkt från tangentbordet aktiveras posten med detta nummer för kopiering. Det är även möjligt att söka på exempelvis ett namn på motsvarande sätt genom att först sortera på t.ex. söknamn. Inmatningsfältet för sökning visar då sökningen när den skrivs in mot söklistan.

• Att använda tangenter i söklistor

Anpassa kolumner tillfälligt

I de fall kopieringsdialogen öppnas och någon kolumn kanske saknas enligt bakomliggande söklistors inställningar, kan kolumnen väljas in tillfälligt för att t.ex. användas på sökning av annat begrepp i exempelvis fliken faktura. Man kan då även skriva ut t.ex. tidigare kopierade order genom samma meny vid högerklick.

Dialogens fönsterstorlek I och med att flera kolumner väljs in och många rader granskas kan dialogen även förändras i storlek, för att lättare kunna se stora datamängder utan att bläddra i sidled.

Som ett komplement till detta har dialogen även stöd för automatisk storleksförändring även av själva kolumnerna i listan när man väljer ett maximera eller öka fönstrets storlek. För att koppla bort automatisk storleksförändring högerklicka på skärmlistan och välj bort alternativet i menyn.

Kopiering med eller utan kund

Det finns två lägen för kopiering - med eller utan kund. Meddelanderaden indikerar vilken typ av kopiering som kommer att ske, beroende på om kund har valts före kopiering eller inte.

"Kopiering kommer att ske till angiven kund - (Kundnr)."
"Kopiering kommer att ske till befintlig kund på vald offert eller order."

Om Kopiera väljs med blank orderskärm, utan kund - kopieras hela ordern med befintlig kund och orderhuvud. Om Kopiera väljs efter att man har valt en kund - skapas ett nytt orderhuvud, baserat på den nya kundens uppgifter. I princip utförs kopiering endast på radnivå i detta fall, då orderhuvudet skapas på nytt med de nya uppgifterna från kunden.

Utan kund	Med kund
Om kopiering väljs utan att en kund först har valts, kommer den kund som finns på den ursprungliga ordern även att användas även på den nya ordern.	En kund har valts innan kopiering och denna kunds uppgifter registreras då på orderhuvudet, oavsett vilken kund som den tidigare ordern var registrerad på.

• Se även inställningen Tillåt byte av kund på befintlig order.

F2 - Befintlig order

Fliken Befintlig order visar inneliggande order. Vid kopiering från order visas befintliga order på aktiv ordertyp, d.v.s. den ordertyp som var vald vid tillfället när kopiera valdes. Vid kopiering till offert visas alla befintliga order på alla ordertyper.

Genom att först välja en kund och en ordertyp i Order / faktura, och sedan i dialogen välja bort alternativet Visa enbart ordertyp, kommer order i alla ordertyper att kunna kopieras in på ordern.

F3 - Kopierad order

Kopierad order visar tidigare kopierade order, som är kopierade förutsatt att inställningen Kopiera order vid fakturering är gjord i Inställningar Order. Alla kopierade order visas alltid oavsett ordertyp.

• Inställningar Order - Kopiera order vid fakturering

F4 - Offert

I Offert visas alla inneliggande offerter, genom att kopiera en offert till order skapas en s.k. offertorder.

Vid offertorder gäller följande:

• Lagerplats registreras inte på offert, men ska finnas på order, Standard lagerplats kommer att sättas på ingående ordertransaktioner och struktur.

• Struktur kommer att kopieras till orderns från offerten. Om Statistik på detaljnivå används på produkt i offertrad, kommer fördelning att ske i samband med offertorder.

F5 - Faktura

Fliken Faktura visar alla registrerade fakturor med fakturatyp 1 t.o.m. 8, d.v.s. alla fakturor utom räntefakturor. Detta möjliggör kopiering av alla fakturerade order som finns i Winbas och kan historiskt sträcka sig bak till tidpunkten för installationen av Winbas beroende på om Ta bort Statistik har utförts.

Skapa kredit

Alternativet Skapa kredit som återfinns på fliken Faktura, medger teckenvändning av fakturans ingående antal som på detta sätt skapar en omvänd kopia av den befintliga fakturan. Ordern kommer att skapas på den ordertyp som valdes innan kopieringsfunktionen aktiverades med F4 - Kopiera.

• Skapa kredit av en faktura

Kolumner i skärmlistor

Kolumnerna i dessa tre skärmlistor bestäms av designen sparad i respektive söklista för Offert och Order. Genom att klicka på en rubrik kan listan sorteras på detta begrepp, t.ex. för lättare hitta en offert till namnet på en specifik kund.

Tips. Skärmlistorna är sorterade på Nummer som standard. Om en skärmlista är aktiverad och ett ordernummer anges från tangentbordet, kommer denna order att markeras i listan. Använd detta sätt för att skriva in ett känt ordernummer direkt från tangentbordet.

Knapplistan visar transaktionerna

Funktionaliteten för presentation av transaktioner med "knapplista" till vänster är samma som i respektive söklista. Genom att trycka på knappen vid ordern, visas transaktionerna för denna.

Borttagna produkter

När kopiering sker kan situationen uppstå att en produkt på en ingående rad är borttagen från produktregistret. Om så är fallet visas varningen om borttagna produkter, som då även erbjuder möjlighet att använda ersättningsprodukt.

• Varningen om eventuellt borttagna produkter

Avgifter

Avgifter vid kopiering till samma kund kommer att kvarstå på den nya ordern. Om en annan kund däremot har valts, kommer reglerna för denna kund istället att gälla

• Avgifter vid kopiering eller kreditering

Kopiering mellan offert, order och faktura

Alternativen kan kopieras korsvis vilket betyder att utöver kopiering av order till order, går även att kopiera befintlig, tidigare kopierad order eller faktura till offert.

Innehåll vid kopiering till Offert och Order

Beroende på om kopiering görs från offert eller order, visas olika innehåll under fliken F2 - Befintlig order. Vid kopiering från offert visas alla order och vid kopiering från Order / Faktura, visas enbart order från den ordertyp som valdes innan funktionen Kopiera aktiverades.

Ordertyp vid kopiering till ny order från Order / faktura

Flik	Ordertyp på den nya ordern
Befintlig order	Den ordertyp som valdes innan funktionen Kopiera aktiverades, kommer att bli ordertypen på kopian.
Kopierad order	Den kopierade orderns ordertyp kommer även att bli den nya orderns ordertyp.
Offert	Offertorder får den ordertyp som valdes innan funktionen Kopiera aktiverades.
Faktura	Den ordertyp som valdes innan funktionen Kopiera aktiverades, kommer att bli ordertypen på kopian.

Kopiering vid manuell nummerserie

Vid utförande av offertorder eller kopiering till manuell ordernummerserie, alltså ej löpande nummer föreslaget av systemet, visas dialogen för angivelse av ordernumret i samband med kopieringen. Ange då det ordernummer som den nya ordern ska registreras med.

Ta bort offerter

Offert ligger kvar även efter att order skapats. Offert kan tas bort i rutin Offertregistrering eller flera offerter kan tas bort samtidigt i rutin Ta bort Statistik i Arkiv.

För att kopieringsfunktionen ska vara aktiverad och offertorder ska kunna skapas, krävs att nummerräknare för ordernummer är angiven på ordertyp 1 (eller annan ordertyp som offertordern ska skapas på).