Inställningar Order - Huvudinställningar

Översikt Inställningar Order

Konton och momssatser

De konton och momssatser som anges används vid fakturering. Det är viktigt att kontonumren finns upplagda i kontoplanen i Winbas. Finns inte kontonummer i kontoplanen kommer Winbas att kontera observationskontot som är upplagt i Inställningar Allmänt.

Utgående moms och öresutjämning

I tabellen anges konton och momssatser för utgående moms 1-3, samt konto för öresutjämning. Konton kan variera beroende på kontoplan och nedanstående konton är exempel.

 

Konto

Moms %

Utgående moms 1

2410

25

Utgående moms 2

2420

12

Utgående moms 3

2430

6

Öresutjämning

3999

  

Exempel

Faktura skickas till kund som är momspliktig (kunden har momskod Inrikes moms). På fakturan finns produkter registrerade för 100 kr som har momskod 1. Winbas räknar ut momsbeloppet enligt angiven procentsats för utgående moms 1, 25% och konterar kontonummer 2410.

Konto

Debet

Kredit

1510

125

  

3010

  

100

2410

  

25

Faktureringsavgift, frakt och avgift

Faktureringsavgift, fraktkostnad och avgift konteras på de olika konton som anges här beroende på om kunden är svensk, finns i ett EU-land eller annat land (det är kundens landskod som är avgörande).

 

Fakt.avg.

Frakt

Avgift

Försäljning inrikes

3990

3050

3051

Utförsel inom EU

3520

3550

3551

Export ej EU

3120

3150

3151

Moms på Avgift avgör om avgiften är momspliktig och beläggs i så fall med moms 1, eller vid export Momskod export angiven för det aktuella landet i Landskoder.

Faktureringsavgift, frakt och avgift i statistik

Om avgifter ska specificeras i statistik kopplas respektive avgift till en produkt för vidare uppföljning. Se följande avsnitt för att aktivera Faktureringsavgift, Frakt och Avgift i statistik.

Varningar

Vid registrering av Order / faktura samt även offert och serviceorder kan ett antal varningar aktiveras.

Varning om förfallna fakturor mer än antal dagar. Ange t.ex. 10 dagar efter för att visa en varning tio dagar efter förfallodatum.

Spärra vid varning anger att registrering inte kan fortsätta och order inte kan sparas på kunden när kunden har förfallna fakturor. Kunden kommer alltså att hanteras på samma sätt som om den vore Spärrad. Spärren kan då upphävas enbart av administratör i systemet. Försäljning till den aktuella kunden kan då alltså enbart göras av administratör som godkänner dialogen.

Varning om överskriden kreditgräns. Vid denna varning tar systemet hänsyn till kundfordran samt eventuellt även inneliggande order på den aktuella kunden, samt kreditgräns som anges i kundregistret.

Spärra vid varning anger att registrering inte kan fortsätta och order inte kan sparas på kunden när kreditgränsen har överskridits. Kunden kommer alltså att hanteras på samma sätt som om den vore Spärrad. Spärren kan då upphävas enbart av administratör i systemet. Försäljning till den aktuella kunden kan då alltså enbart göras av administratör som godkänner dialogen.

Inkludera inneliggande order avgör om beräkningen av kreditbeloppet vid överskriden kreditgräns ska ske både på kundfordran och ordersumman för kunden. Genom att avmarkera inställningen (som är standard), ges möjlighet att koppla bort ordersumman från beräkningen som ligger till grund för varningen.

Utseendet på dessa varningar samt signaltexter från t.ex. kund kan visas som dialogrutor eller i statusraden och anpassas med t.ex. färg eller ljud, antingen för hela företaget eller per användare.

Varning om TG lägre än angiven %. Varningen visas om täckningsgraden för en produkt blir lägre än angiven procentsats.

Varning om disponibelt antal lägre än noll för produkt som registreras på orderrad där disponibelt antal beräknas på lagersaldo och orderantal. Varningen visas enbart om produkten är en lagerartikel.

Dessa varningssignaler är endast information och utgör ingen spärr för orderregistrering. Om en kund är spärrad kan dock ingen order registreras på kunden. Kund spärras i rutin Kunder.

Samfakturering

Välj hur rutinen Samfakturering ska fungera genom att ange något av alternativen Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund eller Skapa vanliga fakturor, en faktura per order.

Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund innebär att inneliggande order till samma kund slås samman och skapar en faktura av flera order till samma kund. Varje faktura består därefter alltså av en eller flera order till den aktuella kunden. Detta är den vanliga typen av samfakturering.

För information om design av speciella underrubriker på samlingsfaktura vid En faktura per kund se avsnittet Design av blanketter - Samlingsfaktura.

Om t.ex. Frakt och Avgift ska redovisas för samlingsfakturor med flera order till varje kund, kan detta göras genom att definera en extra rad på varje order som innehåller den aktuella avgiften. Se avsnittet Specifikation av avgifter för vidare information.

Uppdelad per leveransadress slår samman alla order till en kund med samma leveransadress. Detta innebär att om flera order finns på en kund, men med olika leveransadress, kommer en faktura att skapas per leveransadress.

Specificera rader på faktura är standard och innebär att alla rader skrivs ut på samlingsfakturor. Om detta alternativ kopplas bort, skrivs enbart underrubriker för varje ingående order ut på blanketten vid utskriftstillfället. När alternativet inte är valt, skrivs alltså ej de vanliga fakturaraderna utan endast rubrikraderna som hör till samlingsfakturan, samt summan av raderna vilken designas med ordinarie summafält i blankettdesign.

Om summa önskas efter varje rad vid specificerad faktura, används inställningen Delsumma efter varje order på specificerad samlingsfaktura i avsnittet blanketter.

Skapa vanliga fakturor, en faktura per order gör det möjligt att fakturera flera inneliggande order samtidigt. Observera att systemet automatiskt alltid markerar order som samfaktura om sista alternativet väljs, oavsett om samfakturering är valt på kunden i kundregistret eller inte.

Som ett komplement till En faktura per order kan istället rutinen Fakturering (s.k. batchfakturering) användas. Om Fakturering används, ska inte En faktura per order väljas i samfakturering.

Allmänt

Nästa offertnummer

En nummerserie ska finnas upplagd så att varje ny offert som registreras får ett nummer i samband med Offertregistrering.

Faktureringsavgift

Winbas kan sköta registrering av faktureringsavgift automatiskt. Markera alternativet Faktureringsavgift med xx kr och fyll i avgiftsbeloppet. Om endast fakturor som understiger ett visst belopp ska ha faktureringsavgift fyll då i På belopp lägre än xx kr.

Faktureringsavgiften konteras på det konto för faktureringsavgifter som finns angivet på Inställningar Order eller på observationskontot.

Lagerbokföring

Lagerbokföring kan gå till på två sätt. Dels kan leverantörsfaktura kostnadsföras och med hjälp av lagervärderingslista justeras sedan lagerkonto mot varukostnadskonto. Det andra sättet är att bokföra leverantörsfaktura mot lagerkonto och vid fakturering låta Winbas kreditera lager och debitera varukostnad. Markera Lagerbokföring om det senare alternativet önskas. Lagerkonto och varukostnadskonto anges för varje produktgrupp och dessa finns i Produktgrupper. Används inte produktgrupper hämtas lagerkonto och varukostnadskonto från Inställningar Produkter.

Se avsnittet lagerbokföring för att få en komplett bild om hur detta hanteras.

Lageravräkning direkt

Med alternativet Lageravräkning direkt markerat justeras lagersaldo direkt när följesedel skrivs ut. Lagersaldo justeras annars när order faktureras.

Observera att alternativet Lageravräkning direkt kan få oönskade effekter och det är enbart ett fåtal företag som har användning för det så var försiktig och tänk efter före detta alternativ aktiveras.

Kopiera order vid fakturering

Aktiveras denna funktion kommer ordern att kopieras till ett sidoregister och sparas för vidare bruk i samband med fakturering. Ordern kan sedan kopieras från detta sidoregister och ligga som underlag vid skapandet av en ny order eller offert.

Order som faktureras med betalningsvillkoret kontant kopieras inte p.g.a. att dessa sällan är förmål för kopiering tillbaka, samt att detta ofta handlar om stora volymer av data. En kontantorder kan istället kopieras direkt från fakturaregistret efter det att den har fakturerats. Ej heller kopieras order av typen projekt.

Detta alternativ bör inte användas av företag som har över 50 nya order per dag eftersom databasen då växer snabbt. Alternativet är till för företag som ofta skapar repeat-order eller som arbetar med mycket stora och detaljerade ordrar.

Eftersom alla fakturerade order även kan kopieras från fakturaregistret, finns ändå alla de fakturerade ordrarna tillgängliga för kopiering direkt från fakturaregistret.

Tala med utbildaren om funktionen är aktuell för er verksamhet.

Delleverans / Disponibelt saldo baseras på blankett

Normalt används Följesedel utskriven för att indikera en delleverans av en order och räkna ner disponibelt saldo på en produkt.


Genom att använda inställningen Delleverans / Disponibelt saldo baseras på Följesedel, Plocksedel eller Fraktsedel kan man istället välja en annan blankett, eller flera blanketter som ligger till grund för delleverans och framräkning av disponibelt saldo.

Leveranstid registreras med

Detta alternativ hjälper dig att inte bara styra formatet på registrerad leveranstid utan fyller i även i den del av leveranstiden som man själv inte behöver ange. T.ex. behöver man inte skriva 2000 för året, utan bara den del som skiljer systemdatum från leveranstiden.

Leveranstid inom intervallet

Om man anger en specifik period som Leveranstid inom intervallet undviks registrering av leveranstid på fel år i rutinerna Offertregistrering och Order / faktura. Om eleveranstid ligger utanför det angivna intervallet ges ett meddelande om detta.

Är leveranstid angiven From 0 Tom 999999 kan man registrera vad som helst som leveranstid eller ingen leveranstid alls. Vill man endast kunna registrera leveranstid i ååååvv anges här t.ex. From 199901 Tom 199952.

För att order ska räknas med i rutinen Likviditetsanalys måste leveranstid anges i datumformat som heltal med år, månad och dag (ååååmmdd), t.ex. 19991231., eller annat format för leveranstid som hanterar konversation med datum.