Offertregistrering

Winbas hjälp

Här registreras offerter vilka man sedan kan utgå från vid orderregistrering. Offerter skrivs ut direkt eller i Utskrifter Administration.

Kund

Ta fram kunden genom att ange ett nummer eller söknamn eller använd söklistan. Om en s.k. offertkund används kan kompletterande uppgifter anges via knappen Offertkund.

 

Nummer

Systemet kommer att använda nästa offertnummer angivet i Inställningar Administration vid registrering av ny offert. Använd söklistan eller ange offertnummer för att ta fram en befintlig offert.

Offertdatum

Systemet föreslår dagens datum som offertdatum och detta datum kan sedan vid behov förändras i samband med registrering.

Leveranstid

Leveranstid kan anges på offerten och kan då även föreslås automatiskt eller anges i efterhand beroende på inställningar. Det är t.ex. möjligt att koppla bort automatiseringen kring leveranstid vid offertregistrering och istället enbart behålla den för kundorder.

Vår referens

I Inställningar Order kan man välja att Vår referens föreslås både vid ny offert och ny kundorder, antingen som inloggad användare, kundens registrerade säljare eller inte alls. Man kan även skriva en valfri referens eller själv välja något av namnen som finns i sökregistret. Namnen i sökregistret registreras i avsnittet Användare och rättigheter.

Er referens

Er referens avser normalt den huvudreferens som finns registrerad i kundregistret och föreslås automatiskt om detta val är gjort i Inställningar Order. Om inte referens ska föreslås eller annan befintlig referens på kunden ska väljas kan knappen pil-ner användas för att få fram registrerade referenser på kunden.

När kundens referensperson anges finns också möjlighet att direkt spara en ny referens på kunden, eller ändra uppgifter på befintlig referens via knappen från offertregistrering. Uppgifter som läggs till eller förändras kan då t.ex. handla om referensens telefon, mobil eller e-postadress.

 

Godsmärke och Er order

I fälten Godsmärke och Er order kan valfri information registreras som senare också kopieras till försäljningsordern vid offertorder, uppgifterna kan sedan skrivas ut på respektive blankett.

Leveransadress

Om leveransen ska till annan adress än kundens fakturaadress registreras dessa uppgifter i avsnittet Leveransadress. På respektive kund i kundregistret kan det finnas flera leveransadresser upplagda som man kan välja på vid registrering av ordern, klicka på <Pil ner> och sökregistret med befintliga leveransadresser öppnas. På kunden kan det också finnas angivet vilken leveransadress som är Fast leveransadress, den adressen föreslås då automatiskt b.la. i Offertregistrering.

Vid registrering av en kundorder med en eventuell ny eller förändrad leveransadress, kan denna sparas direkt på kunden och lägger sig då i listan över kundens befintliga leveransadresser. Använd alternativet för att slippa gå omvägen via kundkortets leveransadresser i de fall man avser att registrera leveransadressen på kunden när den kan komma att användas igen vid ett senare tillfälle.

 

Transportsätt, leveransvillkor m.m. som är registrerade på kunden föreslås automatiskt och kan sedan ändras för respektive offert i det enskilda fallet.

Prisoffert

Inpris som kostnad innebär att kostnaden alltid baserad på inpris oavsett om produktens lagervärde är angivet till Vägt inpris. Alternativet återfinns under fliken F3 - Övrigt och används för att skapa en s.k. Prisoffert där kostnaden baseras på inpris. För ytterligare information om begreppet prisoffert se avsnittet:

Utskrift av offert

Offerter kan skrivas ut genom direktutskrift eller i Utskrifter Administration. I Utskrifter Administration görs design av offerten och där anges även vilken skrivare som blanketten ska skrivas till.

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm eller ändra status för tidigare utskriven blankett, klicka på symbolen för direktutskrift.

 

Transaktioner

Med knappen F6 - Transaktioner öppnas registreringen av offertens transaktionsrader där produkter, kommentarer och antal m.m. anges.

Ange produkt, offererat antal, ápris och ev. rabatt i %. Den text som visas som kommentar hämtas från produktregistret. Man kan välja om kommentaren ska skrivas ut på offerten och man kan också skriva annan text.

Spara

 

När alla uppgifter är registrerade på en offertrad väljs knappen F7 - Spara för att spara raden och eventuellt påbörja registrering av en ny rad. Radnummer kommer då att räknas upp automatiskt och föreslå registrering av ny rad.

Avbryt

 

För att avbryta pågående registrering väljs istället knappen F8 - Avbryt. När raden avbryts kommer inga eventuella förändringar heller att sparas till offerten.

Ta bort

 

Välj knappen F9 - Ta bort för att ta bort en aktiverad rad, eller eventuellt flera markerade rader.

För att ta bort flera rader, markera först flera transaktioner i skärmlistan med hjälp av Ctrl eller Shift tangenterna och välj därefter F9 - Ta bort. Den efterföljande dialogen kommer då att fråga om markerade rader ska tas bort från ordern.

Stäng

 

För att återgå till kunduppgifterna och fliken F2 - Huvud när alla rader är registrerade väljs knappen F12 - Stäng.

Kopiera tidigare offert, order eller faktura

Genom att välja knappen kopiera kan en ny offert skapas utifrån befintlig offert, order eller faktura.

Skapa specialprislista av offert

Genom att använda knappen F5 - Prislista i Offertregistrering när en befintlig offert är uppe, kan en ny specialprislista skapas av transaktionerna i offerten. Det är även möjligt att lägga till eller uppdatera transaktioner till en redan befintlig specialprislista.

Ta bort offerter

När man har använt en offert för att skapa order via kopiering i Order / faktura tas inte offerten bort utan finns kvar för vidare användning. Man kan ta bort offerter en åt gången i samband med Offertregistrering. Om man önskar ta bort flera offerter med tillhörande transaktioner samtidigt görs detta enklast med funktionen Ta bort Statistik.

Ska leveranstid även ändras på ingående transaktioner?

Vid ändring av leveranstid på <F2 Huvud> på befintliga offerter ställs fråga om ändringen även ska göras på de ingående transaktionerna när man tar <F6 Transaktioner> och <F7 Spara>.

Netto

Förändra netto genom att sätta rabatt på hela offerten.