Inställningar Blanketter - Blankettarkivet

Inställningar Blanketter

Hittas under	Arkiv - Inställningar Administration - Blanketter - Inställningar
Rättigheter	Supervisor eller WB-rättigheter

Blankettarkivet lagrar tidigare utskrivna blanketter. T.ex. vid utskrift av ordererkännande kan blanketten arkiveras, för att därefter skrivas ut igen efter ordern lämnat systemet. Ange vilka typer av blanketter som ska lagras och vilka mappar som ska användas på filservern vid automatisk lagring av blanketter.

Standard sökväg för alla blanketter

Ange vilken mapp som ska användas vid lagring av blanketter. Om alla typer av blanketter såsom beställningar och order ska lagras i samma mapp, räcker det ange standardmappen. Om inget annat anges kommer mappen Blanketter under Winbas servermapp att användas.

Om flera olika företag används i samma installation och flera företag använder blankettarkivet, ska en standardmapp för varje företag specificeras.

Typer av blanketter och eventuella specificerade mappar

Välj typ av blankett. När Blankettarkivet aktiveras kommer alla typer av blanketter att lagras enligt standardinställningen. Beroende på verksamhetens karaktär och andra hänsynstaganden kan en eller flera av blankettyperna kopplas bort för lagring. T.ex. kanske man kopplar bort Kontantnotor i en utpräglad kassamiljö då kvitton även lagras i själva databasen. I en annan situation kräver man istället att alla blanketter, även fakturor och kvitton lagras av spårbarhetsskäl.

Specificerade mappar. Om man önskar separerad mapp för en eller flera typer av blanketter kan en unik mapp anges för den enskilda blanketten. Om ingen specificerad mapp har angivits kommer istället blanketten att lagras i standardmappen angiven ovan.

Rättigheter i filsystemet och Winbas. Notera åtkomsten till att mappar i blankettarkivet vad gäller läs och skrivrättigheter bestäms av administratören för servern. Om administratören avser att vissa användare ska kunna hantera en typ av blanketter, men inte en annan, avgörs detta med de olika mapparnas rättigheter. Observera att den grupp av användare som har rätt att skriva ut en viss typ av blankett i Winbas, också måste ha skrivrättigheter i mappen för att kunna arkivera blanketten.

Mappar skapas automatiskt av Winbas. Efter att man har lagt upp sökvägarna i inställningarna och i de fall dessa inte finns i filsystemet, kommer de angivna mapparna att skapas automatiskt vid tillfället en blankett arkiveras i den avsedda mappen (och inte när man sparar inställningen). Mappar skapas automatiskt med upp till två underliggande nivåer - om man t.ex. har p:\winbas som grundläggande servermapp skapar den således även p:\winbas\blanketter\fakturor.

Versionshantering

Inställningen för versionshantering berör i praktiken främst orderbaserade blanketter, eftersom det oftast är dessa som förekommer i flera versioner. I en miljö med t.ex. delleveranser och restorder kan t.ex. en Följsedel skrivas ut i flera versioner. I detta läge kanske man önskar att alla förändrade versioner sparas i blankettarkivet.

Spara enbart första versionen av blanketten kommer att arkivera blanketten vid första utskriftstillfället och därefter inte utföra någon vidare arkivering av blanketten.

Spara enbart sista versionen av blanketten utför alltid en ny arkivering och kommer att skriva över den tidigare versionen av blanketten.

Spara alla förändrade versioner av blanketten skapar en ny version av blanketten efter utskrift av en förändrad blankett. En utskrift kan alltså ske igen på en icke förändrad order, utan att en ny version skapas. En ny version skapas enbart efter förändring av själva ordern, eller vid förändring av blankettens design.

Notera att blanketter alltid arkiveras i PDF-format (Portable Document Format) varför Acrobat Reader krävs för att läsa blanketterna efter lagring.

PDF och storlek på filen vid lagring

Winbas lagrar alltid bilder och teckensnitt (typsnitt) inbäddat i dokumentet även vid arkivering, även om de fysiska bilderna finns på servern, detta för att den lagrade blanketten alltid ska vara exakt samma som vid utskriftstillfället. Vidare krävs detta även när blanketten ska skickas igen vid senare tillfälle.

Tänk på att stora bilder och teckensnitt som inte är standard också tar plats i dokumentet både när det skickas och arkiveras. Teckensnitt som är standard för PDF-formatet är t.ex. Times, Times new Roman, Courier, Courier New, Helvetica och Arial. Andra teckensnitt som t.ex. Tahoma och Verdana är standard i Windows med inte i PDF-formatet varför dessa teckensnitt kommer att lagras i dokumentet

True Type / Open Type

Notera att teckensnitt som ej är standard för PDF-formatet ska vara av typen True Type (TrueType Font file, .TTF) för att inkluderas i dokumentet. Om andras typer av teckensnitt som ej är True Type inkluderas (såsom vissa speciella skrivarteckensnitt), kommer dessa att visas som Arial i dokumentet.