Inställningar Order - Förslag

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Order

Under fliken <Förslag> finns många användbara inställningar som gör att registreringen i Offertregistrering, Order / faktura och Serviceorder går snabbare. Alternativen föreslår ett värde som därefter kan förändras vid registreringstillfället.

Resultatenhet hämtas från

I bokföringen ser man resultat för intäkt och kostnadskonton men det finns även möjlighet att följa resultatenheter (kostnadsställe). En resultatenhet kan t.ex. vara en avdelning inom ett företag. I Winbas finns möjlighet att registrera resultatenhet på Användare, Kunder och/eller Produktgrupp. Här markeras var resultatenhet ska hämtas från eller inte alls. Resultatenhet måste finnas upplagd i bokföringen.

Användaren. Resultatenheten föreslås på orderhuvudet från den inloggade användaren.

Kunden. Resultatenheten föreslås på orderhuvudet från den angivna kunden.

Resultatenheten kan därefter förändras på orderhuvudet och resultatenheten kommer sedan att föreslås på transaktionerna som registreras. Om resultatenheten förändras på orderhuvudet i efterhand ges en fråga om även befintliga transaktioner ska förändras.

Produktgruppen innebär att resultatenheten på transaktionerna inte föreslås från huvudet utan istället föreslås från produktens produktgrupp vid varje ny orderrad.

Inte alls. Alternativet innebär att ingen resultatenhet kommer att föreslås från början.

Projekt hämtas från

I Winbas finns också en projektredovisning som är ytterligare ett sätt att följa intäkter och kostnader. Projekt kan kopplas till kund eller produktgrupp. Välj varifrån projekt ska hämtas eller inte alls. Vid registrering av order / faktura kan resultatenhet och projekt ändras för varje faktura vid behov.

Kunden. Projektet föreslås på orderhuvudet från den angivna kunden och kan därefter förändras på orderhuvudet och kommer sedan att föreslås på transaktionerna som registreras.

Produktgruppen innebär att projektet på transaktionerna inte föreslås från orderhuvudet utan istället föreslås från produktens produktgrupp.

Inte alls. Alternativet innebär att inget projekt kommer att föreslås.

Kommentar skrivs ut på

 

  

Markeras att kommentar skrivs ut på de olika blanketterna är detta val förmarkerat på varje offertrad och orderrad. Kommentar kan finnas registrerad på produkt i Produkter eller så kan en kompletterande kommentarstext registreras på varje transaktionsrad. För att kommentar ska kunna skrivas ut på blankett måste fältet kommentar finnas med på designen av respektive blankett.

Administratören kan även bestämma vilka blanketter som ska vara möjliga att påverka i förhållande till grundinställningen för kommentaren via alternativen under Kan förändras i Order / faktura.

Vår referens föreslås

 

  

Winbas kan hämta referensnamn från inloggad användare eller från den säljare som är registrerad på kunden, eller inte föreslå något referensnamn alls. Standardalternativet är att referensen föreslås från den inloggade användaren, möjlighet finns även att ställa in så att användaren alltid anger referens vid en ny order.

Inte alls innebär att ingen referens kommer att föreslås som vår referens. Vår referens får istället anges vid varje registreringstillfälle.

Från användare innebär att den inloggade användarens namn föreslås till vår referens.

Från säljare medför att den angivna kundens registrerade säljare föreslås som vår referens. Om säljaren på ordern därefter förändras till annan än den på kunden, kommer även vår referens att förändras till denna säljares namn.

Anges från dialog används i de fall användarna inte loggar ut från Winbas, och istället använder samma inloggade användare. Användaren får då istället ange sin signatur eller namn i samband med att ordern skapas efter att kunden har valts.

Säljare föreslås

 

  

Säljare föreslås är enbart tillgänglig i de fall som Vår referens föreslås är angiven till Användare, och innebär då att säljaren på ordern sätts till vår referens.

Från kund är standardalternativet och innebär att den säljare som är registrerad på kunden alltid föreslås på order till kunden.

Från vår referens innebär säljaren först föreslås till den inloggade användaren, som också är vår referens. Om vår referens därefter förändras till en annan användare, kommer istället dennes signatur att föreslås som säljare.

Er referens föreslås

I Kunder registreras kundernas olika referenser. Den referens som är huvudreferens kan sedan användas som Er referens. Det går i efterhand att ändra referensnamnet till en annan referens, kanske tidigare registrerad i Referenser på kund.

Inte alls innebär att ingen referens kommer att föreslås som er referens. Er referens får istället anges vid registreringstillfället.

Från kund kommer att föreslå kundens huvudreferens som er referens.

Beställning

Alternativen innebär att ett beställningsunderlag kan skapas utifrån en orderrad eller för en hel order och av beställningsunderlaget skapas sedan beställning till leverantör. Väljer man alternativet Kan skapas och ändras öppnas rutinen Beställningsunderlag direkt när knappen <F5 - Beställning> väljs från Order / faktura eller transaktioner.

Kan inte skapas

Beställningsunderlag kan inte skapas vid försäljning i t.ex. Order / faktura eller Kassa.

Kan skapas

Beställningsunderlag kan skapas, men öppnas inte för vidare bearbetning. I detta läge kanske man istället bearbetar hela underlaget exempelvis vid dagens slut.

Kan skapas och ändras

Beställningsunderlag skapas och dialogen öppnas för vidare bearbetning.

Beställning skapas direkt

Beställningarna skapas direkt när knappen beställning trycks i t.ex. Order / faktura utan att själva beställningsunderlaget först öppnas. Detta förutsätter att man har bestämda leverantörer som alltid används och att dessa finns registrerade på produkten.

Ytterligare information om att skapa beställning från Order / faktura:

Summera rader per produkt

Standardinställningen för detta alternativ är Ja, vilket innebär att rader med samma produkt slås ihop på beställningsunderlaget. Om alternativet används kommer belopp, antal, vikt m.m. att adderas på raden om flera orderrader innehåller samma produkt eller om ingående strukturer innehåller samma produkt.

Använd produktens valuta

Inställningen kan användas när produkterna inte är aktiverade med inställningen Kostnad från produkt, vilket innebär att produktens kostnad (manuellt angiven eller föreslagen från t.ex. inpris) föreslås som pris vid skapande av beställningsunderlaget vid försäljning, och att valutan då annars sätts till systemvalutan (SEK).

Inställningen innebär att omräkning av ákostnad (inpris) sker till utländsk valuta sker när produkten (och leverantören) har utländsk valuta och beställningsunderlag skapas från t.ex. Order / faktura eller Kassa.

Behåll registrerad benämning och kommentar

Om inställningen inte används kommer produktens benämning registrerad i produktregistret att användas som benämning och beställningstexten används som kommentar i beställningsunderlaget. Om beställning sker till utländsk leverantör med annan språkkod kommer istället den utländska benämningen, kommentaren och enheten att användas om produkten har en sådan registrerad.

Om inställningen Behåll registrerad benämning och kommentar används, kommer den benämning som är angiven på orderraden även att användas på raden i beställningsunderlaget. Även kommentaren som finns på orderraden skrivs som kommentar.

Kommentaren på orderraden är från början föreslagen från produktens försäljningstext, varför inställningen bäst lämpas för de som använder samma text, eller alltid ändrar benämning eller kommentar i samband med registrering av order. Vid denna inställning aktiveras inte förfarandet med utländska benämningar, varför inställningen även lämpar sig bäst vid handel där samma språk förkommer hos leverantören.

Föreslå

Här finns flera alternativ som kan föreslås vid registrering av en ny order.

Faktureras medför att alternativet Faktureras föreslås vid ny order. Alternativet Faktureras innebär att order med denna markering är klar för fakturering. Fakturering utförs när man väljer knappen <F7 Spara> i rutin Order eller när rutin Samfakturering utförs.

Utskrift av innebär att de blanketter som markeras föreslås för direktutskrift. Det är möjligt att föreslå utskrift av blanketterna faktura, order, följesedel, fraktsedel och plocksedel. Dessa förslag kan sedan avmarkeras i det enskilda fallet. Direktutskrift av blanketter utförs när knappen <F7 Spara> i väljs i rutin Order / faktura.

Frisläpp. Alternativet Frisläpp finns på varje orderrad. Normalt är Frisläpp markerat och då behandlas orderrad som vanligt genom att Frisläpp föreslås på varje rad. Är Frisläpp inte markerad är orderrad ej heller frisläppt för fakturering och kommer att ligga kvar som restorder.
Orderraden skrivs ej ut på följesedel, fraktsedel och plocksedel dock skrivs ej frisläppt rad ut på order. Dessutom är orderraden ej medräknad i orderns totala nettobelopp.

Förslaget av Frisläpp ska inte avmarkeras under normala omständigheter då det medför att ordersumman blir noll om man inte aktivt sätter Frisläpp på varje rad vid registrering.

Föreslå Frakt som % eller belopp. Fraktavgift på order kan föreslås antingen som % av netto eller Fast belopp. Ange den procentsats av nettobeloppet eller det fasta beloppet som fraktavgiften ska utgöra.

Fraktavgift även vid restorder

Normalt utgår inte eventuell fraktavgift när en order tidigare har fakturerats och blivit föremål för restorder. Genom att använda den inställningen Föreslå Frakt även vid restorder kan administratören bestämma att även restorder ska beläggas med fraktavgift.