Beställningsunderlag

Import av beställningsunderlag från fil
Skapa beställning av beställningsunderlag

Översikt

Ett beställningsunderlag är ett underlag till beställning som innehåller förslag på produkter och leverantörer. Ett beställningsunderlag kan skapas automatiskt från andra rutiner såsom order. Utifrån det färdiga beställningsunderlaget skapas sedan beställningar till leverantörer.

Skapa beställningsunderlag

Utskrift beställningsförslag

Ett beställningsunderlag kan skapas vid Utskrift av beställningsförslag i Utskrifter Administration, där alternativet Skapa beställningsunderlag anges. Beställningsunderlaget kommer då att innehålla samma produkter och antal som beställningsförslaget. Det finns även möjlighet att skapa beställningsunderlag av hela eller delar av sortimentet.

Beställningsunderlag från Order / faktura eller Kassa

I Order / faktura kan beställningsunderlag skapas från både <F2 Huvud> och från <F6 Transaktioner> om man i Inställningar Order, fliken <Förslag> valt alternativet Kan skapas eller Kan skapas och ändras vad gäller Beställning. Väljer man alternativet Kan skapas och ändras skapas ett beställningsunderlag och beställningsunderlaget öppnas när man tar knappen <F5 Beställning>. Väljer man dock alternativet Kan skapas, skapas ett beställningsunderlag men rutinen öppnas ej.

Om det är så att ordern redan har registrerats i beställningsunderlag och att den enskilda produkten redan är registrerad för beställning kommer Dialogen Produkten finns redan att visas.

Se avsnittet Inställningar Order - Förslag, avsnittet Beställning för olika alternativ att styra hur beställningsförslaget ska skapas.

Beställningsunderlag öppnas från order eller fristående

Det finns vissa skillnader i den initiala vyn och tillgång till transaktioner, beroende på om beställningsunderlag öppnas fristående t.ex. från administrationens huvudmeny eller Winbas skrivbord - eller via Order / faktura.

 

När beställningsunderlag skapas från Order, syns endast beställningsunderlaget från den aktuella ordern.

För att kunna få en överblick, t.ex. på tidigare skapade beställningsunderlag från andra order gjorda av samma användare, kan man bocka av alternativet Visa enbart från order i statusraden, och på så sätt växla mellan de olika vyerna utan att behöva öppna Beställningsunderlag från Administrationsmenyn. Växling till denna vy innebär då att man har tillgång till alla sina egna transaktioner.

 

När rutinen istället öppnas fristående t.ex. från administrationens huvudmeny eller Winbas skrivbord, visas istället alla transaktioner för den inloggade användaren.

I detta läge kan då användare med rättighet för beställning välja bort krysset, och på detta sätt få tillgång även till andra användares transaktioner.

Import av beställningsunderlag

För inläsning av data från fil som är skapad t.ex med hjälp av Excel eller handdator, innehållande transaktioner som utgör underlag för beställningar.

 
Översikt

Leverantör

För att beställning ska kunna skapas utifrån beställningsunderlaget måste en leverantör finnas angiven på varje rad. Om inte leverantör finns registrerad, kommer raden att exkluderas i samband med att beställningar skapas.

Efter att en produkt har valts kan även alternativa leverantörer (Leverantörspriser) väljas in med med knappen eller med tangenterna Alt+P. Detta förutsatt att sådana finns registrerade på produkten, annars är knappen inaktiverad.

Knappen leverantörspriser speglar innehållet bakom motsvarande knapp i huvudrutinen Produkter.

Kolumner m.m. i skärmlistan baseras på inställningen i skärmlistan för Produkter - Leverantörspriser.

Produkt

Ange produkt med nummer eller benämning med hjälp av söklistan. Om alternativa produktnummer används, kan ett alternativt produktnummer anges för att ta fram produkten.

Enhetsantal

Registrering av antal i enheter aktiveras om så är inställt på produkten.

Om ett beställningsunderlag har skapas vid utskrift av Beställningsförslag och produkten har enhetsantal, kommer dessa enhetsantal automatiskt att registeras i beställningsunderlaget.

Direktleverans

Alternativet Direktleverans kan markeras på varje rad som skapats via Order / faktura och innebär att leveransadress på beställning kommer att bli samma som leveransadressen på order, d.v.s. leverans direkt till kunden. Raderna kommer då att delas upp på respektive leverantör i samband med att beställningar skapas. Inom varje leverantör delas även raderna upp i två beställningar om det finns både rader med och utan direktleverans.

Om inte Direktleverans är angivet, kan istället en fast leveransadress angiven bland Företagets leveransadresser användas.

Beställt antal

Beställt antal ska alltid anges vid registrering av beställningsunderlag, det är detta antal som kommer att registreras när beställningstransaktioner skapas med knappen Skapa beställningar. När beställningar skapas, tas bara transaktioner med beställt antal med till beställningen.

Om transaktioner har skapats från Beställningsförslag - med inställningen alla produkter i urvalet, kommer vissa transaktioner att vara s.k. nolltransaktioner, d.v.s. beställt antal är noll. Dessa transaktioner får då bearbetas manuellt och det beställda antal registreras på respektive rad.

Ápris och Rabatt

Prisuppgifter finns allmänhet registrerade när beställningsunderlaget har skapats. Om nya transaktioner därefter registreras kommer Ápris och Rabatt att föreslås från produktens registrerade uppgifter om inpriser eller alternativa prisuppgifter från Leverantörspriser.

Inköpspris och Kostnad från produkt

Vid skapande av beställningsunderlag från en kundorder kommer inköpspriset på beställningen påverkas beroende på alternativet Kostnad från produkt som anges på produkten. Om Kostnad från produkt används, kommer inköpspriset alltid att hämtas hämtas från produktens inpris. Om alternativet inte används, kommer inköpspriset istället att hämtas från orderradens ákostnad, då beroende på produktens lagervärde och eventuellt manuellt förändrad ákostnad på orderraden.

Leveranstid

Leveranstid kan anges eller förändras på de ingående transaktionerna redan i beställningsunderlaget. Om t.ex. underlaget har skapats från en order i Order / faktura kan den den föreslagna leveranstiden sedan förändras på de enskilda raderna i underlaget innan beställningar skapas.

Projekt

Skapades beställningsunderlaget från Order / faktura kan ett projekt finnas registrerat på rad om projekt fanns på orderrad.

Ordernummer

I ordernummer visas vilken order som raden i beställningunderlaget har skapats utifrån, om raden är skapad från Order / faktura.

Sätt flera rader till samma leverantör

I beställningsunderlag kan fallet vara att en eller flera rader saknar leverantör eller är registrerade med annan leverantör. Genom att först markera flera rader kan en leverantör därefter sättas på flera markerade rader.

Summa leverantör

I statusraden visas summan av transaktionerna för den leverantör som för tillfället är aktuell i skärmlistan. Genom att bläddra och skärmlistan och aktivera olika rader, visas summan av alla transaktioner inom den leverantör som är registrerad på den aktiva raden.

Summan som visas i statusraden är den summa som kommer att utgöra beställningssumman på den färdiga beställningen, beroende på om alternativet direktleverans skiljer sig inom leverantören.

 

Summan baseras då på leverantör i den aktuella ordern, på den aktuella användaren eller totalt, beroende på vilka transaktioner som visas i skärmlistan.

Summan av transaktioner visas även när beställningunderlag har öppnats från Order, men speglar då materialet på den aktuella ordern, så länge alternativet Visa enbart order är ikryssat i statusraden.

 

Översikt

Skapa beställningar

När eventuella ändringar har utförts på raderna, t.ex. registrering av leverantörer väljer man knappen F6 - Skapa beställningar. Enbart rader med beställt antal angivet, tas med vid skapandet av beställningar.

Beställning

 

När beställningarna är skapade öppnas rutin Beställning automatiskt och i fönstret uppe i höger bildskärm återfinns beställningarna skapade till de olika leverantörerna.

Har beställningsunderlaget skapats via rutin Order / faktura registreras leveranstid och godsmärke på beställning enligt uppgifter på fliken <F2 Huvud> i Order faktura.

Ta bort beställningunderlag

Om man avser att ta bort hela eller delar av innehållet i beställningsunderlaget används knappen F9 - Tabort.

Ta bort flera rader

Markera en eller flera transaktioner i skärmlistan och välj därefter F9 - Ta bort. Välj sedan alternativet Alla markerade poster i den efterföljande dialogen.

Ta bort hela beställningsunderlaget

Exempel på när hela beställningsunderlaget kan tas bort:

Översikt

  Utskrift beställningsförslag Utskrift beställningsförslag Beställningsunderlag från Order / faktura Beställningsunderlag från Order / faktura Import av beställningsunderlag Import av beställningsunderlag Leverantör Produkt Enhetsantal Direktleverans Beställt antal Skapa beställningar Ta bort beställningunderlag