Beställning

I Beställning görs beställningar som skickas till leverantörer. När beställning registreras uppdateras beställt antal på produkten automatiskt. Beställningar skrivs ut i Utskrifter Administration eller med Direktutskrift i rutinen. Rapporten Leveransbevakning i Utskrifter Administration visar inneliggande beställningar. Vid registrering av Inleverans finns alla beställningar att tillgå för att enkelt kunna registrera inleverans på befintlig beställning.

Beställning från Beställningsunderlag

Beställningar kan också skapas via Beställningsunderlag. Beställningsunderlag kan skapas automatiskt vid utskrift av listan Beställningsförslag, eller från Order/faktura, där beställningsunderlag kan skapas på hel order eller på enstaka orderrader.

I Inställningar Produkter under fliken Beställning / Inleverans återfinns ett antal alternativ som gäller beställning som man bör gå igenom innan Beställning används.

Leverantör

Leverantör måste finnas registrerad i Leverantörer. Använd leverantörsnummer och eventuellt söklistan för att ta fram en registrerad leverantör.

Beställningsnummer

Om det är en ny beställning som skapas ska inget beställningsnummer anges. Systemet kommer att ta nästa beställningsnummer som finns i Inställningar Produkter. En befintlig beställning tas fram genom att ange beställningens nummer eller öppna sökregistret och markera önskad beställning.

Beställningsdatum

Som beställningsdatum föreslås systemdatum och detta förslag går att ändra i efterhand. Beställningsdatum skrivs ut som Datum på blankett.

Leveranstid

Det är viktigt att leveranstid alltid anges på samma sätt, med vecka eller datum för att selektering av beställningar efter leveranstid ska vara möjlig. Leveranstid är inget datumfält, men leveranstiden anges med år, månad och dag (t.ex. 20001230) eller annat format angivet i Inställningar Order för att Winbas ska kunna ta hänsyn till beställningar i rutiner som Likviditetsanalys.

Leveranstid som registreras föreslås på varje beställningsrad i <F6 Transaktioner>. I Inställningar Produkter kan en intervall för leveranstid anges. Om leveranstid anges, måste denna ligga innanför det valda intervallet.

Bekräftat

Begreppet Bekräftat som kan anges vid beställning kan användas för olika ändamål. Ofta skapas en beställning och en önskad leversanstid anges. Leverantören återkommer med bekräftad leveranstid och denna kan ofta justeras efter en tid.

Bekräftatkoden kan m.a.o. användas antingen som signatur för den som bekräftar leveranstiden eller som ett kodsystem där P är preliminär, B för Bekräftad - eller för att bekräfta kan man t.ex. sätta ett J för Ja i fältet Bekräftat o.s.v.

Tryck eventuellt pil-ner för att välja ur en lista över tidigare använda begrepp i ett kodsystem, såsom signatur eller likande.

 

Vid utskrift av t.ex. rapporterna Leveransbevakning eller Disponibilitet kan man sedan göra ett urval på Bekräftade, Ej bekräftade eller alla beställningar.

Godsmärke

Godsmärke används för valfri information som kan skrivas ut på blankett beställning.

Transportsätt, Leveransvillkor och Betalningsvillkor

De Transportsätt, Leveransvillkor och Betalningsvillkor som föreslås är de som är registrerade på leverantören men kan ändras för aktuell beställning. Nya Transportsätt, Leveransvillkor och Betalningsvillkor registreras i respektive rutin.

Direktutskrift

Direktutskrift av beställning görs om man markerar alternativet och sedan tar <F7 Spara>. Blankettens utseende och vilken skrivare utskriften görs till anges i <Design> i Utskrifter Administration.

Vår referens

Användarens namn kan föreslås som Vår referens om det alternativet är valt i Inställningar Produkter. De namn som finns att tillgå i sökregistret finns upplagda i rutin Användare. Även en valfri referens kan skrivas.

Er referens

Er referens föreslås från leverantörens huvudreferens angiven i Leverantörer. Använd knappen pil-ner för att välja en annan befintlig referens på den aktuella leverantören.

Leveransadress

Om ingen leveransadress anges kan företagets egna adress (finns i Inställningar Allmänt) skrivas ut. För att denna adress ska skrivas ut måste alternativet Skriv oss som leveransadress på blankett om ingen finns vara markerat i Inställningar Produkter.

Valutakod och Valutakurs

Den valutakod som föreslås är den som finns angiven på leverantören. Valutakod och Valutakurs kan därefter förändras för beställningen. Nya valutakoder och valutakurser registreras i Valutatabellen.

Landskod och Intrastat

Landskod har betydelse för om Intrastat markeras. I samband med Inleverans finns också detta alternativ och de transaktioner som skapas i rutinen ligger till grund för den Intrastatrapport som skickas till myndigheterna för redovisning av handel med EU.

Är landskoden markerad EU i Landskoder kommer Intrastat att markeras automatiskt och tre särskilda fält för hantering av Intrastat visas. De uppgifter som föreslås i dessa fält kommer från Inställningar Produkter. Är uppgifterna korrekta på beställningen behöver ingen ändring göras när inleverans av produkterna görs.

Språkkod

Språkkoden avgör vilken blankett som skrivs ut. Det går att ha en beställningsblankett per språkkod. Det kan även finnas en Utländsk benämning upplagd på en enskild produkt i Produkter som skrivs på blankett om språkkod är annan än SE.

Projekt

Anges ett projekt på beställningen kan projektnummer, projektnamn och projektreferens skrivas ut på beställningen om fälten finns designade på blanketten.

Transaktioner och Spara

Med knapparna F6 - Transaktioner och F7 - Spara registreras ett beställningsnummer och alla uppgifter sparas. Knappen F6 - Transaktioner öppnar också nästa fönster med transaktioner där produkt, antal m.m. anges.

Ska leveranstid och projekt ändras på ingående transaktioner ?

Vid ändring av leveranstid och projekt på <F2 Huvud> på beställningar ställs fråga om ändringen även ska göras på de ingående transaktionerna när man tar <F6 Transaktioner> och <F7 Spara>.