Samfakturering

Winbas hjälp

Välj order för samfakturering

En faktura per kund eller en faktura per order

När samfakturering utförs kommer de order som har markering Samfakturering och är markerade Samfaktureras att bli en eller flera samlingsfakturor per kund. I dialogen kan alternativet Enbart Samfaktureras väljas bort, vilket då innebär att alla order markerade för Samfakturering kan samfaktureras i ett givet urval.

I Inställningar Order väljer man mellan alternativen en faktura per order eller en faktura per kund. Har man valt en faktura per kund samlas flera order på en faktura till kunden. Följande uppdelningar kan göras vid flera order på samma kund:

Uppdelad per leveransadress. Om inställningen har valts kommer alla order till en kund med samma leveransadress att slås samman på fakturan. Detta innebär att om flera order finns på en kund, men med olika leveransadress, kommer en faktura att skapas per leveransadress.

Moms. Kundens ingående order kommer också att delas upp per momskod om flera olika momskoder används på olika order så att t.ex. momsfria order läggs på en egen faktura.

Valuta. Detsamma gäller om försäljning i olika valutor har skett till kunden. Då kommer en faktura per valutakod att skapas till samma kund.

Dialogens ledtext

När samfakturering körs indikerar ledtexten i dialogen vilka inställningar som har valts och därmed hur faktureringen kommer att utföras.

Ledtext

Inställning

Samlingsfakturor med flera order per kund kommer att skapas.

Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund

Samlingsfakturor med flera order per kund, uppdelade per leveransadress kommer att skapas.

Skapa samlingsfakturor, en faktura per kund och Uppdelad per leveransadress.

Fakturering av inneliggande order, där varje order blir en faktura kommer att utföras.

Skapa vanliga fakturor, en faktura per order

Intervall

Ändra förslagen för intervallen

Normalt föreslås T.o.m. orderdatum och T.o.m. leveranstid i dialogen långt fram i tiden för att ge ett maximalt intervall vid samfakturering.

Via knappen Föreslå finns möjlighet att ändra standardförslaget till en viss status, eller att alltid gälla orderdatum eller leveranstid fram till dagens datum. Förslaget kan användas när man alltid bara samfakturerar order fram till dagens leveranstid.

Detsamma gäller även intervallerna för fakturakoder och ordertyp som också kan ställas in att t.ex. alltid bara föreslå en viss ordertyp.

Status, datum och leveranstid

Statustext

Det är möjligt att välja order med en viss status som innebär en märkning för fakturering. Om en status väljs kommer enbart order med den aktuella statusen att faktureras.
Ett exempel skulle kunna vara status "Klar att fakturera" som kan handla om att ordern har skickats, men inte riktigt är klar med prissättning och ännu inte kan faktureras.

Orderdatum

Genom att ange fram till och med ett orderdatum kommer samfaktureringen att begränsas med order som har orderdatum till detta datum. T.o.m. orderdatum kan användas som ett komplement till alternativet Enbart följesedel utskriven i de fall man skriver ut följesedel någon dag innan fakturering ska ske.

Leveranstid

Genom att ange leveranstid kan urvalet vid samfakturering begränsas i tiden framåt med avseende på leveranstid angiven på orderns huvud. Observera här att leveranstid avser på orderhuvud och inte på eventuellt förändrad leveranstid på de ingående orderraderna.

Kundnummer

Intervallet bearbetar alla kunder med order märkta för samfakturering med kundnummer inom det angivna intervallet. Man kan välja att samfakturera en, flera eller alla kunder genom att ange Fr.o.m. kundnr och T.o.m. kundnr.

Fakturakod

Vilka order som ska faktureras kan även begränsas med avseende på fakturakod. Standardalternativet i dialogen är fakturakod 1 som representerar vanlig fakturering. Ska andra typer av fakturakoder faktureras anges dessa i intervallet, detta för att förhindra att fakturering på mer ovanliga fakturakoder ska ske av misstag. Den valda fakturakodens benämning visas bredvid själva koden.

Fakturakod finns registrerad på kunderna och sätts på ordern vid registreringstillfället. Nya fakturakoder kan registreras i Fakturakoder.

Ordertyp

Dialogen föreslår ett intervall bestående av de ordertyper som används. Genom att begränsa intervallet för ordertyp erbjuds möjlighet att samfakturera enbart order registrerade på vissa ordertyper.

Enbart Samfaktureras

Alternativet Enbart Samfaktureras är i normalfallet aktiverad och innebär att enbart order märkta Samfaktureras i Order / faktura kommer att faktureras i körningen.

Om detta alternativ väljs bort, kommer krysset Samfaktureras i Order / faktura inte att ha någon betydelse, utan alla order med Samfakturering kommer att faktureras. Detta innebär att om kunden har Samfakturering aktiverad och inställningen är satt på ordern, kommer denna att faktureras oavsett man har angivit krysset Samfaktureras på ordern i order / faktura - Huvud.

Om alternativet Enbart Samfaktureras används visar dialogen eventuella order som inte är kryssade samfaktureras, samt ger då även möjlighet att förändra urvalet genom att välja in eller kanske välja bort order. Klicka på texten eller tryck tangenten F6 för att öppna listan med order för samfakturering.

Enbart följesedel utskriven

Om alternativet Enbart följesedel utskriven väljs kommer endast order där följesedel tidigare har skrivits ut att samfaktureras. Att följesedel är utskriven indikerar normalt att godset ska levereras och ordern kan faktureras. Följesedeln har då skrivits ut via direktutskrift i Order / faktura eller i Utskrifter Administration.

Gränsbelopp för faktura

Gränsbelopp anger det lägsta beloppet för en samlingsfaktura. Om man sätter Gränsbelopp 1000 kommer det inte att skapas någon samlingsfaktura som underskrider 1000 kr utan order kommer att finnas kvar i orderrutinen för senare fakturering.

Gränsbelopp för faktura kommer att sparas mellan varje körning, och det senaste använda beloppet kommer att föreslås nästa gång Samfakturering utförs.

Direktutskrift fakturor

Som ett komplement till att gå till Utskrifter Administration för att skriva ut fakturor efter en körning där flera fakturor har skapats, kan man istället välja att göra utskriften av hela körningen direkt från faktureringsdialogen.

På detta sätt kan man utföra fakturering, utskrift, kanske skicka e-mail och eventuell arkivering av alla skapade fakturor i ett och samma moment i dialogen. Man kan också använda funktionen som en direkt förhandsgranskning av de fakturor som har skapats i körningen.

Statusraden - Order i urvalet

I dialogens statusrad visas det antal order som kommer att samfaktureras när knappen F7 - Faktureras sedan väljs. Dessutom visas summan av fakturabeloppen för ingående order baserat på urval som görs i dialogen.

Detaljerad information om varje order som kommer att samfaktureras kan visas genom att klicka på statusraden som visar antal order för samfakturering. När listan öppnas visas alla order som kommer att samfaktureras, och genom att trycka på knapplistan kan man även kontrollera order på transaktionsnivå. Listans innehåll kommer att förändras varefter eventuella förändringar i urval och villkor görs i dialogen.

Knappen F7 - Fakturera

Knappen F7 - Fakturera efterföljs av en dialog som bekräftas med OK innan själva batchkörningen samfakturering startas.

Dialogen kommer visar det antal order som kommer att samfaktureras beroende på urvalen i dialogen.

Om alternativet Enbart samfaktureras har valts bort, kommer effekten av detta att indikeras i dialogen med antal order som kommer att faktureras tillsammans med antal order är märkta Samfaktureras, samt skillnaden mellan dessa antal, d.v.s. hur många order som kommer att samfaktureras trots att dessa inte är klarmarkerade.

Övriga inställningar

Fakturanummer

Fakturorna numreras enligt den nummerserien som är upplagd för ordertyp 8 Samlingsfaktura i Inställningar Order knappen <Ordertyper>.

Fakturadatum

Samlingsfakturorna får fakturadatum som är samma som systemdatum den dag de skapas.

Efter att körningen är avslutad och fakturorna är skapade visas antal skapade fakturor i Winbas statusrad.

Utskrifter

Utskrift av fakturor

Om inte direktutskrift har valts i dialogen ovan kan fakturorna istället skrivas ut i efterhand. Samlingsfakturor skrivs ut i Utskrifter Administration med utskriften Fakturor. Utseendet på fakturorna kan ändras med knappen F8 - Design, välj i detta fall ordertyp 8 Samlingsfaktura.

För information om speciella underrubriker på samlingsfaktura se avsnittet:

Bokföringsunderlag

När samlingsfakturor har skapats skriver man ut ett bokföringsunderlag via utskriften Fakturajournal i Utskrifter Administration.

Hantering av avgifter vid samfakturering

Faktureringsavgift sätts som vanligt vid ordertillfället vid samfakturering av typen En faktura per order. Faktureringsavgiften som antingen har föreslagits eller registrerats manuellt vid ordertillfället kommer sedan att sättas på fakturan vid samfaktureringstillfället.

Inställningen En faktura per kund innebär däremot att faktureringsavgiften på fakturan skapas vid faktureringstillfället, oavsett eventuell faktureringsavgift angiven på respektive ingående order (ingen faktureringsavgift kommer heller att föreslås på order märkt för samfakturering). Faktureringsavgiften sätts då förutsatt att alla villkor för faktureringsavgift uppfylls, t.ex. de som är angivna i inställningar för order.

Frakt kan (liksom avgift nedan) specificeras per varje ingående order i en faktura. Använd i detta fall alternativet Specifikation av avgifter i Inställningar Order.

Avgift i kronor eller procent hanteras alltid på samma sätt som vid t.ex. fakturering från Order / faktura om krysset Avgift är satt på kunden. D.v.s. avgiften adderas för alla angående rader i fakturan och summan presenteras i fakturans sidfot.

Hantering av order vid e-handel

Hantering av order vid e-handel med företag eller privatpersoner och kassa med checkoutlösning.

Se även: