Utskrifter Administration - Fakturor

Winbas hjälp

Utskrifter Administration

Utskrift av fakturor registrerade i Order / faktura eller skapade via exempelvis samfakturering. Utskrift av enskilda fakturor och andra blanketter kan även ske direkt vid registrering av t.ex. Order / Faktura eller Serviceorder.

Utseende och skrivare

Fakturans utseende bestäms av vilka fält, fritexter, bilder och teckensnitt m.m. som har valts för denna blankett i Design av blanketter. Vid utskrift visas dialogen skrivare för val av vilken skrivare som ska användas. Den skrivare som är inställd i blankettens disposition föreslås för utskrift.

Om samlingsfakturor av typen En faktura per kund används kommer fakturan att vara uppdelad per order till den aktuella kunden.

Urval

Begränsa urvalet för utskriften genom att ange intervall för kundnummer, fakturanummer eller fakturadatum. Med hjälp av att använda söklistorna kan en specifik kund eller faktura väljas.

 

Används söklistan för fakturor kan den enskilda fakturans transaktioner förhandsgranskas via knapplistan.

Söklistans innehåll och fälten i knapplistan för transaktionerna bestäms av de individuella inställningar som har gjorts i Order / faktura och transaktioner.

Tips. Om en enskild faktura avses för utskrift och numret på denna har angivits i intervallet fr.o.m., kan numret flyttas med till fältet t.o.m. genom att använda tangenterna Ctrl+Enter.

Alternativ

  1. Tidigare utskrivna väljs om man avser att skriva ut fakturor som redan har skrivits ut vid ett tidigare tillfälle.

  2. Ej tidigare utskrivna begränsar utskriften till fakturor som inte tidigare har skrivits ut. Detta alternativ föreslås som standard.

  3. Alla innebär att alla fakturor inom intervallen angivna som urval kommer att skrivas ut.

Enbart ej betalda fakturor är ett alternativ som om det väljs skriver ut fakturor som ännu inte är betalda. Fakturor med förfallodatum framåt i tiden kommer inte att skrivas ut, utan enbart obetalda fakturor med förfallodatum fram t.o.m. systemdatum.
Alternativet kan då också kombineras med t.ex. Tidigare utskrivna och kanske ett intervall för fakturadatum. Detta tillsammans med dialogen Välj fakturor för utskrift, där utvalda ej betalda och förfallna fakturor kan t.ex. kan skickas på mail.

Inställningar och sortering

Sortering av raderna på fakturan ställs in i samband med design av blanketten och utseende vid t.ex. kommentarer och textprodukter bestäms av inställningar gjorda för blankett i Inställningar för blanketter.

I inställningar Order kan man bestämma om rader utan levererat antal ska skrivas ut på fakturan:

Sortering av fakturorna vid utskrift

Sorteringen av själva fakturorna när flera blanketter skrivs ut sker normalt på fakturanummer om inte alternativet för sortering förändras.

Sortera på Fakturanr är standard och innebär att utskriften sorteras på det löpande fakturanumret som har genererats vid fakturering.

Sortera på Ordernr erbjuder sortering av utskriften baserat på det ordernummer som har legat till grund för fakturan. Sorteringen på ordernummer kan t.ex. användas för att lättare kunna matcha följesedlar mot fakturor, kanske även i samband med olika nummerserier.

 

Sortera på Kundnr sorterar utskriften på kundens kundnummer vilket innebär att alla fakturor till samma kund kommer i följd om man har flera fakturor och dessa är föremål för kuvertering.

Sortera på Namn avser kundens namn och kan användas för t.ex. utskrift till bildskärm för att lättare kunna identifiera fakturor med utgångspunkt från namnet.

Sortera på Säljare skriver ut fakturorna sorterade på den säljare som finns registrerad på fakturan.

Sortera på Postadress skriver ut fakturorna sorterade på postadress registrerad på fakturan. Sortering på postadress kan t.ex. användas när man har ett större antal kunder med samtidig fakturering och leverans till kunder i närliggande postnummerområden.

Välj fakturor för utskrift

Efter att ett urval har gjorts kan alternativet Välj fakturor för utskrift användas för möjlighet att välja bort enskilda fakturor från urvalet. Genom att avmarkera eller markera en eller flera fakturor i urvalet kan utskriften på detta sätt begränsas ytterligare. Alternativet ger dessutom möjlighet att skicka elektroniska fakturor via e-mail eller EDI.

Utskrift till bildskärm

 

Genom att välja ett större urval av t.ex. tidigare utskrivna fakturor och sedan välja utskrift till bildskärm, kan enstaka sidor handplockas för utskrift till skrivare.

Figuren

Figuren visar när ett urval av fakturor granskas som miniatyrer och högerklick har gjorts på en miniatyr för snabbmeny.

Sidnummer i utskriften samt fakturanummer syns på etiketten längst ner under själva blanketten, tillsammans med eventuellt sidnummer i själva fakturan om den är på fler än en sida.

Kontantnotor och certifierad kontrollenhet

Utskrift till skrivare. I de fall licenskod för certifierad kontrollenhet är aktiverad kan en kopia av tidigare kassakvitto tas ut med en ny kontrollkod som lagras i enheten via högerklicksmenyn i söklista faktura. En kvittokopia kan enbart skrivas ut en gång på detta sätt enligt kassalagen § 25.

Granska på bildskärm. Normalt kan inte utskrift av kontantnotor till skrivare utföras från Utskrifter Administration vid licens för certifierad kontrollenhet. Kontantnotor kan dock visas på bildskärm, men då utan vidare möjlighet att skriva ut eller skapa PDF. Granskningen kan användas för ökad spårbarhet och t.ex. när man använder sökfunktionen för att hitta att kvitto.