Likviditetsanalys

Winbas hjälp

Likviditetsanalys är ett fördelaktigt hjälpmedel som planeringsinstrument för att kunna ta fram företagets framtida likviditet. Avsnittet behandlar först registrering av inbetalningar och utbetalningar, samt därefter själva rapporten Likviditetsanalys.

  Registrering av Inbetalningar och utbetalningar

Transaktioner för inbetalningar och utbetalningar kan inkluderas i likviditetsanalysen. Registrering av dessa sker på sedvanligt vis och registrerade transaktioner visas i skärmlistan.

Typ av transaktion kan vara antingen inbetalning eller utbetalning.

Datum avser det datum transaktionen sker. Detta datum ligger till grund för när transaktionerna ska ingå i likviditetsanalysen baserat på startdatum, vilket normalt är systemdatum.

Text utgör transaktionens beskrivning.

Belopp avser det belopp som räknas in i likviditetsanalysen.

Knappen Kopiera - Dialogen Kopiera betalning

Knappen Kopiera används för att duplicera en inbetalning eller utbetalning i ett intervall om vecka, månad, kvartal, halvår eller år. Registrera först en betalning, markera den i listan - och välj därefter knappen Kopiera.

 

Genom att ange ett annat intervall i dialogen kan transaktionen kopieras på grundval av exempelvis ett visst antal veckor eller ett visst antal egendefinierade datum genom att ange antal dagar.

T.ex. avser en vecka 7 dagar, men intervallet kan också sättas till t.ex. 20 dagar vid behov.

Fr.o.m. datum föreslås med det angivna datumet på transaktionen och utgör första datumet i dialogen, och detta datum ska alltså inte förändras.

Ange T.o.m. datum eller Antal betalningar för att få ett förslag på ett antal datum i listan. Om transaktionens datum exempelvis är den förste januari och 12 totalt transaktioner ska skapas, kan man antingen ange förste december som T.o.m. datum, eller skriva in 12 under Antal. Resultat blir alltså samma oavsett på vilket sätt man önskar att ange totalt antal betalningar.

Listan i dialogen visar resultatet av intervallet, fr.o.m. datum och det t.o.m. datum eller antal betalningar som har angivits. Innehållet i listan är en förhandsgranskning av de transaktioner som sedan kommer att skapas med knappen Utför. Notera att den registrerade transaktionen alltid ingår som första datum i listan.

Utför kopiering. Tryck därefter knappen Utför i dialogen för att skapa betalningarna.

Statusraden

Statusraden under listan visar det antal betalningar som kommer att ingå i rapporten under rubrikerna inbetalning och utbetalning.

Visa enbart betalningar fr.o.m. datum i rapporten återfinns i statusraden under listan med registrerade inbetalningar och utbetalningar. Normalt ingår betalningar som har passerat i tiden i förhållande till Fr.o.m. datum (Systemdatum) i rapportens ingående saldo om de inte tas bort innan rapporten skrivs ut.

Genom att använda alternativet kommer passerade transaktioner inte att tas med i rapporten även om de ligger kvar i listan och då visas i grå färgskala. De tidigare transaktionerna kan då ligga kvar för spårbarhet och ändring eller eventuell kopiering till nästa år, samtidigt som de inte kommer att ingå i rapporten.

Registrerade betalningar som har passerat i tiden kommer heller inte räknas med i rapportens ingående saldo om man generellt har valt att koppla bort ingående saldo för alla transaktionstyper genom att avmarkera alternativet Inkludera ingående saldo (se nedan).

Knappen Ta bort

Annars finns möjlighet att ta bort alla eller flera markerade rader i tidigare registrerade in och utbetalningar genom att markera dessa i listan. Detta kan vara användbart när man har ett flertal tidigare transaktioner som inte längre ska användas.

  Rapporten Likviditetsanalys

Intervall för rapporten

Specificerad visar ett specificerat ingående saldo för varje transaktionstyp med tidigare händelser och därefter alla berörda transaktioner specificerade som rader i rapporten.

Dag visar sammanställningen per dag ordnad efter datum och transaktionstyp.

Vecka visar rapporten i veckointervall, där varje transaktionstyp är summerad för den aktuella veckan och utgående saldo för veckan utgör ingående saldo veckan efter.

Tidsperiod

Fr.o.m. datum kommer initialt att föreslås till systemdatum, men kan t.ex. ändras till ett datum framåt i tiden, t.ex. när man avser att i detalj granska en mindre tidsperiod specificerad.

T.o.m. datum föreslås till ett datum sju veckor framåt baserat på systemdatum. Genom att t.ex. öka detta datum ökas även tidsperioden och antal rader i rapporten. Om rapporten visas per vecka kommer alltså sju veckor att visas på sju rader, plus ingående och utgående saldo. Om rapporten istället visas per dag kommer 49 dagar att visas enligt standardförslaget.

Utför likviditetsanalys

Likviditeten omfattar order innebär att likviditetsanalysen räknar med och visar en rad innehållande inneliggande order i likviditetsanalysen.

Likviditeten omfattar beställningar visar även beställningar om alternativet väljs.

För att systemet ska kunna ta hänsyn till vad som finns i order och beställningar måste leveranstid anges med år, månad och dag, eller annat format för leveranstid som hanterar konversation med datum. Om ingen leveranstid har angivits på en order eller beställning, används istället systemdatum mot antal dagar i angivet i betalningsvillkoret.

Ingående likvida medel. Innan rapporten skapas anges först likvida medel vid tillfället för när rutinen utförs. Ingående likvida medel kommer tillsammans med övriga ingående transaktioner före fr.o.m. datum att utgöra rapportens ingående saldo.

Inkludera ingående saldo. Koppla bort ingående saldo för alla transaktionstyper genom att avmarkera alternativet Inkludera ingående saldo.

I de fall ej avskrivna kundfordringar eller krediterade leverantörsfakturor förekommer, kan det ingående saldot kopplas bort i rapporten. Det ingående saldot utgörs t.ex. av förfallna fakturor, där man i många fall inte vet när dessa kommer att betalas. Ingående saldo för kundinbetalningar motsvarar normalt kundreskontrans summering av förfallet belopp.
Genom att koppla bort förfallna fakturor och andra ingående saldon, är det då i vissa fall lättare att komma fram till ett eventuellt underskott i likviditetsanalysens saldokolumn där dessa transaktioner alltså inte kommer att ingå.

Presentation på bildskärm, skrivare eller till fil

 

Bildskärm. Likviditetsanalysen kan först presenteras på bildskärm för att därefter skrivas ut till skrivare, sparas som PDF eller kanske skickas som e-mail. Genom att granska likviditetsanalysen på bildskärm ges en överblick innan utskriften, samt möjlighet att utföra fritextsökningar på olika begrepp i ett större material.

 

Skrivare. Tryck på knappen för skrivare för utskrift till datorns standardskrivare eller annan skrivare som väljs i dialogen Skriv ut.

 

Fil. Utskrift till fil skapar en tabseparerad fil enligt Windows standardformat. Filen kan därefter öppnas och bearbetas i valfritt program, t.ex. Microsoft Excel. En fil kan också användas för export av data till ett annat program som har rutiner för att ta emot data via fil. Standardalternativet i Systeminställningar är att filen öppnas med Excel.

Rapportens innehåll

Storleken på rapporten kan variera beroende på hur lång tidsperiod som har valts i dialogen. Ju längre tidsperiod som har valts, desto fler antal rader kommer tidsaxeln på rapporten att visa. Beroende på tidsperioden kan alltså rapporten spänna över flera sidor vid utskrift till skrivare eller bildskärm.

Exempel : Rapporten per dag. Figuren visar när rapporten har skrivits per dag med inkluderade kundorder och beställningar. Varje händelse kommer att summeras per dag och utgör sedan saldo för varje dag i den valda tidsperioden.

 

Exempel : Specificerad. Rapporten visar istället ett specificerat ingående saldo för varje transaktionstyp med tidigare händelser och därefter varje händelse specificerad på varje rad. Rapporten sorteras per datum och transaktionstyp fram till angivet sista datum.

 

Transaktionstyper

Följande transaktionstyper visas som kolumner vid utskrift av Dag och Vecka, eller som specificerade rader vid specificerad utskrift.

Likvida medel avser det ingående saldot för varje period, där första perioden utgör likvida medel med avseende på systemdatum angivet i som Ingående likvida medel innan likviditetsanalysen utfördes.

Kundinbetalningar visar summan av alla ej betalda kundfakturor, där förfallodatum är inom intervallet för respektive kolumn.

Order visas om alternativet Likviditeten omfattar order har valts och innehåller inneliggande order där orderns leveranstid plus antal dagar för betalning är inom datumintervallet. Saldot baseras här på orderns fakturabelopp inklusive moms, eventuellt även omräknat till SEK vid utländsk valuta.

Leverantörsutbetalningar drar summan av alla ej betalda och ej makulerade leverantörsfakturor där förfallodatum är inom intervallet för perioden. Saldot på fakturan omräknat till SEK utgör grunden till det saldo som dras av för perioden. Inte heller kommer spärrade leverantörsfakturor eller fakturor på spärrade leverantörer att inkluderas i likviditetsanalysen, eftersom man då tidigare har beslutat att dessa inte ska betalas. Många gånger är så fallet för man inväntar en kreditfaktura.

Beställningar visas om alternativet Likviditeten omfattar beställningar har valts och innefattar beställningar vars leveranstid plus antal dagar för betalning är inom datumintervallet. Saldot baseras här på beställningens nettosumma omräknat till SEK vid utländsk valuta. Vid inrikes beställningar kommer även moms att läggas till värdet av beställningens nettobelopp, beroende på leverantörens momskod.

Övriga in och utbetalningar avser belopp i de transaktioner som räknas in i likviditetsanalysen och som tidigare har registrerats i avsnittet In och utbetalningar. Beroende på om typen av transaktionen är antingen inbetalning eller utbetalning, läggs beloppet till eller dras ifrån saldot. Registrerade övriga inbetalningar och utbetalningar kommer att redovisas var för sig i intervallet Dag eller Vecka - eller som en egen rad vid specificerad utskrift.

Saldo är summan av alla positiva eller negativa poster i raden och utgör likvida medel (ingående saldo) för nästa period i likviditetsanalysen vid intervallet Dag eller Vecka.