Kontering av leverantörsfakturor - Backa status

Winbas hjälp

Hittas under

Fakturaregistrering - F6 - Kontering
Leverantörer - F6 - Fakturor - F6 - Kontering

Rättigheter

Fakturaregistrering

Kontering av leverantörsfakturor

Backa status för leverantörsfaktura

När en leverantörsfaktura har registrerats får den olika status beroende på hur långt den har behandlats i leverantörsreskontran. Genom att använda funktionen Backa status för leverantörsfaktura kan denna status förändras bakåt, så att exempelvis en attestering eller betalning kan göras ogjord.

Notera att om flera delbetalningar har gjorts (status D), kommer alla delbetalningar att backas och därmed göras ogjorda på fakturan.

En registrerad faktura kan även tas bort på samma sätt. Om fakturan återfinns på ett bokföringsunderlag, kan den inte tas bort. Fakturan kommer istället att makuleras, vilket innebär att fakturan finns kvar fysiskt i registret, men har status Makulerad.

Backa status för leverantörsfaktura nås från Kontering i de fall konteringen är fullbordad och öppnas från en befintlig faktura och kan inte användas under en pågående kontering.

 

Borttagning av en faktura (som inte makuleras) kan i vissa fall även utföras direkt i samband med Fakturaregistering.

Status

Det finns fem olika typer av status som en leverantörsfaktura kan ha.

R Registrerad. Faktura är registrerad men ej kostnadsförd, d.v.s. ej attesterad.

A Fakturan är registrerad, attesterad och kostnadsförd, antingen i Fakturaregistrering eller i Faktura-attest och klar att betalas.

L Ligger för betalning. Faktura betalas via telebankgiro, telepostgiro eller utrikes och ligger för betalning hos Bankgirot eller Postgirot.

D Delbetald

B Betald - Hela fakturan har reglerats.

Om en faktura med bokföringsunderlag makuleras i Backa status för leverantörsfaktura, kommer denna att få status M - Makulerad.

Bokföringsunderlag

Beroende på om fakturajournal har skrivits ut och bokföringsunderlag har skapats för någon av de ingående konteringarna, kommer motkonteringar med konteringarnas bokföringsdatum att skapas för konteringar med bokföringsunderlag. Har inget bokföringsunderlag skapats på konteringar, kommer istället dessa konteringar att tas bort beroende på fakturans nya status.

Möjliga meddelanden

Meddelande

Betydelse

Det finns konteringar med bokföringsunderlag och nya konteringar motsvarande förändringen kommer att skapas för dessa.

Beroende på vilken ny status som väljs, sker motkonteringar på de konteringar som berörs och ingår bokföringsunderlag.
Om exempelvis en faktura backas från B till A, men inget bokföringsunderlag avseende betalningar har skapats, kommer istället betalningskonteringar att tas bort. Om bokföringsunderlag däremot finns med status L, medför detta att vända konteringar kommer att skapas för Ligger för betalning.

Det finns inget bokföringsunderlag skapat och befintliga konteringar avseende förändringen kommer att tas bort.

Oavsett vilken ny status fakturan får, kommer alla konteringar att tas bort, beroende på att inga konteringar finns med i något bokföringsunderlag.

Ange ny status för fakturan

Med hänsyn till vilken befintlig status den aktuella fakturan har, kan olika alternativ väljas för ny status.

Befintlig status

Bokföringsunderlag finns

Inget bokföringsunderlag

R (Registrerad)

Fakturan kan sättas till Makulerad

Fakturan kan tas bort

A (Attesterad)

Fakturan kan sättas till Registrerad om attestering har använts, eller till Makulerad. Motkonteringar kommer att skapas.

Attesteringen av fakturan kan tas bort, eller hela fakturan tas bort.

L (Ligger för betalning)
B (Betald)
D (Delbetald)

 

Fakturan kan sättas till Makulerad, Registrerad om attestering har använts eller till Attesterad. Motkonteringar för de respektive momenten kommer att skapas.

De utförda momenten kommer att återställas och konteringar för dessa tas bort.

Internnummer vid borttagning

När en faktura tas bort räknas internnummer inte ner och en lucka i serien uppstår på det nummer den aktuella fakturan har. Nästa internnummer kan påverkas i Inställningar Leverantörer om ändring är nödvändig. Detta gäller inte fallet när fakturan sätts till Makulerad, eftersom fakturan då ligger kvar med sitt ursprungliga internnummer.

Status Makulerad

En faktura kan inte tas bort fysiskt om den har varit föremål för utskrift av fakturajournal beroende på att bokföringsunderlag då har skapats för de ingående konteringarna. Konteringarna kan i detta fall även vara integrerade med bokföringen. En faktura av denna typ får istället status makulerad, vilket innebär att den fortfarande återfinns bland leverantörens fakturor, men inte syns vid utskrift av Reskontra.

Beroende på om bokföringsunderlag återfinns på fakturan ges följande ledtexter för borttagning av fakturan:

Typ

Ledtext för borttagning

Utan bokföringsunderlag

Ta bort fakturan

Med bokföringsunderlag

M - Makulerad, fakturan sätts till makulerad

När en faktura makuleras kommer motkonteringar för alla ingående konteringar med bokföringsunderlag att skapas. Antalet konteringar beror då på hur långt fakturan har behandlats i leverantörsreskontran.

Tips. För att kontrollera om konteringar ingår i ett bokföringsunderlag, välj in fältet Bokunderlag som visar bokföringsunderlagets nummer i Kontering av leverantörsfakturor genom att anpassa kolumnen i skärmlistan.

Makulerade fakturor tas bort tillsammans med övriga betalda fakturor i och med att funktionen Ta bort Statistik utförs.

Statistik

Vid fysisk borttagning av en faktura eller vid makulering, kommer statistik på leverantören såsom Köpt ackumulerat, leverantörsskuld och Inköpsstatistik att räknas ner med nettobelopp respektive fakturabelopp.

När en betalning backas, kommer leverantörsskuld på den aktuella leverantören att räknas upp med det tidigare betalda beloppet.

Se även: