Kundinbetalningar

När betalningar kommer från kunder registreras dessa för att få en korrekt kundreskontra och ett bokföringsunderlag för bokföringen. Det är viktigt att registrera rätt betaldatum så reskontran stämmer mot bokföringen. Dessutom är betaldatum avgörande vad gäller räntefakturering.

Skärmlistan med fakturor

När Kundinbetalningar öppnas kan tidigare ej uppdaterade betalningar ligga i skärmlistan om dessa tidigare har registrerats med ej uppdaterats. Om en kund väljs kommer skärmlistan istället att visa kundens fakturor, alla eller enbart obetalda, beroende på inställningen Visa endast obetalda fakturor vid inbetalningar i Inställningar Kunder.

Skärmlistan innehåller ett antal kolumner, varav vissa är inställda som standard. Genom att anpassa kolumner kan även andra uppgifter från fakturan visas i skärmlistan.

För mer detaljerad information om kolumner i skärmlistan, se följande avsnitt:

Ta fram faktura

Det finns flera sätt att ta fram faktura som inbetalning ska registreras på. Enklast är att ange fakturanumret om man har det tillgängligt. Har man inte fakturanumret kan man istället ange kunden, då visas kundens fakturor i skärmlistan och man kan klicka med musen på aktuell faktura. Även när man anger ett särskilt fakturanummer kommer alla fakturor att visas i skärmlistan på aktuell kund.

Genom att använda knappen pil-ner vid Fakturanummer visas alla ej betalda fakturor. När en faktura väljs aktiveras kunden och fakturan markeras i skärmlistan tillsammans med eventuella andra fakturor på kunden.

Selektering

Använd knappen F10 - Selektera för att söka fram en eller flera fakturor på ett eller flera sökbegrepp, t.ex. förfallodatum eller liknande uppgift. Resultat av selekteringen kommer då att visas i skärmlistan tills en kund väljs eller F11 - Återställ väljs och gjorda inbetalningar istället visas.

Betaldatum

I Inställningar Kunder, fliken <Övrigt> finns intervall för betaldatum angivet. Det är bra om man har så kort intervall som möjligt, t.ex. intervall om en månad eller ett år. Det minskar risken för registrering på fel datum som kan leda till felaktig reskontra.

Normalt registreras betalningsdatum som ett senare datum än fakturans fakturadatum. Via inställningen Spärra betalningsdatum tidigare än fakturadatum kan man koppla bort spärren vid registrering av betalningsdatum som är tidigare än fakturadatum. Spärren kan kopplas bort t.ex i de fall e-handel används och när kunder handlar med kort och ordern redan är betald när den faktureras. Notera att en retroaktiv reskontra i dessa fall kan bli missvisande när betalningsdatum tidigare än fakturadatum registreras.

Betalningssätt

Det finns fyra betalningssätt att välja på, Bank, Post, Kassa och Förskott. Betalningssätt påverkar vilket kontonummer som konteras för bokföringsunderlaget. Kontonummer för Bank, Post och Kassa finns angivna i Inställningar Allmänt och kontonummer för Förskott finns i Inställningar Kunder, fliken <Övrigt>. Gäller registrering en förskottsinbetalning kommer även beloppet som återfinns i fältet Förskott SEK i Kunder att påverkas.

Kurs

Kontrollera att kursen stämmer om kunden har betalat i utländsk valuta. Korrigeras kursen kommer det att uppstå en valutadifferens. Valutadifferensen konteras på konto som finns angivet i Inställningar Allmänt.

Betalt belopp och Avdrag

Är inte hela fakturan betald anges det belopp som betalats och en delbetalning med status D kommer att skapas med saldo som kvarstår till fakturan är fullt betald.

 

Om man klickar på symbolen för avdrag föreslås resterande belopp som avdrag. Godkänns avdraget anses fakturan som helt betald. Konto som konteras vid avdrag finns angivet i Inställningar Kunder under fliken <Övrigt>.

Bankavgift ingår med

Om ett konto för Bankavgift betalning är angivet i inställningar för kunder, kommer fältet Bankavgift ingår med att vara aktivt för registrering av en bankavgift som då ingår i fakturans betalda belopp. Denna avgift kommer då att konteras på det konto som är angivet i inställningar.

Räntetransaktion

När registreringen av inbetalning sparas kan dialogen Skapa räntetransaktion visas beroende på vissa inställningar. Frågan om räntetransaktion ska skapas kommer om faktura är betald för sent och om kund är markerad för räntefaktura.

I Inställningar Kunder, fliken <Övrigt> finns inställningar som gäller för räntefakturering, bl.a. procentsats och kontonummer för dröjsmålsräntan.

Dialogen Skapa räntetransaktion visas inte om fakturan redan är en räntefaktura, d.v.s. om fakturans nummer är inom intervallet för fakturatyp 9.

Justera betalt belopp

Om man har registrerat en inbetalning på faktura och sedan vill ändra betalt belopp rekommenderas att fakturan tas bort först. Detta för att få korrekt summa i fälten Bank, Post och Kassa som visar det totala inbetalda belopp av alla registrerade fakturor.

F11 - Återställ

 

När en transaktion sparas eller avbryts ligger fortfarande kunden kvar för ny registrering på denna kund. Genom att välja knappen F11 - Återställ blankas tidigare kund på skärmen och alla inbetalningar som är registrerade (ligger för betalning) visas i skärmlistan och summan av dessa betalningar visas längst ner i statusraden.

Om en kund därefter väljs, visas istället inbetalningar och summan av inbetalningarna på just denna kund.

Summering av Bank, Post och Kassa.

Ovan i skärmbilden visas summering av fakturor som ligger för betalning uppdelat per betalningssätten Bank, Post och Kassa. Notera att summan baseras på beloppet som ligger för betalning. D.v.s. att har en tidigare delbetalning av fakturan gjorts kommer detta belopp inte att räknas med, till skillnad från uppgiften Betalt belopp i skärmlistan som visar summan av betalningarna på fakturan.

Genom att klicka på beloppet för respektive betalningssätt visas fakturor som ligger för betalning med detta betalningssätt. Man kan även använda tangenterna Ctrl+B, Ctrl+P eller Ctrl+K för att visa listan med fakturorna som ligger för betalning på respektive betalningssätt.

Statusraden

Utöver antal fakturor visas betalt belopp inklusive eventuell avdrag i statusraden längs ner. Betalt belopp och avdrag avser då fakturor som ligger för betalning, d.v.s. att de är registrerade vid detta tillfälle eller tidigare tillfälle utan att då ha uppdaterats.

Kontering

När en inbetalning sparas kommer kontering på konto för kundfordran att skapas i kredit och debet konteras beroende på betalningssätt eller eventuellt valutakonto. Eventuella valutaförändringar konteras på konton angivna för valutavinst och valutaförlust i Inställningar Allmänt.

Den automatiskt skapade konteringen kan sedan förändras vid behov genom att välja knappen F6 - Kontering.

Notera dock att om raden med den aktuella inbetalningen åter sparas, t.ex. efter förändring av datum eller belopp, återskapas konteringen och tidigare eventuellt förändrad kontering tages bort.

Uppdatera registrerade kundinbetalningar

Vid stängning av rutinen med knappen <F12 - Stäng> ges frågan om registrerade kundinbetalningar ska uppdateras. Uppdateringen gäller då alla registrerade inbetalningar (¶ - Fakturor som Ligger för betalning).

Uppdateras inte kundinbetalningarna kan man gå in i rutinen igen och kontrollera "Summa betalt med avdrag" så att det stämmer med faktiska inbetalade belopp. Det går också att registrera nya inbetalningar samt göra förändringar i de fakturor som ligger för betalning.

Bokföringsunderlag

Skriv ut fakturajournal i Utskrift Administration för att få ut bokföringsunderlag på inbetalningarna. De kontonummer som återfinns på bokföringsunderlaget härstammar från olika ställen i WinBas.

Backa betald faktura

Om en kundfaktura har betalats felaktigt kan betalningen backas för den aktuella fakturan.

OCR-Fakturor och inbetalningar

OCR-inbetalningar är en funktion för hantering av kundinbetalningar från bankgirot eller postgirot:

För rutiner kring automatiska inläsningar av OCR-betalningar och liknande kontakta WinBas AB.