Inställningar Kunder - Övrigt

Översikt Inställningar Kunder

Allmänna inställningar

Allmänna inställningar gäller främst rutinerna Fakturaregistrering och Inbetalningar. Om man anger en intervall för fakturadatum och betaldatum minskar risken för fel vid registrering. Får en faktura ett felaktigt betaldatum vid registrering, som t.ex. 2009-02-02 istället för 2008-02-02 blir inte reskontran korrekt. Det är därför till fördel att sätta relevanta datum inom ett intervall som t.ex. 2008-01-01 t.o.m. 2008-12-31.

Nästa bokföringsunderlag är ett löpnummer. Varje bokföringsunderlag erhåller ett nytt löpnummer vid utskrift av ej tidigare utskriven Fakturajournal. När fakturor har registrerats (rutin Fakturaregistrering) eller fakturering gjorts (vanlig fakturering, samfakturering, fakturering av fasta order, projektfakturering, räntefakturering och fakturering av transportsedlar) samt vid registrering av inbetalningar skapas bokföringsunderlag/kontering och Fakturajournal skrivs ut i Utskrifter Administration. Det bokföringsunderlag som man får på Fakturajournalen ska sedan in i bokföringen.

Föreslå föregående kund med Enter vid fakturaregistrering. Om företaget har många fakturor att registrera till samma kund i rutin Fakturaregistrering, blir registreringen snabbare om alternativet Föreslå föregående kund med Enter vid fakturaregistrering är markerad.

Visa endast obetalda fakturor vid inbetalningar. Alternativet kan vara bra att ha markerat om man har en större mängd fakturer. Om det blir många fakturor till varje kund är det enklare att se endast de obetalda fakturorna i Inbetalningar.

Spärra betalningsdatum tidigare än fakturadatum. Normalt registreras betalningsdatum som ett senare datum än fakturans fakturadatum. Via inställningen kan man koppla bort spärren vid registrering av betalningsdatum som är tidigare än fakturadatum i samband med kundinbetalningar. Spärren kan kopplas bort t.ex i de fall e-handel används och när kunder handlar med kort och ordern redan är betald när den faktureras. Notera att en retroaktiv reskontra i dessa fall kan bli missvisande när betalningsdatum tidigare än fakturadatum registreras.

Konton

Förskottskonto I kundregistret, rutin Kunder finns fältet Förskott SEK där man registrerar belopp som kunderna betalat in i förskott. Sedan vid betalning av fakturor i rutin Inbetalningar finns betalningssättet Förskott. Använder man detta betalningssätt kommer beloppet i fältet Förskott SEK att reduceras och i stället för kontering av ordinarie likviditetskonto konteras det konto som här är angivet som Förskottskonto.

Avdrag vid betalning Har kunden inte betalat in hela fakturabeloppet och det inte är en delbetalning utan man vill godkänna det avdrag kunden gjort ska man acceptera det belopp som föreslås i fältet Avdrag i rutin Inbetalningar. Då kommer fakturan att stå som fullbetald, status B och avdraget konteras på det konto som här är angivet som Avdrag vid betalning.

Bankavgift betalning är ett konto som används för att underlätta kontering av bankavgift vid inbetalning av kundfaktura. Om konto finns angivet i inställningar kommer kontering att genereras automatiskt för angiven avgift.

Försäljning vid fakturaregistrering föreslås vid Fakturaregistrering när man registrerar fakturor som inte skapats i Winbas, t.ex. fakturor ett inkassoföretag skickat till kunderna när dessa inte betalat i tid och som man vill ha in i kundreskontran.

Delbetalning - Nya fakturanummer i kundreskontran

Fakturanr skapas med minst åtta positioner. När Delbetalning används på en kundorder skapas fakturor med förfallodatum och belopp i kundreskontran för varje betalningstillfälle. Normalt skapas dessa fakturor med ett fakturanummer om åtta positioner (eller nio om sjusiffriga serier används) med löpnumret för respektive betalning i slutet, detta för att undvika eventuella konflikter mot andra fakturanummerserier.

Fakturanr med enbart två extra positioner. Det finns även möjlighet att använda kortare fakturanummer vid delbetalning, om man t.ex. har en fakturanummerserie med fem positioner kan fakturanumret för delbetalningen istället bli sju positioner.

Fakturanr

Åtta positioner

Enbart två extra

1234

12340001

123401

12345

12345001

1234501

123456

12345601

12345601

Administratören kan välja inställningen t.ex. när delbetalningar används mot belåningsföretag såsom Swedbank Finans som tar emot fakturanummer enbart upp till 7 siffror. Administratören får i detta läge också säkerställa att konflikter mot andra fakturanummerserier inte kan förekomma genom att t.ex. använda samma startsiffra på numret som själva ordertypen.

Kravhantering

Kravansvarig Som Kravansvarig bör namnet på den person som har hand om kravhanteringen vara registrerat. På kravblanketten - Krav/Kontoutdrag kan man lägga upp fältet Vår referens som då skriver ut namnet på den kravansvarige.

Antal krav innebär den högsta kravkod en faktura kan få. Vid utskrift av blanketten Krav/Kontoutdrag kan man välja att uppdatera kravkoden eller inte. Justering av fakturans kravkod kan göras i rutin Kunder, knappen <F6 Fakturor>.

Antal dagar till första, t.ex. 7 dagar, betyder att Winbas skriver ut Krav/Kontoutdrag endast om faktura är förfallen mer än sju dagar. En kund som man vill skriva ut Krav/Kontoutdrag till måste också i rutin Kunder ha alternativet Kravbrev markerat.

Föreslå Uppdelad på leveransadress innebär att alternativet Uppdelad på leveransadress tillsammans med Enbart förfallna fakturor alltid kommer att vara föreslaget när Krav / Kontoutdrag ska skrivas ut.

Kravtexter Under knappen <Kravtexter> finns det möjlighet att lägga upp kravtexter för olika språkkoder och kravkoder. På kravblanketten, Krav/Kontoutdrag lägger man upp fältet Kravtext i sidfoten. Beroende sedan på vilken kravkod som är den högsta vid utskrift skrivs just kravtexten för den kravkoden ut på blanketten. Spara respektive kravtext med knappen <F7 Spara>.

Räntefakturering

I Winbas finns mycket god och ändamålsenlig hantering av räntefakturering och intällningar för denna görs i detta avsnitt. I Inbetalningar kan dialogrutan Skapa räntetransaktion visas om inbetalning gjorts efter förfallodatum. Det finns vissa förutsättningar som måste vara uppfyllda för att dialogrutan om räntetransaktion ska komma att aktiveras.

I Kunder återfinns alternativet Räntefakturering, om kunden har detta alternativ markerat och om inbetalning görs efter det antal dagar som är angivet, visas dialogrutan när betalningen registreras med knappen <F7 Spara>. Vid alternativet Skapa alltid (se nedan) kommer istället räntetransaktioner alltid att skapas när övriga förutsättningar för detta är uppfyllda. Möjlighet finns även att helt välja bort skapande av räntetransaktioner om man inte avser att använda sig av räntefakturering.

Expeditionsavgift utgår på räntefakturan om så är angivet i inställningar. Om räntetransaktionen är i utländsk valuta, kommer en valutaomräkning ske på expeditionsavgiften som anges i SEK.

Dröjsmålsränta avser den räntesats i procent som används för beräkning av räntebeloppet med avseende på betalt belopp och antal dagar.

Tillgodoränta gör det möjligt att låta kunden få Tillgodoränta om inbetalning sker före angivet förfallodatum. En räntesats för tillgodoränta måste finnas registrerad för att tillgodoränta ska kunna beräknas när inbetalning registreras. I samband med kundinbetalningar kan då dialogrutan Skapa räntetransaktion komma att visas i det fallet inbetalning görs före förfallodatum.

Konto intäktsränta ska vara det kontonummer som i kontoplanen är avsett för detta. Om inget kontonummer anges eller om kontonumret inte finns i kontoplanen i Winbas kommer intäktsräntan att konteras på OBSkontot (se Inställningar Allmänt).

Efter antal dagar innebär att dialogrutan Skapa räntetransaktion visas när betaldatum är så många dagar efter det förfallodatum som är angivet här. Om kunden i exemplet ovan endast betalat in 9 dagar efter förfallodatum hade dialogrutan Skapa räntetransaktion inte visats.

Gällande dröjsmålsränta eller fakturans ger möjlighet att välja villken räntesats som ska användas vid räntefakturering genom välja mellan alternativen Använd dagsaktuell räntesats och Använd fakturans räntesats.

Använd dagsaktuell räntesats innebär att dagens aktuella räntesats används, d.v.s. senast registrerade räntesats som är angiven i inställningen Dröjsmålsränta %.

Använd fakturans räntesats gör det istället möjligt att skapa räntefakturor med den ränta som gällde när fakturan som nu betalas först skapades.

Betalningsvillkor Om man väljer att ange ett Betalningsvillkor kommer det att gälla för räntefakturor. Anges inget betalningsvillkor gäller istället det villkor som finns registrerat på respektive kund i kundregistret.

Skapa räntetransaktion vid inbetalning styr om dialogrutan Skapa räntetransaktion ska fråga om räntetransaktion i varje enskilt fall, eller om räntetransaktioner alltid ska skapas om inbetalning gjorts efter förfallodatum och övriga förutsättningar är uppfyllda.

Möjlighet finns även att helt välja bort skapande av räntetransaktioner i de fall man inte avser att använda sig av räntefakturering.

 

Rekommendationen vid användande av Inläsning av OCR-inbetalningar från fil är att att välja något av alternativen Skapa aldrig eller Skapa alltid när villkor uppfylls, och därefter i ett senare skede ta ställning om någon transaktion ska tas bort i Räntetransaktioner.

Se även: