Inställningar Allmänt

Översikt Inställningar Administration

Hittas under

Arkiv - Inställningar Administration - Allmänt

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

Namn och adressuppgifter

Företagsnamn är det namn som visas i WinBas namnlist när företaget är aktivt eller i listan över företag när ett företag ska väljas t.ex. vid Ändra företag.

Företagsnamnet används även vid utskrifter av listor i t.ex. Utskrifter Administration samt även vid Utskrifter Bokföring. Vid design och utskrift av blanketter skrivs företagsnamnet i fältet Vårt namn om fältet är valt på blanketten.

Företagsnamnet kan endast ändras sedan licenskod har registrerats. Licenskod erhålls när registreringskort är ifyllt och inskickat till WinBas AB. Observera att företagsnamnet inte behöver vara samma som licensnamnet.

Övriga adress och telefonuppgifter används på blanketter om så är valt. Adressuppgifter används även vid t.ex. utskrift av Autogiro och EU-rapporter.

Företagets valuta

Normalt sker redovisning och omräkning vid utrikes handel till SEK - svenska kronor. Det finns även möjlighet att använda annan systemvaluta, såsom exempelvis EUR (euro).

Valutakod avser systemvalutan i det aktuella företaget som normalt är SEK. Listan visar de valutor som finns registrerade i valutatabellen. Förändring av systemvaluta bör enbart göras vid nytt företag där försäljning inte tidigare har gjorts i främmande valuta.

Observera att ändring av valutauppgifter enbart ska göras när ett nytt företag har skapats eller i kontakt med WinBas support.

Valutasymbol motsvarar inställningen som även kan göras i Windows kontrollpanel, men avser i detta fall det aktuella företaget. Symbolen är normalt kr, men kan vid förändring exempelvis även vara € eller $. Valutasymbolen används t.ex. vid olika ledtexter såsom Rabatt i kr.

Valutatabell anger hur valuta ska presenteras och registreras i valutatabellen. Normalt registreras kurser i valutatabellen baserat på värdet av den andra valutan i systemvalutan (SEK). T.ex. kanske en euro är värd 9,36 kronor vilket då också anges som att EUR är värd 9,36 SEK i valutatabellen. Genom att vända valutatabellen kommer en SEK istället att vara värd 0,107 EUR. Inställningen kan förändras efter en tids körning med t.ex. systemvalutan EUR och ger då en Omvänd valutatabell.

Blanketter

Generella inställningar för blanketter anges i avsnittet:

Nummer och konton

Bankgiro, postgironummer mm

Företagets bankgironummer och postgironummer måste finnas registrerade om funktionerna telebankgiro och telepostgiro ska användas. Telebankgiro och telepostgiro innebär att WinBas skapar filer (rutin Betalningsförslag) med leverantörsbetalningar som överförs till Bankgirot respektive Postgirot med modem och modemprogram. Registrering av bankgiro och postgiro verifieras mot kontrollsiffra.

Autogironummer

Man kan ha en överenskommelse med sina kunder och banken att betalning av kundernas fakturor görs med sk. autogiro. Det autogironummer som man får från banken registreras här. På kunderna i rutin Kunder ska kundens bankgironummer finnas registrerat och alternativet Autogiro vara markerat. Sedan skrivs lista Autogiro ut i Utskrifter Administration och skickas till banken som drar belopp för kundfordran direkt från kundernas bankgiro.

Fraktkundnummer

På vissa blanketter, t ex fraktsedel behöver man ibland skriva ut fraktkundnummer, dvs. det kundnummer man har hos sin speditör. Registrera ert fraktkundnummer i fältet för detta.

EDI-kundnummer

EDI-kundnummer är företagets, alltså avsändarens kundnummer när EDI-fakturor skickas till avsedda kunder. Funktionen kräver även att den mottagande kunden har ett EDI-kundnummer, kontakta WinBas support för att koppla på tjänsten.

Kontonummer

I rutinerna Inbetalningar, Betalningsförslag och Avbokning används de kontonummer för kassa, bankgiro, postgiro, valutavinst och valutaförlust som finns registrerade här. OBS-kontot som är angivet används t.ex. när det på kund och leverantör inte finns något kontonummer angivet för kundfordran, leverantörsskuld och kostnadskonto. Eller om det kontonummer som finns angivet i Inställningar Kunder, Inställningar Produkter o.s.v. inte finns i kontoplanen använder WinBas istället OBS-kontot.

Övrigt

Logotype

Varje företag kan ha sin egen logotype inlagd i huvudmenyerna för Administration och Bokföring. Det är fördelaktigt att ha olika logotyper på de olika installerade företagen för att snabbt och enkelt kontroll över att man är i rätt företag och arbetar, speciellt då en verksamhet har många olika administrativa företag installerade.

För att ändra logotype i huvudmenyerna, välj knappen <Välj Logotyp> och ange den bildfil som innehåller den aktuella logotypen. Filen kan vara i valfritt bildformat t.ex. JPG, GIF, BMP eller WMF. Filen bör ligga i en delad serverkatalog föråtkomst av alla användare, exempelvis serverkatalogen för WinBas.

Notera att WinBas i detta fall lagrar sökvägen till bilden enligt UNC och inte med enhetsbokstav.

Administrationens statistikår

De perioder som statistikår innefattar, Fr.o.m. period och T.o.m. period utgör grund för registrering i Budgetering. Perioder registreras i avsnittet Statistikperioder.

Avsändare vid tjänsten skicka SMS

Avsändare kan antingen vara en text, såsom företagets namn - eller ett nummer till en telefon dit ett eventuellt svar ska skickas. Administratören bestämmer om det alltid ska vara en fast avsändare, eller om respektive användare kan stå som egen avsändare via inställningen Lås avsändare.

Avsändarens telefonnummer ska anges med landsnummer utan prefixet "00". Om avsändaren består av ett telefonnummer att svara till, kommer detta automatiskt att formateras med landsnumret 46 (Sverige) utan inledande nollor om inte landsnummer finns med i telefonnumret när meddelandet skickas.

Lösenord

 

Databaser i WinBas kan beläggas med lösenord, för att ange ett lösenord i aktivt företag krävs att användaren har WB Rättigheter.

När lösenordet ändras i inställningar, ändas både det fysiska lösenordet i databasen samt referensen till lösenordet som programmet använder. WinBas måste känna till lösenordet för att kunna öppna databasen, varför lösenord bör sättas från WinBas och inte direkt i t.ex. Access.

Lösenord och Access

Om lösenordet av någon anledning har ändrats direkt i Access eller en databas med lösenord har kopierats till WinBas serverkatalog, kan inte Winbas öppna datatabasen då programmet inte har registrerat lösenordet. Om användaren då loggar in som WB (eller med WB Rättigheter) ges möjlighet att ange lösenord vid programstart och programmet kan då registrera lösenordet.
I detta fall ändras endast referensen till lösenordet som programmet använder och inte det befintliga i databasen.

Administratören ska känna lösenordet

Observera att en databas aldrig kan öppnas om varken program eller användare känner lösenordet. Nytt lösenord kan då heller inte anges. Användande av lösenord är ett tillval och behöver alltså inte användas. Om lösenord används ska det användas med försiktighet och det är viktigt att administratören känner till lösenordet.

Notera att om en anpassning används eller annat program körs mot databasen, krävs att detta program klarar lösenordhantering för att lösenord ska kunna sättas.

Lösenord vid Nytt företag

Nytt tomt företag eller företag från CD-ROM skapas alltid utan lösenord. Företag där vissa indata eller komplett indata kopieras från annat befintligt företag, får det nya företaget samma lösenord som det befintliga företaget om detta har ett lösenord.