Serviceorder

Serviceorder är utformad för de företag som utför service och underhåll hos kund samt de företag som reparerar och utför service i egen verkstad.

Inställningar Order

I Inställningar Order, fliken <Serviceorder> finns inställningar som gäller denna rutin. Här kan datumintervaller för Åtgärdas, Åtgärdad och Nästa servicedatum ställas in.

Föreslå Inlämningskvitto / servicesedel

Markeras alternativet Föreslå Inlämningskvitto / servicesedel är denna utskrift alltid förvald när ny serviceorder skapas.

Beställare hämtas från kund

Väljer man alternativet Beställare hämtas från kund byts registret över Beställare ut mot det ordinarie kundregistret och knappen <Beställare> ändras till <Betalare> med funktionen kopiering av beställare till betalande kund.

Beställare / Betalare

Beställare

Under knappen <Beställare > kan register för beställare läggas upp. Har man istället valt alternativet Beställare hämtas från kund i Inställningar Order byts register Beställare ut mot kundregister och knappen <Beställare> ändras till <Betalare> med möjlighet att kopiera beställare till betalande kund.

Tips! Ange befintligt kundnummer i fältet Beställare och välj <Enter> så registreras kunden som beställare.

Betalande kund

Betalande kund är den kund som fakturan ställs ut på. Serviceorder kan skapas utan att kund finns angiven men kan då ej faktureras. Kund kan alltid registreras i efterhand eller ändras på serviceorder.

Exempel Beställare hämtas från kund

Följande gäller nar man valt alternativet Beställare hämtas från kund i Inställningar för serviceorder.

Kundnummer anges i fältet för beställare, eller använd söklistan för att ange söknamn.

Tryck enter efter att kundnummer har angivits. Namn och adressuppgifter kommer då att fyllas på.

Är kunden betalande, välj knappen Betalare för att ange beställaren som betalande kund.

Välj fliken Betalare och uppgifterna om kunden har registrerats.

Leveransadress

Uppgifterna Leveransnamn, Leveransutdelningsadress och Leveranspostadress kommer att sättas till beställarens adressuppgifter om inget annat har angivits när serviceordern sparas. Annars kan leveransadress anges t.ex. till någon av Betalarens (kundens) registrerade leveransadresser.

Fast leveransadress på beställaren

Om Beställare är kopplad till kundregistret och kunden har en registrerad Fast leveransadress, kommer den fasta leveransadressen automatiskt att föreslås som leveransadress när kunden väljs i Serviceorder.

Följande meddelanden kan då visas när fliken leveransadress väljs:

Denna status är standard och meddelandet visas vid ny serviceorder och indikerar att uppgifterna i Beställare kommer att sättas som leveransadress när ordern sparas. När befintlig order tas fram indikeras att adressuppgifterna är samma som de uppgifter som förekommer på Beställaren.

Meddelandet visas i fliken leveransadress när en fast leveransadress har föreslagits på grundval av beställarens leveransadresser på en ny serviceorder.
Funktionen Använd beställare kan då användas om man avser att istället använda beställarens uppgifter även som leveransadress.

Meddelandet anger status på en befintlig serviceorder och innebär att adressuppgifterna i leveransadress har förändrats i förhållande till uppgifterna i Beställare.
Klicka även i detta fall på Använd beställare för att istället använda beställarens uppgifter även som leveransadress.

Design av adressuppgifter på blankett

Tänk då på att samtliga tre adressuppgifter (beställare, kund och leverans) bör vara med på blanketten och att uppgifterna avseende Beställare ska väljas in på servicesedeln.

Design av blanketter - Serviceorder

Nummer

Serviceorder har en egen nummerserie som ligger upplagd på ordertyp 6. I Inställningar Order, knappen <Ordertyper> finns en nummerserien upplagd på ordertyp 6. När du tar knappen <F7 Spara> registreras ett nummer på serviceordern.

Om man tar knappen <Pil ner> i fältet Nummer visas inneliggande serviceorder. Är en beställare angiven visas serviceorder på denna och samma gäller om en kund är angiven.

Anläggning

När man klickar på knappen som finns intill fältet Anläggning, en beställare som finns i beställar- eller kundregistret måste finnas angiven, öppnar sig ett anläggningsregister. I registret registreras anläggningar (kan även vara t ex maskiner, bilar mm) med Nummer, Benämning, Serienummer m.m..

Fältet Nästa Servicedatum kan uppdateras med angiven Intervall vid utskrift av intervallista anläggningar som finns under knappen <F5 Utskrift> .

Om ett nummer är valt (aktivt) när man stänger, knappen <F12 Stäng> kommer detta anläggningsnummer att registreras i fältet Anläggning på serviceorderns första sida.

Bokföringsdatum

Bokföringsdatum blir fakturadatum på serviceordern vid fakturering. Om ingen bokföringsdatum är angiven kommer fakturadatum istället att sättas till systemdatum. Om serviceorder inte tas bort vid fakturering, kommer bokföringsdatum att nollställas för att därefter sättas till systemdatum vid nästa fakturering om inget annat har angivits.

Anmälan och Åtgärd

Anmälan är en fritext som i första hand avser beställarens beskrivning.

Åtgärd är ytterligare en fritext som avser serviceteknikerns beskrivning av åtgärden som har utförts. Denna text används främst på blanketten Utlämningskvitto / följesedel.

Status och Kommentar

Status

Status är ett begrepp i Serviceorder som anger var processen en order befinner sig. En status kan t.ex. vara Lämnat prisuppgift, Till leverantör eller Gods mottaget o.s.v. En status är alltså en kortare kod med en tillhörande text på förhand registrerad och som föreslås när statusen väljs på ordern. Denna text förslås även när ett e-mail eller sms ska skickas till beställaren.

När en status förändras på en tidigare sparad serviceorder kommer den tidigare statusen att visas under den gamla och tidigare statustexter utgör då en logg med tidsangivelser för del olika statushändelserna.

Precis som övriga uppgifter i Serviceorder kan begreppen status och statustext användas vid selektering för att t.ex. ta fram en eller flera order med en viss status.

Kommentar / försäljningstext

Försäljningskommentaren registreras eventuellt först på den betalande kunden och föreslås därefter från kunden till serviceordern och kan därefter även förändras vid det enskilda tillfället. Denna kommentar kan sedan väljas in på sidhuvud eller sidfot i tex. Inlämningskvitto / servicesedel.

Utskrifter

Utskrifter av blanketter serviceorder

Eftersom serviceorder använder ordertyp 6 är det blanketterna designade för denna ordertyp som användes när utskrifterna görs. Följande blanketter behöver designas i Design av blanketter:

Order för Inlämningskvitto / servicesedel
Följesedel för Utlämningskvitto / följesedel
Fraktsedel (och adresslapp vid språkkod XX)
Faktura (ordertyp 7 används vid kontantbetalning - kunden styr)

Rättigheter för att utföra dessa utskrifter följer de rättigheter som angivits i avsnittet Utskrifter Administration i Användare och rättigheter med avseende på Order, Följesedel och Faktura.

På blanketterna Inlämningskvitto och Utlämningskvitto används fältet Kommentar för texterna Anmälan och Åtgärd beroende på inställningen Skriv texterna anmälan / åtgärd i kommentar innan rader. Möjlighet finns även att designa ut dessa texter i blankettens sidhuvud, se avsnittet inställningar för ytterligare information:

Inställningar Order - Serviceorder

Eftersom Leveransadress sätts till beställarens adress om inget annat anges, kan fälten Leveransnamn, Leveransutdelningsadress och Leveranspostadress användas för uppgifterna avseende Beställare på samtliga blanketter. Åtgärdas datum använder fältet Leveranstid på blanketterna, och i övrigt gäller fält unika för serviceorderns huvud i avsnittet nedan:

Design av blanketter - Serviceorder

Utskrift Inneliggande serviceorder

Genom att använda knappen F4 - Service kan man skriva ut Inneliggande serviceorder som motsvarar utskriften för Inneliggande order i Utskrifter Administration, men har en egen design speciellt avsedd för serviceorder. Listan kan designas med uppgifter om t.ex. beställare och texter med avseende på Anmälan och Åtgärd.

Utskrift Intervallista anläggningar

Under knappen F5 - Intervall finns utskrift Intervallista anläggningar. Vid utskrift kan man göra ett urval på Servicedatum och Distrikt samt välja att Uppdatera nästa servicedatum med intervall. Utskriften visar anläggningens nummer, servicedatum och placering. Listan använder designen på utskrift Inneliggande order i Utskrifter Administration och fält 1 Ordernr, 3 Levtid samt 5 Benämning för utskrift av Nummer, Servicedatum och Placering.

Fakturera serviceorder

Under knappen <F6 - Transaktion> registreras orderrader som sedan kan faktureras. Registreringen är den samma som vid registrering av transaktioner i Order/faktura och man anger alltså de produkter som tidigare finns registrerade i Produkter.

För att fakturera markeras alternativet Faktureras och markera direktutskrift Faktura om så önskas. Ta sedan knappen <F7 - Spara> och en faktura skapas. Om direktutskrift av faktura ej gjorts, kan utskriften av fakturan istället ske i Utskrifter Administration - Fakturor.

Alla serviceorder och tillhörande transaktioner finns kvar efter fakturering, förutsatt att inte inställningen Ta bort serviceorder efter fakturering är satt i Inställningar Order - Serviceorder.

Redan fakturerad order som har tagits bort

Ett meddelande ges om att ordern redan är fakturerad om man väljer Faktureras igen. Det är inte meningen att en order ska kompletteras med nya orderrader efter fakturering. Istället bör man skapa en ny serviceorder. Orderrader ligger då kvar för historiken och man kan följa dessa händelser.

Följande indikerar att en serviceorder har fakturerats minst en gång:

Om faktureras väljs, ges ett meddelande om att serviceordern redan är fakturerad vid F7 - Spara.
I utskriften Inneliggande serviceorder, som väljs via knappen F4 - Service kan fältet Fakturerad väljas in i utskriftens Design.
I söklistan för Serviceorder väljs fältet Uppdaterad in.

Ta bort serviceorder / Inställningen Ta bort serviceorder

Vill man inte ha serviceorder kvar i rutinen kan de tas bort en åt gången med knappen <F9 Ta bort>.
Enklast tar man bort flera inneliggande serviceorder med tillhörande transaktioner i rutinen Ta bort Statistik som tar bort serviceorder t.o.m. angivet datum.
Inställningen Ta bort serviceorder efter fakturering gör att serviceordern alltid tas bort direkt vid fakturering.

Netto

Förändra netto genom att sätta rabatt på hela serviceordern.

Kundnummer anges i fältet för beställare, eller använd söklistan för att ange söknamn.	Tryck enter efter att kundnummer har angivits. Namn och adressuppgifter kommer då att fyllas på.	Är kunden betalande, välj knappen Betalare för att ange beställaren som betalande kund.	Välj fliken Betalare och uppgifterna om kunden har registrerats.

	Denna status är standard och meddelandet visas vid ny serviceorder och indikerar att uppgifterna i Beställare kommer att sättas som leveransadress när ordern sparas. När befintlig order tas fram indikeras att adressuppgifterna är samma som de uppgifter som förekommer på Beställaren.
	Meddelandet visas i fliken leveransadress när en fast leveransadress har föreslagits på grundval av beställarens leveransadresser på en ny serviceorder. Funktionen Använd beställare kan då användas om man avser att istället använda beställarens uppgifter även som leveransadress.
	Meddelandet anger status på en befintlig serviceorder och innebär att adressuppgifterna i leveransadress har förändrats i förhållande till uppgifterna i Beställare. Klicka även i detta fall på Använd beställare för att istället använda beställarens uppgifter även som leveransadress.