Inställningar Blanketter - Inställningar för e-mail

Inställningar E-Blanketter

Hittas under	Arkiv - Inställningar Administration - E-Blanketter - Inställningar
Rättigheter	Supervisor eller WB-rättigheter

I dialogen inställningar för blanketter via e-mail görs inställningar som kan behövas främst med avseende på t.ex. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) när e-mail skickas med alternativet Windows. I dialogen görs även generella inställningar med avseende på förslag av texter i ämnesraden och texten i mailet.

Avsändare

När e-mail skickas med en bifogad blankett, anges en avsändare när e-mail skickas med alternativet Windows. I vissa fall kan det vara då vara önskvärt att separera inköp och försäljning.

E-mail Beställning anger den adress som ska stå som avsändare i samband med att inköp görs och beställningsblanketter skickas.

E-mail Försäljning anger avsändaradressen när försäljningsblanketter skickas, såsom offerter, order eller fakturor.

Exempel:

best@winbas.com	best@winbas.com kommer att visas som avsändare och eventuellt svar går till best@winbas.com.
Beställningsavdelningen <best@winbas.com>	Namnet "Beställningsavdelningen" är själva displaynamnet som kommer att visas som avsändare och ev. svar går till best@winbas.com.

SMTP-server

Ange SMTP-server som ska användas för att skicka e-mail om inte lokal server finns på datorn (local host). Ange antingen sökvägen till egen mailserver eller internetleverantörens mailserver. I vissa fall kan även användarnamn och lösenord behövas för att ansluta till mailservern.

Ämnesrad och Text i mailet

När e-mail skickas med Outlook kan mallar användas för att lägga in standardtexter i ämnesraden och själva brödtexten i mailet. Genom att ange en text i inställningar kommer istället denna text att finnas i mailet, oavsett vilken typ av funktion för att skicka e-mail man har angivit som inställning. Man kan då även separera texterna med avseende på inköp och försäljning, samt utföra ytterligare separationer på språk och typ av blankett om detta krävs.

Standardspråk / ange språk. Beställning och försäljningstext kan även anges på flera språk om så önskas. Om .t.ex. svenska är standardspråk kan texter för andra språkkoder anges och dessa texter kommer då att föreslås i mailet vid korrespondens med t.ex. kunden i det aktuella språket.

All korrespondens med ej registrerade texter på språkkod kommer att ske med Standardspråk, varför man vid t.ex. mycket utrikes handel kan ange standardspråk på engelska. Därefter registrerar man svenska på språkkod SE och t.ex. danska på språkkod DK, och alla andra språkkoder kommer att använda engelska.

Standardtext / ange blankett. Vid försäljning förekommer ett antal blanketter såsom offert, order och faktura. I detta fall finns även möjlighet till ytterligare uppdelning per blankettyp. På motsvarande sätt kommer mailavisering av alla försäljningsblanketter med ej specificerad text att använda standardtext. T.ex. kan offert eller krav / kontoutdrag separeras med egen text som "Översänder offert...", medan övriga blanketter kanske använder texten "Vi tackar för er order...".

Ändring av ämnesrad

Till skillnad från brödtexten i mailet, kommer Winbas alltid att föreslå en ämnesrad som standard när ett e-mail ska skickas. Ämnesraden kommer då t.ex. att vara "Bifogad faktura nummer 20691" beroende på vilken typ av blankett som skickas. För att specificera blankettyp och blankettens nummer används följande wildcards, eller variabler som i ämnesraden ersätts med begreppet.

Wildcards som ersätts med begreppet

<doc>	Blankettens namn på svenska eller engelska.
<#>	Blankettens nummer, t.ex. fakturanummer.
<nr>	Kundnummer eller leverantörsnummer
<namn>	Kundens eller leverantörens namn

Om man inte önskar specificering av t.ex. fakturanummer, kan man alltså ta bort <#> från ämnesraden och kanske istället lägga till kundens namn <namn>. På samma sätt får man specificera blankettens benämning på ytterligare språk om man önskar att detta ska ingå i formuleringen.

Föreslagna ämnesrader

Som standard finns den svenska ämnesraden på varje blankett tillsammans med motsvarande engelska översättning i de fall detta behövs.

Följande ämnesrader finns från början angivna och kan ändras eller utökas med flera efter behov. Notera att beställning och alla blanketter avseende försäljning från början finns specificerade för svenska (standard), samt även på engelska:

Blankett	Språk	Ämnesrad
Beställning	Standard	Bifogad beställning nummer <#>
Beställning	Engelska	Attached purchase order <#>
Försäljning	Standard	Bifogad <doc> nummer <#>
Offert	Standard	Bifogad offert nummer <#>
Order	Standard	Bifogad order nummer <#>
Följesedel	Standard	Bifogad följesedel nummer <#>
Plocksedel	Standard	Bifogad plocksedel nummer <#>
Fraktsedel	Standard	Bifogad fraktsedel nummer <#>
Faktura	Standard	Bifogad faktura nummer <#>
Krav / kontoutdrag	Standard	Bifogat krav/kontoutdrag
Försäljning	Engelska	Attached <doc> <#>
Offert	Engelska	Attached offer submission <#>
Order	Engelska	Attached sales order <#>
Följesedel	Engelska	Attached delivery note <#>
Plocksedel	Engelska	Attached packing note <#>
Fraktsedel	Engelska	Attached freight note <#>
Faktura	Engelska	Attached invoice <#>
Krav / kontoutdrag	Engelska	Attached claim/account abstract

* Engelska avser både språkkod EN samt GB beroende på vilken som används. 

Slutsats

Beroende på hur detaljstyrt man önskar hanteringen av texter i mailet, kan man antingen enbart ha en beställningstext och en försäljningstext, eller upp till en text för varje språk och varje typ av försäljningsblankett. En mer detaljstyrd text är framför allt viktigt för de företag som inte förhandsgranskar meddelanden innan de skickas.

Bilagans namn vid annat språk

Som ett komplement till de specificerade angivelserna av ämnesrad och brödtext i mailet, kan även själva bilagans fysiska namn ändras för de olika blanketterna och språken. Normalt används t.ex. namnet "Offert_10033.pdf" på bilagan beroende på vilken typ av blankett som ska skickas. Detta namn kan förändras på varje blankett och respektive språk som används.

Som standard finns det svenska namnet på bilagan för varje blankett tillsammans med t.ex. motsvarande engelska namn i de fall detta behövs.

Ytterligare namn på bilagor för andra språkkoder kan anges och dessa namn kommer då att användas i mailet vid korrespondens med t.ex. kunden i det aktuella språket.

E-mail med alternativet Windows

När e-mail skickas med alternativet Windows används funktionaliteten CDO (Collaboration Data Objects) som normalt finns med i t.ex. Windows 2000 och Windows XP. När CDO finns installerat på datorn, ligger filen cdosys.dll i Windows system-katalog, t.ex. C:\Windows\system32\cdosys.dll.