Inställningar Blanketter - E-Blanketter

Översikt Inställningar Administration

Hittas under

Arkiv - Inställningar Administration - Blanketter - E-Blanketter

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

I avsnittet E-Blanketter hanteras inställningar för e-blanketter som ska skickas med e-mail. E-mail kommer att föreslås beroende på de alternativ som har angivits i E-Blanketter och skickas i följande sammanhang:

E-Blanketter

Det finns tre olika sätt att skicka e-mail som blankett, som ger olika flexibilitet beroende på övrig konfiguration av datorerna på företaget. Välj det alternativ för avisering av e-mail som passar verksamheten bäst, beroende på installerade e-mailklienter, servrar och hur många e-mail som ska skickas vid varje körning:

Använd Outlook för att skicka e-blanketter via e-mail innebär att Microsoft Outlook används för att skicka blanketter via e-mail. Om Microsoft Outlook används innebär detta även att e-mail kan förhandsgranskas och eventuellt kompletteras med individuella texter innan de skickas. Varje e-mail måste då skickas bekräftas och skickas individuellt.

Skicka e-mail direkt om fler än antal bestämmer det maximala antal e-mail som skickas i batch från Utskrifter Administration som ska förhandsgranskas innan de skickas. Om antalet e-mail som ska skickas överskrider detta antal, kommer alla e-mail istället att skickas direkt.

Notera att Outlook kan komma att visa säkerhetsvarningar när e-mail ska skickas automatiskt. Om större mängder e-mail ska skickas med Outlook, bör en eventuell Exchange-server konfigureras så att säkerhetsvarningar inte visas när WinBas försöker skicka e-mail.

Se följande artikel hos Microsoft för vidare information om säkerhetsfrågor kring e-mail: Artikel 290499

Använd Mailto: protokollet för avisering via e-mail betyder att alla mail måste förhandsgranskas och att tekniken som används är samma som används av t.ex. webbläsare för att skicka mail med den e-mailkient som är standard på datorn. Detta alternativ kan främst användas vid mindre volymer när Outlook inte finns installerat och kanske Lotus Notes eller Outlook express istället används i verksamheten.

Använd Windows (2000 eller senare) för att skicka e-blanketter via e-mail använder istället det inbyggda stödet i Windows 2000 eller senare för att skicka e-mail. Detta alternativ kräver då att de arbetsstationer som ska skicka e-mail har Windows 2000 eller senare installerat. Fördelar med att skicka e-mail direkt via Windows finns om Outlook inte används på företaget och även att säkerhetsvarningar inte behöver konfigureras.

Inställningar för alternativet Windows samt text i mailet

I dialogen inställningar för blanketter via e-mail görs inställningar som kan behövas främst med avseende på t.ex. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) när e-mail skickas med alternativet Windows.

Dialogen kan även användas för att lägga in standardtext i själva brödtexten i mailet. Genom att ange en text kommer istället denna text att finnas i mailet, oavsett vilken typ av funktion för att skicka e-mail man har angivit som inställning.

När e-mail skickas med alternativet Windows bör alltid adress till internkopia anges, eftersom skickade mail inte sparas i e-mailklientens skickat-mapp.

Internkopia av mailet

Internkopia när e-blanketter skickas via e-mail ger möjlighet att ställa in en e-mailadress som pekar lokalt till den avdelning som följer upp exempelvis betällningar och fakturering. En tänkbar e-mailadress för kopior av fakturor skulle t.ex. kunna vara fakturor@företag.se, eller info@företag.se beroende på upplägget hos respektive företag.

Om fler kopior av en blankettyp ska skickas till olika mottagare, kan fler adresser anges avgränsade med semikolon (;).

Bilagans format vid e-mail

Bilagans format vid e-mail avgör vilken typ av fil själva blanketten ska ha när denna skickas tillsammans med e-mail som har skapats vid t.ex. direktutskrift eller Utskrifter Administration.

GIF innebär att bilagan skapas i formatet Graphics Document Format och att varje sida representeras av en grafisk bild som t.ex. öppnas i Windows Picture and Fax Viewer av mottagaren.

PDF innebär istället att ett dokument av typen Portable Document Format skapas av de ingående sidorna i blanketten. I detta fall öppnas bilagan med Acrobat Reader hos mottagaren.

Sätt blankett till 'utskriven' när e-blankett skickas

Sätt blankett till 'utskriven' när e-blankett skickas medför att blanketten betraktas som utskriven när e-mail eller EDI har gått ut. Normalt måste annars utskrift till skrivare göras för att blanketten ska betraktas som utskriven. Om man alltid skriver ut en papperskopia när ett e-mail eller EDI-faktura skickas behöver inte inställningen användas. Om man i e-blanketter har valt att inte föreslå utskrift till skrivare bör inställningen användas för att få önskat urval när alternativet Ej tidigare utskrivna väljs i Utskrifter Administration.