Avbokning AvbokningWinbas hjälp
Leverantörsfakturor som betalats via modemöverföring samt utrikesbetalningar, d.v.s. fakturor med betalningssätt Telebankgiro, Telepostgiro och Utrikes måste avbokas som betalda i denna rutin. Först har ett betalningsförslag skapats och fakturor har skickats till bank, Bankgirot och Postgirot för betalning allt eftersom de förfaller. Avbokning utförs förslagsvis när återredovisning kommer från bank och post med information om exakt betaldatum, valutakurs och betalt belopp i SEK.
Dialogrutan Avbokning
I Dialogrutan Avbokning väljer man om systemet automatiskt ska ta fram fakturor som förfaller t.o.m. ett visst datum med knappen <Utför avbokning> eller om man själv ska registrera fakturor för avbokning, knappen <Manuell avbokning>.
Utför avbokning innebär att systemet automatiskt tar fram alla inrikes betalningar som har förfallodatum t.o.m. det datum som anges i fältet Avbokning tom förfallodatum. Förslaget som Utför avbokning skapar, kan därefter manuellt redigeras på fakturanivå.
Manuell avbokning betyder istället att man från början själv manuellt registrerar fakturor i avbokning. I detta fal kommer avbokning att vara tom och inte innehålla ett förslag till avbokning.
Avbokning
Internnummer
Vid registrering i Avbokning återfinns de fakturor systemet tagit fram i skärmlistan vid Utför avbokning. Behöver man göra justeringar kan man klicka på önskad faktura i skärmlistan eller ange fakturans internnummer. Fakturor som har annan valuta än SEK måste man själv ange manuellt, detta för att inte avboka faktura utan att ha gjort nödvändig justering av valutakurs. Har man valt manuell avbokning anger man själv internnummer för varje faktura som ska avbokas.
Om en faktura som har valts som inte kan avbokas, ges ett meddelande om detta med fakturans status.
Listan över möjliga fakturor för avbokning
Listan pil-ner vid internnummer kan t.ex. användas när man inte har tillgång till uppgifterna i den ordinarie skärmlistan efter automatisk avbokning. Använd listan för att lättare kunna hitta en faktura t.ex. i samband med avbokning av utlandsbetalningar där återrapporteringen saknar information om internnummer.
Listan innehåller information om fakturan i följande kolumner; Internnummer, leverantörens fakturanr, leverantörens namn, valuta, fakturabelopp, betalt belopp och förfallodatum.
Betaldatum, Kurs och Kurs vid betalt belopp i SEK
Kontrollera fakturornas Betaldatum, Kurs och Kurs vid betalt belopp i SEK mot de faktiska uppgifterna som bank och post angivit. Gör justeringar om det behövs.
Kurs vid betalt belopp. Om man anger belopp i systemets valuta (SEK) i fältet Kurs vid betalt belopp i SEK kommer systemet att räkna ut kursen.
Bankavgift tillkommer
Om ett konto för Bankavgift betalning är angivet i inställningar för leverantörer, kommer fältet Bankavgift tillkommer att vara aktivt för registrering av en bankavgift som då läggs till fakturans betalda belopp. Denna avgift kommer då att konteras på det konto som är angivet i inställningar.
Ta bort faktura
Om någon faktura inte har betalats kan den tas bort från avbokningen antingen genom att ta bort betaldatum, blanka fältet Betaldatum och spara eller ta knappen <F9 Ta bort>.
Summa
Under skärmlistan visas status på antal fakturor för avbokning och Summa (SEK) som avbokas.
Avbokning utförs
När man tar knappen <F12 Stäng> kommer systemet att utföra avbokning på samtliga fakturor i rutinen. Fakturorna får status B, betald eller D, delbetald.
Bokföringsunderlag
När avbokning är utförd har också en kontering skapats där konto Ligger för betalning och konto för bankgiro och postgiro samt eventuell valutadifferens konteras. Kontonumren återfinns i Inställningar Allmänt och Inställningar Leverantörer. Betalas faktura i annan valuta än SEK kan kontonummer användas som gäller för aktuell valutakod, se i Valutatabellen.
Fakturajournal
Bokföringsunderlaget, Fakturajournal skrivs ut från Utskrifter Administration. Det urval beträffande datumintervall man kan göra gäller fakturornas betaldatum. Alternativen Betalningar och Ej tidigare utskrivna markeras. Alternativen Bokföring via integration och Endast sammandrag är valfria.
