Inställningar Leverantörer - Huvudinställningar

Winbas hjälp

Översikt - Inställningar Leverantörer

Fakturaregistrering

Internnummer

Vid registrering av leverantörsfakturor får varje faktura ett internnummer. Fältet Internnummer anger inställningen för vad nästa Internnummer kommer att sättas till i samband registrering av leverantörsfaktura.

Fakturadatum inom intervallet

Det är tillfördel att ange ett intervall för Fakturadatum inom intervallet vilket kan förhindra att faktura registreras på t.ex. fel år vilket i sin tur leder till en felaktig reskontra. Om ett intervall har angivits och fakturadatum ligger utanför det angivna intervallet ges ett meddelande om detta och registrering kan då inte fortsätta med detta datum.

Föreslå föregående leverantör med Enter

Alternativet kan vara tillfördel att aktivera om man avser att registrera många fakturor från samma leverantör vid ett och samma tillfälle.

Visa enbart obetalda fakturor vid registrering

Vid registrering av leverantörsfakturor visas alla tidigare fakturor i skärmlistan för den leverantör som väljs. Om ett större antal fakturor finns från varje leverantör, kan inställningen användas för att bara visa öppna, ej betalda fakturor från leverantören.

Katalog för lagrade leverantörsfakturor

Genom att ange en Katalog för lagrade leverantörsfakturor ges möjlighet att lagra inkomna leverantörsfakturor för att sedan kunna följa upp och öppna dessa på skärmen i rutiner som hanterar leverantörsfakturor. Lagringen kan ske genom att t.ex. använda en scanner för att sedan spara i valfritt format. För information om inställning och hantering se avsnittet:

För information om scanning av leverantörsfakturor se avsnittet:

Allmänna inställningar

Filnamn för Telebankgiro och Telepostgiro

När leverantörsbetalningar görs via telebank och telepostgiro skapas en fil. Ange Filnamn Telebankgiro och Filnamn Telepostgiro. Filnamnet anges sedan i respektive modemprogram eller överföringsprogram via internet t.ex. GiroLink eller Netmaker.

Om enbart filnamn finns angivet i inställningen skapas filen i Winbas servermapp på den serverenhet som innehåller de delade datafilerna. Om även fullständig sökväg till filen finns angiven skapas filen i den angivna mappen lokalt eller på en serverenhet. Om flera företag används kan olika mappar användas för respektive företag.

För transaktioner för telebankgiro via internet används programmet Netmaker BG. För mer information om Netmaker BG, gå till www.formpipe.se/netmaker.

Bankens betalningskod

Betalas fakturor till utländska leverantörer via telebankgiro finns det en bankkostnad som antingen avsändaren betalar eller mottagaren betalar. P.g.a. att olika banker har olika betalningskoder kan betalningskod sättas beroende på vilken bank man har.

Alternativen avsändaren och mottagaren betalar i kombination med vilken bank som avses anges med en betalningskod i intervallet 0 till 9 som representerar motsvarande inställning.

 

 

Vid knappen pil-ner visas en lista över de fem svenska storbankernas betalningskoder.

Postgirokundnummer

Postgirokundnummer måste finnas vid användning av telepostgiro och registreras här.

Bokföringsunderlag

Nummer för nästa Bokföringsunderlag vid utskrift av Fakturajournal för leverantörer visas och ändras här. Nummerserien ändrar man eventuellt vid nytt år. Använd inte gärna samma nummerserie som för bokföringsunderlag avseende kunder.

Attestkonto eller Grupp-attest

Använd attestkonto / Attestkonto

Aktiveras alternativet Använd attestkonto kommer det angivna kontonumret för Attestkonto att konteras vid fakturaregistrering om fakturan är markerad för attest. Varje faktura attesteras då var och en för sig. Om inställningen Använd attestkonto inte används, kommer istället funktionen grupp-attest aktiveras i samband med Faktura-attest.

Bokför på datum anger vilket bokföringsdatum konteringar på attestkontot kommer att få.

Fakturadatum innebär att bokföringsdatum sätts till fakturans fakturadatum.

Systemdatum sätter bokföringsdatum till gällande systemdatum.

Använd Grupp-attest

Använd Grupp-attest innebär att attestkonto inte kommer att användas, utan attestering sker istället som Grupp-attest, d.v.s. att leverantörsfakturor visas i skärmlistan med kryssruta till vänster och attesteras genom att kryssas rad för rad. Fördelen är att denna typ av attestering går fortare, eftersom varje faktura inte behöver hanteras för sig.

Om alternativet grupp-attest används och faktura ska attesteras ger det möjlighet att kontera på valfritt kostnadskonto vid fakturaregistrering och sedan eventuellt ändra kostnadskontot i samband med Faktura-attest.

Övriga konton

Var noga med att de konton som anges finns upplagda i bokföringens kontoplan. Winbas använder dessa konton för kontering av fakturor vid fakturaregistrering och betalning.

Använd ligger för betalning / Ligger för betalning

Inställningen Använd ligger för betalning styr om kontot Ligger för betalning ska användas vid kontering av betalningsförslag. Om inte denna inställning är aktiverad, kommer kontering inte att skapas i samband med betalningsförslag. Kontot för leverantörsskuld kommer då istället att konteras vid avbokning av fakturan.

Kontot Ligger för betalning konteras på fakturor som har betalningssätt telepostgiro, telebankgiro eller utrikes. Först görs en kontering när Betalningsförslag skapas. När man sedan i samband med Avbokning anger betaldatum och till vilken kurs faktura betalades, konteras konto Ligger för betalning och konto för likvida medel.

Exempel där Ligger för betalning används

Faktura betalas via telebankgiro, belopp att betala är 2 500 kr.

Betalningsförslag

Typ

Konto

Debet

Kredit

Status

Leverantörsskuld

F

2440

2 500

  

L

Ligger för betalning

L

2492

  

2 500

L
           

Avbokning

  

Konto

Debet

Kredit

Status

Ligger för betalning

L

2492

2 500

  

B

Bankkonto

B

1940

  

2 500

B

Exempel där Ligger för betalning inte används

Avbokning

  

Konto

Debet

Kredit

Status

Leverantörsskuld

F

2440

2 500

  

B

Bankkonto

B

1940

  

2 500

B

Förskott

Kontot Förskott används om förskott har betalats till leverantör. I leverantörsregistret på fliken <F3 Övrigt> finns fältet Förskott där man registrerar in beloppet som betalats som förskott. I rutin Betalningsförslag anges sedan betalningssätt Förskott och belopp att betala till leverantör räknas av från beloppet som finns i leverantörsregistret. I stället för kontering på konto för likvida medel konteras konto Förskott.

Avdrag vid betalning

Avdrag vid betalning konteras om man i rutin Betalningsförslag anger ett belopp i fältet Avdrag. Avdrag innebär man inte kommer att betala hela fakturan och beloppet Att betala ändras.

Bankavgift betalning

Bankavgift betalning är ett konto som används för att underlätta kontering av bankavgift vid avbokning av leverantörsfaktura. Om konto finns angivet i inställningar kommer kontering att genereras automatiskt för angiven avgift.

Ingående moms

Kontot Ingående moms konteras automatiskt om ett belopp registreras i fältet Momsbelopp i samband med Fakturaregistrering.

Det är även möjligt att ange ett Ingående momskonto på landskoder och då kommer istället detta konto att konteras i samband med kontering av leverantörsfaktura om leverantören har den aktuella landskoden.

Faktura-attest

Visa enbart inloggad användares fakturor vid attestering styr rättigheter till attestering av fakturor för de användare som är attestansvariga. Alternativet Enbart användarens innebär att bara de fakturor som har den signatur för attest som motsvarar den inloggade användarens signatur visas i samband med attestering. Ansvariga användare med WB-rättigheter kan dock välja att visa alla fakturor vid attestering.

Betalningsförslag

Inställningen avgör hur betalningsdatum för fakturor som ej går till avbokning ska hanteras, d.v.s. fakturor av typen Förskott, Kontant, Bankgiro eller Postgiro. Vid godkännande av betalningsförslag avbokas fakturor av denna typ direkt och betalningsdatum kan då sättas till antingen Förfallodatum eller Systemdatum.

Förfallodatum - betalningsdatum sätts till Förfallodatum.

Systemdatum - betalningsdatum sätts till Systemdatum.

Fiktiv moms varuinköp EU

Vid varuförvärv från annat EU-land ska utgående moms redovisas på skattedeklarationsblanketten. Om företag har avdragsrätt med motsvarande belopp behandlas det som ingående moms. Det gör att utgående moms och ingående moms på varuförvärv från EU-land tar ut varandra. I Winbas betecknas detta som fiktiv moms varuinköp EU.

En automatisk kontering av fiktiv moms för varuinköp från EU kan ske vid leverantörsfakturaregistrering. Det är landskoden på leverantören som styr eventuell kontering. I Landskoder görs markering på landskod om det är ett EU-land.

Ange Moms % (t.ex. 25%), Debetkonto (t.ex. konto 2615) och Kreditkonto (t.ex. konto 2645) i respektive fält. I Momsrappport i Bokföringen anges konto för utgående moms och ingående moms på varuförvärv från EU-land på avsedd rad. Vid utskrift av Momsrapport kommer saldo som finns på respektive konto att redovisas.

 

Exempel

Kontering av leverantörsfaktura med varuinköp från EU med automatisk kontering av fiktiv moms. Fakturabelopp, 1 000 kr. Fiktiv moms 25%.

Fakturaregistrering

Konto

Debet

Kredit

Leverantörsskuld

2440

  

1 000

Ing. moms EU

2645

250

  

Utg. moms EU

2615

  

250

Varuinköp

4010

1 000

  

Byggmoms (Omvänd moms)

Vid inköp av svenska leverantörer (med landskod SE) kan leverantören fr.o.m. 1:a juli 2007 vara satt till momskod B (Byggmoms). I detta fall betraktas inköpet som momsfritt vid registrering av leverantörsfakturan och en fiktiv kontering kommer att skapas motsvarande Fiktiv moms varuinköp EU beskriven ovan.

Byggmoms baseras på momskod 1 (25%) och leverantören kan så åsättas en momskod "B" för byggmoms. Detta genererar i sin tur en fiktiv momsberäkning som kan lyftas ut på momsdeklarationen. Om enbart delar av fakturan är byggmomsrelaterad bör denna kontering ske manuellt. Sätt därför inte momskoden Byggmoms på leverantören om inte allt som köps in är relaterat till densamma.

Använd även inköpskonton enbart relaterade till byggmoms. Dessa läggs in på raden "Inköp av tjänst", det blir då lättare att stämma av redovisad byggmoms mot inköp av detsamma.

 

Figuren visar rekommenderade förslag till konton vid användning av Byggmoms.