Registrering av verifikationer

Winbas hjälp

Kopiera eller vänd tidigare verifikation

Översikt

Verifikationer

Registrering av verifikationer avser manuell registrering av verifikationer. Verifikationer skapas även automatiskt via andra rutiner, t.ex. Fördelningar utföres, Import av SIE4 verifikationer eller när fakturajournal för kundreskontra och leverantörsreskontra skrivs ut med funktionen bokföring via integration.

Räkenskapsår

När verifikationer registreras gäller det först och främst att se till att det är rätt räkenskapsår som är inställt. Ska ett nytt räkenskapsår skapas görs det i rutinen Nytt räkenskapsår.

Verifikationshuvud

Period

Först anges eventuellt den period i vilken registrering ska ske. Perioden anges innan registreringen startar för att komma in i själva rutinen. Detta är en enkel kontroll för att minimera felaktigt registrerade datum är ett tillval enligt inställningen Registrera verifikationer inom en vald period i Inställningar Bokföring.

Serie

 

Tillgängliga verifikationsnummerserier bestäms av inställningar gjorda i Inställningar Bokföring - Serier. Den serie som används vid ordinarie registrering är normalt serie A och denna serie föreslås alltid. Andra serier, t.ex. serie D kan utnyttjas vid registrering i en period som egentligen är avslutad i den ordinarie serien. Vanligt är också att man reserverar t.ex. B t.o.m. E för fakturor och betalningar i respektive reskontra.

Verifikationsnummer

Nästa verifikationsnummer föreslås automatiskt enligt uppgift i Inställningar Bokföring. För att ta fram en tidigare ej uppdaterad verifikation kan nummer för verifikationen anges.

 

Genom att välja Pil-ner erhålls en lista över ej uppdaterade verifikationer inom den aktuella serien. För att visa ej uppdaterade verifikationer i en annan serie, väljs en annan serie först.

När en tidigare registrerad verifikation visas på skärmen är uppgifterna i verifikationshuvudet låsta för ändringar. Använd knappen F11 - Återställ för att återställa skärmbilden och välja en annan verifikation.

Datum

Systemet föreslår det datum som den sista registrerade verifikationen i aktuell serie är registrerad på. Man kan inte ange ett datum som ligger tidigare än sista verifikationen i serien har ej heller ett datum i annan månad än den man angav när Registrering av verifikationer öppnades.

Text

Texten i verifikationshuvudet kommer att utgöra rubriken på verifikationen i verifikationslistan. Den inskrivna texten i verifikationens huvud föreslås sedan till varje rad, där det sedan är möjligt att individuellt förändra och skriva in önskad radtext på respektive rad.

För att på nytt kunna använda tidigare registrerade verifikationstexter, välj pil-ner för att visa de senast använda texterna i den gällande serien. Texter från innevarande samt föregående räkenskapsår visas som förslag i listan.

Verifikationsrader

Radnummer

Radnummer räknas upp för varje ny rad. Vill man göra ändring på befintlig rad kan man klicka på raden i skärmlistan eller ange önskat radnummer.

Text

Den text man har skrivit in som verifikationstext föreslås på varje rad. Radtexten kan ändras vilket ibland kan vara bra då denna text kan väljas in i huvudboken och då kan bli ännu mer informativ.

Per.datum

Periodiseringsdatum föreslås baserat på datum angivet i verifikationens huvud. Detta datum kan sedan förändras om konteringen ska kostnadsföras på en annan period. För att periodiseringsdatum ska kunna förändras krävs inställningen Periodiserad bokföring i Inställningar för Bokföring.

Om periodiseringsdatum förändras ska datum ligga inom innevarande räkenskapsår eller i annat registrerat räkenskapsår framåt i tiden. Periodiseringsdatum kan alltså inte anges tidigare än innevarande räkenskapsår.

Knappen Periodisera

Knappen periodisera belägen jämte per.datum används för att periodisera ett angivet belopp. Genom att först registrera en transaktion på ett konto med det totala beloppet som ska periodiseras, används knappen därefter för att visa dialogen där t.o.m. datum eller antal perioder anges.

Konto

Ange önskat konto genom att skriva in kontonumret eller välj knappen pil-ner för att öppna sökregistret med kontoplanen. Använd därefter eventuellt piltangenterna för att välja konto.

Res.enhet

Resultatenhet anges om så är inställt på resultatkontot i kontoplanen. Med knappen pil-ner eller tangenterna Alt+Pil-ner öppnas registrerade resultatenheter.

Projekt

Om det angivna kontot är inställt för projekt kan ett befintligt projekt registreras på konteringen.

Finns det behov att lägga upp nytt konto, projekt, inventarie eller fördelning finns dessa rutiner tillgängliga på knappraden. Tänk på att det som angivits på respektive konto i kontoplanen är det som styr konteringsvarning och användning av resultatenhet o.s.v..

Debet och Kredit

När man kommer till sista raden som ska registreras på verifikationen behöver man inte ange beloppet utan systemet kan ta fram detta automatiskt. Tryck <Enter> två gånger så föreslås obeloppet i debet- eller kreditfältet. Kontrollera att beloppet stämmer enligt allegatet.

Har alternativet Använd Antal vid kontering i Inställningar Bokföring valts finns möjlighet att ange antal i fälten Debetantal och Kreditantal. Även antal kan skrivas ut vid utskrift av rapporter.

Knappen Kopiera eller vänd tidigare verifikation

Använd funktionen Kopiera för att kopiera en tidigare registrerad verifikation inom det aktuella räkenskapsåret. Genom även ange alternativet Vänd verifikation kan man även skapa en kopia av verifikationen, men med spegelvända konteringar.

 

Meddelanden och rapporter

Saldot är noll

När saldot är noll kommer fråga om man vill avsluta eller fortsätta med registrering av verifikationen. Väljer man <Avsluta registreringen> kan man påbörja nästa verifikation. Tar man <Fortsätt registrering> fortsätter man registrera på samma verifikation.

Uppdatering

När Registrering av Verifikationer stängs t.ex. med knappen F12 - Stäng, kan man välja mellan att uppdatera eller inte uppdatera registrerade verifikationer t.o.m. önskad bokföringsperiod. Detta förutsatt att inställningen Fråga om uppdatering är aktiverad i Inställningar bokföring. Om man väljer att inte uppdatera, kan detta istället ske vid ett senare tillfälle, t.ex. genom att välja rutinen Uppdatering av verifikationer i bokföringens huvudmeny.

Utskrifter

Väljer man att inte uppdatera verifikationer går det att justera dem senare. Ej uppdaterade verifikationer skrivs ut på Verifikationslista och Huvudbok men påverkar inte Balansrapporter och Resultatrapporter vilket ger möjlighet att stämma av huvudbok först och sedan uppdatera verifikationerna.

Observera att utskrifter som Momsrapport och rutinen Automatkonteringar utföres endast inkluderar verifikationer som har uppdaterats.