Version 2006-05-05

Winbas hjälp

Tidigare Nyheter

Nedan följer nyheter i Winbas avseende respektive version i omvänd kronologisk ordning med start från version 2005-09-14.

Version 2006-03-31 / 2006-05-05

Version 2005-09-14

Version 2006-03-31 / 2006-05-05

Beskrivning av nyheter i version 2006-03-31 och 2006-05-05 där
version 2006-05-05 eller senare, ska användas vid implementation av kortbetalningar.
Version 2006-05-05 finns även för gratis nedladdning för en användare.

Kassa

Kassa är ny rutin i Winbas speciellt anpassad för mer renodlade kassafunktioner. Kassa kompletterar tidigare kassafunktioner i Order / faktura som bättre lämpar sig för normal orderregistrering med mindre inslag av kassahantering.

Kassa kan även användas som ett komplement till Order / faktura som en förenklad registrering av vanliga order, i synnerhet när man har behov av snabb registrering samt att arbeta med temporära order som lätt kan tas bort utan att t.ex. nästa ordernummer räknas upp.

Övriga avsnitt rörande Kassa:

Logga ut / växla användare

Logga ut < användare> är ett nytt alternativ under Arkivmenyn som innebär att man kan växla användare på samma dator utan att avsluta Winbas. När alternativet Logga ut väljs innebär detta att man försätter Winbas i låst läge med dialogen Inloggning i Winbas synlig på skärmen. Inget arbete kan då fortsätta i programmet tills ny inloggning har gjorts.

Utloggning av användare används i synnerhet i kassa, med gäller generellt och kan t.ex. användas i lager eller andra situationer.

Dölj inpris, kostnad och TG

Funktionen Dölj inpris, kostnad och TG väljs in i Winbas knapprad eller placeras på Winbas skrivbord. När funktionen väljs kommer alla uppgifter relaterade till inpriser och kostnader att döljas på skärmen. Knappen växlar mellan läge visa och dölj, vilket innebär att om knappen väljs igen, kommer inpriser och kostnader åter visas. Funktionen är en vidareutveckling på det tidigare begreppet "Användare är säljare" som används i t.ex. kassasituationer i de fall kunden är med och tittar på skärmen. Funktionen innebär alltså att man slipper att byta användare (till säljare) i dessa situationer.

Order / Faktura - Ordertyper

Följande har tillkommit i denna version med avseende rutinen Order / faktura och Ordertyper:

Söklista med alla ordertyper. Normalt visar söklistan i Order / faktura ett innehåll baserat på vald ordertyp och eventuellt vald kund.

Genom att ställa av krysset "Visa enbart ordertyp" i söklistan kan istället alla befintliga order, eller alla order på vald kund visas oavsett ordertyp.

Tillåt byte av ordertyp på befintlig order är ny inställning för order som aktiverar en knapp i Order / faktura när en befintlig order visas. Väljs denna knapp erbjuds möjlighet att byta ordertyp på den aktuella ordern.

Funktionen kan användas t.ex. när man avser att placera order i olika fack, som att flytta inkomna webborder efter behandling, eller problemorder till specifik ordertyp under uppsikt.

Valutaomräkning utpris SEK vid försäljning

Som ett alternativ till att lägga upp prislistor i olika valutor kan istället alla prislistor underhållas i systemvalutan (SEK) och sedan omräknas automatiskt vid försäljning i t.ex. Order / faktura. Använd i så fall inställningen Valutaomräkning utpris SEK vid försäljning och observera att alla prislistor då ska vara i SEK. Om man använder prislistor i olika valutor så skall man inte använda denna funktion.

Byte av prislista på befintliga rader vid försäljning

När kunden ändras på en tidigare registrerad order vid t.ex. byte av kund på order, eller kopiering av order från annan kund, kan kunderna ha olika prislistor med avseende på produktens prislistor, specialprislistor eller rabatter. Om den tidigare kunden och den nya kunden har olika prislistor eller valuta och detta påverkar orderns ingående priser, kommer en dialog att meddela om detta och föreslå förändring på de transaktioner som berörs.

Varning om borttagna produkter vid kopiering

När kopiering av en offert, order, tidigare kopierad order eller faktura sker i någon av rutinerna Offertregistrering, Order / Faktura eller Kassa, kan en situation uppstå att en produkt på en ingående rad är borttagen från produktregistret. Detta gäller första hand vid kopiering av en tidigare kopierad order eller faktura. Se mer om varningen om borttagna produkter i följande avsnitt:

Mina senaste order - lista vid pil höger

Liksom tidigare vid t.ex. val kund har man kunnat välja bland de senast använda i en lista (pil-höger vid nummer) och på detta sätt snabb kunnat ta fram t.ex. kunden i fråga. I denna version finns även denna möjlighet när det gäller mina senaste offerter, order, serviceorder eller beställningar. Fördelen vid registrering i t.ex. Order / faktura är att man har de senaste materialet tillgängligt, och slipper öppna söklistan där även eventuellt äldre av olika anledningar ej levererade ordrar också ligger. Ytterligare information om funktionen i allmänhet finns under:

Offertregistrering - Byt kund

Inställningen Tillåt byte av kund på befintlig order inbegriper nu även byte av kund på befintlig offert i samband med registrering av offerter. Detta innebär att om byte av kund tillåts på order, tillåts detta även på offert. I detta fall aktiveras en knapp i Offertregistrering när en befintlig offert visas. Väljs denna knapp erbjuds möjlighet att byta kund på den aktuella offerten.

Kommentar försäljning på kund / orderhuvud och blanketter

Ytterligare en kommentar avsedd för försäljningstext har tillkommit på Kund, vilken i sin tur föreslås vid t.ex. registrering av offert eller Order / faktura. Denna kommentar kan sedan väljas in på försäljningsblanketternas sidhuvud eller sidfot. I synnerhet berörs följande avsnitt i och med detta tillägg:

Produkter - Spärra rabatter

När en produkt är en så kallad "nettoprodukt", alltså en produkt med låg marginal kan det nya alternativet Spärra rabatter på produkten användas. När alternativet används på produkten kommer inte rabatter såsom rabatter i specialprislistor på gruppnivå eller generella rabatter på kunder att användas när pris och rabatt föreslås vid försäljning och registrering i t.ex. order / faktura.

Alternativet Spärra rabatter anges för produkten på produktbildens förstasida:

Kunder - Kampanjprislista / Lägsta pris

Traditionellt används specialprislistor (specialprislista 2) för kampanjer i en begränsad tidsperiod. Genom att istället använda det nya begreppet Kampanjpris på kunden, kan en tillfällig specialprislista användas på kunden under kampanj, utan att inkräkta på användandet av de ordinarie specialprislistorna 1 och 2 i de fall dessa är reserverade för andra ändamål. Kampanjpriser läggs upp på vanligt sätt som en specialprislista med produkter och kan administreras på kunderna via verktyget Specialprislistor - Kunder.

Skillnaden mellan kampanjpris och specialprislista 1 och 2 på kunden är att kampanjpris även hanteras som "Lägsta pris", d.v.s. är det normala priset för kunden ifråga lägre än den gällande kampanjen, kommer det normala priset att gälla.

Utskrifter Administration - Produktetiketter från specialprislista

Utskrift av produktetiketter kan nu även skrivas ut med produkter i en specialprislista som underlag. Funktionen kan användas för märkning efter en kampanjprislista, men även för utskrift av andra specialprislistor. Priset (från specialprislistan) skriv då i fältet Utpris1 i etikettens design.

Utskrifter Administration - Fakturajournal per terminal

I samband med att fakturajournal med fakturatyp 7 (Kontantnota) skrivs ut har man tidigare kunnat välja denna uppdelad per inloggad användare i Winbas. Som komplement till denna uppdelning kan nu även fakturajournal med kontantnotor istället delas upp per fysisk dator eller kassaterminal. Denna inställning används då själva platsen (snarare än användaren) där kontantköpet har skett är föremål för avstämning av t.ex. dagrapport. Uppdelningen gäller då alla kontantnotor och bestäms då i förhand i inställningar för order - avsnittet kassa.

Blanketter - Sidfot kan skrivas direkt efter sista raden

Bland alternativen i dispositionen för blanketter som order eller faktura har inställningen Huvud och fot skrivs en gång - fot direkt efter sista raden tillkommit. När denna inställning aktiveras för en blankett kommer bara sidhuvudet på första sidan och sidfoten på sista sidan att skrivas ut. Sidfoten skrivs dessutom direkt efter sista raden, t.ex. längre upp på sidan vid ett mindre antal rader. Denna egenskap är därför speciellt lämplig att användas i samband med kvittoskrivare, där kvittot då kan ha en variabel längd beroende på antal rader.

Inställningar blanketter - Adressuppgifter från order eller kund

Normalt hämtas alltid uppdaterade adressuppgifter från kunden när t.ex. en försäljningsblankett skrivs ut. Om kunder ofta byter namn och adress och man av olika anledningar vill skriva ut tidigare dokument till då gällande adresser kan detta väljas i inställningar för blanketter.

Inställningen Behåll namn och adress registrerat i order / beställning på blankett innebär att det namn och den adress som kunden hade vid ordertillfället även skrivs ut på t.ex. fakturan vid ett senare tillfälle.

EDI-blanketter - Ändra status för skickad

Menyn Skifta utskriftsläge eller ändra utskriftsstatus ger nu även möjlighet att i de fall EDI-blanketter används för t.ex. orderbekräftelse eller beställning, ändra status för om EDI-blankett tidigare har skickats eller inte.

Samma meny som tidigare har givit möjlighet att ändra utskriftsläge samt ändra status för tidigare utskrivna blanketter, ger nu även möjlighet att ändra status för EDI är skickad.

Beställningsunderlag

Följande har tillkommit i denna version med avseende på rutinerna kring Beställningsunderlag:

Hantering per användare. Fr.o.m. denna version kommer hanteringen av beställningsunderlag vara uppdelad på användaridentitet. Detta innebär att varje användare enbart arbetar med sin egen delmängd av transaktioner i beställningsunderlaget. Detta gäller alla typer av transaktioner, t.ex. beställningsunderlag skapade från Order / faktura såsom transaktioner skapade via beställningsförslag eller importfunktioner.

Möjlighet finns även att visa andra användares transaktioner, t.ex. i de fall någon annan än de som skapar transaktionerna administrerar själva skapandet av beställningar.

Summa per leverantör visas nu alltid i statusraden när man väljer en transaktion oavsett om beställningsunderlag öppnas från t.ex. order / faktura eller separat. Tidigare visades beställningssumman enbart när beställningsunderlaget öppnades separat från exempelvis administrationens huvudmeny, efter att t.ex. beställningsunderlag skapats vid utskrift av ett beställningsförslag. Summan baseras då på leverantör i den aktuella ordern, på den aktuella användaren eller totalt, beroende på vilka transaktioner som visas i skärmlistan.

Direktleverans på flera rader. Tidigare har man kunnat ange en leverantör på flera rader genom att markera flera rader och därefter ange leverantör som då sparas på alla markerade rader. Om man nu dessutom anger begreppet Direktleverans efter att flera rader har markerats, kommer direktleverans att sättas till ja eller nej på alla markerade rader.

Lagerplats kan registreras eller förändras direkt i beställningsunderlag i de fall då lagerplatser används. Detta innebär att när lagerplatser är angivna i t.ex. Order / faktura kan justering ske direkt innan dessa går till beställning. Lagerplats från produkten alternativt standard lagerplats kommer att användas när transaktionerna skapas från beställningsförslag eller genom importfunktioner.

Disponibelt antal visas i Beställningsunderlag, liksom möjlighet att visa tillhörande Informationslista, med möjlighet att öppna / visa en tidigare beställning eller order på produkten. Detsamma gäller även när man öppnar informationslistorna för orderantal eller beställt antal. När produkten visas, klicka på respektive antal för att visa informationslistan.

Nya kolumner i skärmlistan. Ytterligare tre kolumner har tillkommit som val vid anpassning av skärmlistan i själva fönstret med transaktioner i Beställningsunderlag.

Dela upp beställningar per ordernummer är ett nytt alternativ som återfinns i dialogen Skapa beställningar som väljs när materialet är färdigbearbetat och beställningar ska skapas av registrerade underlag. Alternativet Dela upp beställningar per ordernummer aktiveras när beställningsunderlaget innehåller transaktioner från order och används när man avser att skapa flera beställningar till samma leverantör med avseende på ordernummer.

Beställning skapas direkt är ett ny inställning i inställningar för order som innebär man kan gå förbi själva beställningsunderlaget och att beställningarna skapas direkt när knappen beställning trycks i t.ex. Order / faktura. Inställningen är ett komplement till det tidigare alternativet "Kan skapas och ändras", som innebär att beställningsunderlaget alltid öppnas.

Detta förutsätter då att man har bestämda leverantörer som alltid används och att dessa finns registrerade på produkten. Om ett undantag uppstår och man beställer en produkt utan registrerad leverantör, kommer betällningsunderlaget att öppnas enligt principen för alternativet "Kan skapas och ändras".

Använd produktens valuta är en ny inställning som kan användas när produkterna inte är aktiverade med inställningen Kostnad från produkt, vilket innebär att produktens kostnad (manuellt angiven eller föreslagen från t.ex. inpris) föreslås som pris vid skapande av beställningsunderlaget vid försäljning, och att valutan då annars sätts till systemvalutan (SEK).

Inställningen innebär att omräkning av ákostnad (inpris) sker till utländsk valuta sker när produkten (och leverantören) har utländsk valuta och beställningsunderlag skapas från t.ex. Order / faktura eller Kassa.

Leverantörer - Hemtagningstid

Hemtagningstid i dagar är ett nytt begrepp vid registrering av leverantör som kan användas i kombination med Beräknad leverans som sedan version 2005-09-14 kan väljas in på alla orderbaserade blanketter (se nedan). Genom att ange ett antal dagar kommer Beräknad leveranstid att justeras med ett visst antal dagar beroende på leverantör. Se följande avsnitt för ytterligare detaljer:

Inställningar Administration - Sökregister

Vid normal registrering av t.ex. konton och resultatenheter o.s.v. finns alltid ett sökregister tillgängligt för att lista t.ex. kontoplanen via knappen pil-ner. Denna typ av listor har tidigare saknats i dialogerna för vissa typer av inställningar under Inställningar Administration bl.a. eftersom dessa inställningar ofta är av engångskarraktär för administratör.

För att underlätta förändringar i dessa dialoger finns nu dessa skärmlistor med bakomliggande sökregister tillgängliga vid alla berörda inställningar.

Prisrapport - Alternativa produktnummer

Ytterligare kolumner kan väljas in i själva utskriften i Prisrapport. 10 nya kolumner för produkternas alternativa produktnummer, såsom EAN-koder är möjliga att välja in från och med denna version.

Utskrifter Bokföring - SIE-rapporter

Alternativet Enbart uppdaterade periodsaldon är tillgängligt i rapporten när direktbokföring används och innebär att periodsaldon och utgående balans för innevarande räkenskapsår och föregående räkenskapsår enbart baseras på uppdaterade verifikationer och bokförd reskontra, oavsett inställningar bokföring. Alternativet är då även en indikation om att perioden (året) bör vara avlutad när saldon överförs med SIE typ 2 och 4E.

Innehåll

Version 2005-09-14

Direktbokföring

Direktbokföring är ett nytt begrepp som innebär att periodsaldon visas i rapporter såsom balansrapport och resultatrapport även för verifikationer som inte har uppdaterats.

Inställningen Direktbokföring medför även att ej bokförd reskontra kan visas rapporterna i utskrifter bokföring, även om fakturajournaler ej är utskrivna. Detta förutsatt att inställningen Visa ej bokförd reskontra i kontosaldo används.

För ytterligare information se avsnittet:

Utskrifter Administration - Blanketter

Följande har tillkommit i denna version med avseende på blanketter i Utskrifter Administration:

Serienummer på strukturdetaljer kan nu skrivas ut när strukturer används och serienummer anges på detaljerna. Detta kräver att fältet Serienr är invalt i blanketterna följesedel, plocksedel, fraktsedel eller faktura.

Delsumma på samlingsfaktura kan väljas in på blanketten samlingsfaktura genom att ange inställningen Delsumma efter varje order på specificerad samlingsfaktura.

Leveransnamn på samlingsfaktura. Ytterligare en underrubrik har tillkommit för varje ingående order i samlingsfakturan: Leverans namn - Rubrik som representerar leveransadressens namn från varje order.

Disponibelt lagersaldo för lagerplats är ett komplement till tidigare Disponibelt lagersaldo (som visar summan av alla lagerplatser) som nu återfinns på rader för alla orderbaserade blanketter såsom order, följesedel, plocksedel samt fraktsedel. Fältet Disp.saldo.lagerpl visar då lagerplatsens lagersaldo minus tidigare utskrivna följesedlar på produkten och den aktuella lagerplatsen.

Beräknad leverans är ett nytt begrepp som även detta kan väljas in på alla orderbaserade blanketter. Beräknad leverans aktiveras när en order restnoteras (och är kodad att bli restorder) och levererat antal således underskrider det beställda antalet.
Beräknad leverans visar då i första leveranstid på beställningsrad där produkten ingår på samma ordernummer. Om beställningsraden inte har ett ordernummer (t.ex. inte skapats via beställningsunderlag), kommer istället tidigaste leveranstid på den aktuella produkten att skrivas ut, oavsett ordernummer.

Design av blanketter - Bilder

I denna version är hantering av bilder på blanketter förenklad genom att man inte behöver gå via dialogen Fält för att välja in bilder. Dessutom återfinns utökad funktionalitet beträffande bildstorlek och upplösning:

Ny bild i blanketthuvudet kan väljas in direkt genom att högerklicka på arbetsytan i blankettdesignen, detta som ett alternativ till att gå omvägen via dialogen Fält - bilder.

 

Borttagning av bild och t.ex. ändring till annan fysisk bild, samt egenskaper för bildfilen nås direkt från designen genom att högerklicka på bilden. Detta kan fortfarande även göras i dialogen Fält - bilder som tidigare.

 

Bildstorlek är en ny funktion som nås genom att högerklicka på bilden i designen. Via dialogen Bildstorlek kan man bestämma upplösningen och därmed även storleken på bilden. Bilder skrivs normalt med en upplösning om 96 punkter per tum (dpi).

Genom att t.ex. öka upplösningen, minskas storleken med motsvarande förhållande. Om man exempelvis har ställt in en upplösning i bildhanteringsprogrammet för vissa typer av bilder, kan motsvarande upplösning anges för utskriften i Winbas.

Dialogen kan även användas om man av annan anledning vill ändra formatet på bilden i blanketten med bibehållen skärpa.

Prisrapport

Möjlighet att välja in produktens försäljningstext även som kolumn i själva utskriften, då denna används som t.ex. ett andra benämningsbegrepp mot kunden.

Innehåll

Nyheter version 2005-05-24

  Gå till www.winbas.com