Inställningar Order - Förslag

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Order

Under fliken <Förslag> finns många användbara inställningar som gör att registreringen i Offertregistrering, Order / faktura och Serviceorder går snabbare. Alternativen föreslår ett värde som därefter kan förändras vid registreringstillfället.

Frisläpp orderrader för fakturering

Normalt är funktionen för att frisläppa orderrader för fakturering avstängd. Det betyder att Frisläpp inte kommer att visas vid registrering av transaktioner i Order / faktura. Detta för att man av misstag inte ska kunna avmarkera alternativet och registrera rad som inte räknas med i orderns totala nettobelopp och ej heller faktureras.

Använd Frisläpp. De verksamheter som avser att använda begreppet Frisläpp får alltså koppla på funktionen Använd Frisläpp. Om det finns ej frisläppta orderrader kan inte alternativet Använd Frisläpp kopplas bort.

Föreslå Frisläpp. Alternativet Frisläpp finns på varje orderrad vid inställningen Använd Frisläpp. Normalt är Frisläpp markerat och då behandlas orderrad som vanligt genom att Frisläpp föreslås på varje rad. Är Frisläpp inte markerad är orderrad ej heller frisläppt för fakturering och kommer att ligga kvar som restorder.
Orderraden skrivs ej ut på följesedel, fraktsedel och plocksedel dock skrivs ej frisläppt rad ut på orderbekräftelsen. Dessutom är orderraden ej medräknad i orderns totala nettobelopp beroende på inställning.

Förslaget av Frisläpp ska inte avmarkeras under normala omständigheter då det medför att ordersumman blir noll om man inte aktivt sätter Frisläpp på varje rad vid registrering.

Om administratörenkopplar bort förslaget Föreslå Frisläpp, kommer en varning om detta förhållande och dess påverkan att visas.

Orderblankett

Summor för t.ex. vikt, netto, avgifter, momspliktigt belopp och momsbelopp baseras i normalfallet på orderns levererade antal på frisläppta rader i försäljningsblanketternas sidfot. Istället för att välja in t.ex. fälten Ordernetto eller Ordervikt som baseras på beställt antal kan inställningen Totalsummor i orderblankett baseras på Beställt antal användas.

Resultatenhet hämtas från

I bokföringen ser man resultat för intäkt och kostnadskonton men det finns även möjlighet att följa resultatenheter (kostnadsställe). En resultatenhet kan t.ex. vara en avdelning inom ett företag. I Winbas finns möjlighet att registrera resultatenhet på Användare, Kunder och/eller Produktgrupp. Här markeras var resultatenhet ska hämtas från eller inte alls. Resultatenhet måste finnas upplagd i bokföringen.

Användaren. Resultatenheten föreslås på orderhuvudet från den inloggade användaren.

Vår referens. Som ett komplement till att hämta resultatenhet från den inloggade användaren kan resultatenhet även hämtas från Vår referens.

Detta innebär i normalfallet att de båda inställningarna gör samma sak initialt om Vår referens föreslås från den inloggade användaren. Om referensen därefter ändras till en annan användare, kommer istället den användarens resultatenhet att användas på ordern.

Kunden. Resultatenheten föreslås på orderhuvudet från den angivna kunden.

Resultatenheten kan därefter förändras på orderhuvudet och resultatenheten kommer sedan att föreslås på transaktionerna som registreras. Om resultatenheten förändras på orderhuvudet i efterhand ges en fråga om även befintliga transaktioner ska förändras.

Produktgruppen innebär att resultatenheten på transaktionerna inte föreslås från huvudet utan istället föreslås från produktens produktgrupp vid varje ny orderrad.

Inte alls. Alternativet innebär att ingen resultatenhet kommer att föreslås från början.

Projekt hämtas från

I Winbas finns också en projektredovisning som är ytterligare ett sätt att följa intäkter och kostnader. Projekt kan kopplas till kund eller produktgrupp. Välj varifrån projekt ska hämtas eller inte alls. Vid registrering av order / faktura kan resultatenhet och projekt ändras för varje faktura vid behov.

Kunden. Projektet föreslås på orderhuvudet från den angivna kunden och kan därefter förändras på orderhuvudet och kommer sedan att föreslås på transaktionerna som registreras.

Produktgruppen innebär att projektet på transaktionerna inte föreslås från orderhuvudet utan istället föreslås från produktens produktgrupp.

Inte alls. Alternativet innebär att inget projekt kommer att föreslås.

Kommentar skrivs ut på

Markeras att kommentar skrivs ut på de olika blanketterna är detta val förmarkerat på varje offertrad och orderrad. Kommentar kan finnas registrerad på produkt i Produkter eller så kan en kompletterande kommentarstext registreras på varje transaktionsrad. För att kommentar ska kunna skrivas ut på blankett måste fältet kommentar finnas med på designen av respektive blankett.

Administratören kan även bestämma vilka blanketter som ska vara möjliga att påverka i förhållande till grundinställningen för kommentaren via alternativen under Kan förändras i Order / faktura.

Vår referens föreslås

Winbas kan hämta referensnamn från inloggad användare eller från den säljare som är registrerad på kunden, eller inte föreslå något referensnamn alls. Standardalternativet är att referensen föreslås från den inloggade användaren, möjlighet finns även att ställa in så att användaren alltid anger referens vid en ny order.

Inte alls innebär att ingen referens kommer att föreslås som vår referens. Vår referens får istället anges vid varje registreringstillfälle.

Från användare innebär att den inloggade användarens namn föreslås till vår referens.

Från säljare medför att den angivna kundens registrerade säljare föreslås som vår referens. Om säljaren på ordern därefter förändras till annan än den på kunden, kommer även vår referens att förändras till denna säljares namn.

Anges från dialog används i de fall användarna inte loggar ut från Winbas, och istället använder samma inloggade användare. Användaren får då istället ange sin signatur eller namn i samband med att ordern skapas. Om inställningen är aktiverad måste alltid en registrerad referens användas.

Säljare föreslås

Säljare föreslås är enbart tillgänglig i de fall som Vår referens föreslås är angiven till Användare, och innebär då att säljaren på ordern sätts till vår referens.

Från kund är standardalternativet och innebär att den säljare som är registrerad på kunden alltid föreslås på order till kunden.

Från vår referens innebär säljaren först föreslås till den inloggade användaren, som också är vår referens. Om vår referens därefter förändras till en annan användare, kommer istället dennes signatur att föreslås som säljare.

Lås säljare och vår referens

I de fall säljare alltid använder sin personliga inloggning och Vår referens och Säljare föreslås baserat på inloggning, finns möjlighet för administratören att låsa ordern till den inloggade användaren. Detta innebär att den inloggade användaren alltid kommer att stå som Vår referens respektive Säljare på kundorder eller kassaorder, och möjligheten att ändra referensen på ordern är låst.

Lås säljare aktiverar låsningen av säljare i t.ex. Order / faktura. Säljaren på ordern kommer då alltid att vara den inloggade användaren. Inställningen kan användas både när Säljare föreslås från kund, eller när Säljare föreslås från vår referens.

Lås vår referens låser referensen i t.ex. Order / faktura eller Kassa. Båda dessa inställningar kan bara användas tillsammans med Vår referens föreslås från användare.

Följande alternativ kan användas för att bestämma vilken typ av användare som ska beröras av låsningen:

Lås för alla användare innebär att uppgifterna är låsta för alla användare. Enbart den föreslagna användaren baserat på inloggning kan användas.

Lås ej WB-rättigheter betyder att enbart de användare som är administratörer med WB-rättigheter kommer att kunna göra ändringar. För övriga kommer uppgifterna att vara låsta.

Användare som är säljare kommer att låsa Vår referens / Säljare enbart för de användare som har alternativet Säljare i butik aktiverat i Användare och rättigheter.

Er referens föreslås

I Kunder registreras kundernas olika referenser. Den referens som är huvudreferens kan sedan användas som Er referens. Det går i efterhand att ändra referensnamnet till en annan referens, kanske tidigare registrerad i Referenser på kund.

Inte alls innebär att ingen referens kommer att föreslås som er referens. Er referens får istället anges vid registreringstillfället.

Från kund kommer att föreslå kundens huvudreferens som er referens.

Beställning

Alternativen innebär att ett beställningsunderlag kan skapas utifrån en orderrad eller för en hel order och av beställningsunderlaget skapas sedan beställning till leverantör. Väljer man alternativet Kan skapas och ändras öppnas rutinen Beställningsunderlag direkt när knappen <F5 - Beställning> väljs från Order / faktura eller transaktioner.

Kan inte skapas

Beställningsunderlag kan inte skapas vid försäljning i t.ex. Order / faktura eller Kassa.

Kan skapas

Beställningsunderlag kan skapas, men öppnas inte för vidare bearbetning. I detta läge kanske man istället bearbetar hela underlaget exempelvis vid dagens slut.

Kan skapas och ändras

Beställningsunderlag skapas och dialogen öppnas för vidare bearbetning.

Beställning skapas direkt

Beställningarna skapas direkt när knappen beställning trycks i t.ex. Order / faktura utan att själva beställningsunderlaget först öppnas. Detta förutsätter att man har bestämda leverantörer som alltid används och att dessa finns registrerade på produkten.

Ytterligare information om att skapa beställning från Order / faktura:

Summera rader per produkt

Standardinställningen för detta alternativ är Ja, vilket innebär att rader med samma produkt slås ihop på beställningsunderlaget. Om alternativet används kommer belopp, antal, vikt m.m. att adderas på raden om flera orderrader innehåller samma produkt eller om ingående strukturer innehåller samma produkt.

Använd alltid produktens inpris

Ofta används orderradens kostnad när beställningsunderlag skapas från en kundorder. Kostnaden är då normalt produktens inpris eller manuellt förändrad vid registrering. Om produkten är märkt med alternativet Kostnad från produkt, används istället produktens inpris.

Inställningen kan användas för att alltid använda produktens inpris oavsett Kostnad från produkt. Tillsammans med priset hämtas då också prisets valuta och eventuell rabatt.
Använd inställningen när inpriset alltid ska föreslås, oavsett manuella registreringar på kundordern, och där kostnaden kan innehålla andra komponenter såsom Inpåslag som då inte ska avspeglas i priset på produkten i beställningsunderlaget.

Använd produktens valuta

Inställningen kan användas om produkterna inte är aktiverade med inställningen Kostnad från produkt, och produktens inpris inte alltid används. Detta innebär att produktens kostnad (manuellt angiven eller föreslagen från t.ex. inpris) föreslås som pris vid skapande av beställningsunderlaget vid försäljning, och att valutan då annars sätts till systemvalutan (SEK).

Inställningen innebär att omräkning av ákostnad (inpris) sker till utländsk valuta sker när produkten (och leverantören) har utländsk valuta och beställningsunderlag skapas från t.ex. Order / faktura eller Kassa.

Behåll registrerad benämning och kommentar

Om inställningen inte används kommer produktens benämning registrerad i produktregistret att användas som benämning och beställningstexten används som kommentar i beställningsunderlaget. Om beställning sker till utländsk leverantör med annan språkkod kommer istället den utländska benämningen, kommentaren och enheten att användas om produkten har en sådan registrerad.

Om inställningen Behåll registrerad benämning och kommentar används, kommer den benämning som är angiven på orderraden även att användas på raden i beställningsunderlaget. Även kommentaren som finns på orderraden skrivs som kommentar.

Kommentaren på orderraden är från början föreslagen från produktens försäljningstext, varför inställningen bäst lämpas för de som använder samma text, eller alltid ändrar benämning eller kommentar i samband med registrering av order. Vid denna inställning aktiveras inte förfarandet med utländska benämningar, varför inställningen även lämpar sig bäst vid handel där samma språk förekommer hos leverantören.

Enbart lagerartiklar i strukturer

I normalfallet inkluderas inte produkter som inte är lagerartiklar såsom strukturens huvudprodukt när beställningsunderlag skapas från en kundorder med strukturer.

Inställningen kan avmarkeras för att även skapa produkter som inte är lagerartiklar i beställningsunderlaget. Koppla bort inställningen i de fall strukturerna är ordnade på ett sådant sätt att huvudprodukter och detaljer som inte är märkta som lagerartikel också ska läggas till underlaget.

Föreslå

Här finns flera alternativ som kan föreslås vid registrering av en ny order.

Faktureras medför att alternativet Faktureras föreslås vid ny order. Alternativet Faktureras innebär att order med denna markering är klar för fakturering. Fakturering utförs när knappen F7 - Spara väljs t.ex. i Order / faktura eller när Samfakturering utförs.

Utskrift av innebär att de blanketter som markeras föreslås för direktutskrift på nya kundorder. Det är möjligt att föreslå utskrift av blanketterna faktura, order, följesedel, fraktsedel och plocksedel. Dessa förslag kan sedan avmarkeras i det enskilda fallet. Direktutskrift av blanketter utförs när knappen F7 - Spara i väljs t.ex. i Order / faktura.

Föreslå Frakt som % eller belopp

Fraktavgift på order kan föreslås automatiskt antingen som Procent av netto eller som ett Fast belopp. Standardinställningen är att ingen fraktavgift föreslås.

Procent av netto innebär att avgiften räknas ut individuellt på varje order baserat på orderns nettobelopp. Vid försäljning i annan valuta debiteras frakten i den aktuella valutan. Ange i detta fall den procentsats av nettobeloppet som fraktavgiften ska utgöra.

Fast belopp betyder att samma fraktavgift kommer att användas oavsett orderns nettobelopp. Vid försäljning i annan valuta räknas det fasta beloppet om från systemvalutan (SEK) till den utländska valutan. Ange det fasta beloppet i kronor som fraktavgiften ska utgöra.

Inte alls. Ingen fraktavgift kommer att föreslås automatiskt.

På belopp lägre än ger möjlighet att ange ett gränsbelopp för när fraktavgift ska debiteras. Gränsbeloppet gäller då oavsett om procent av nettobeloppet eller fast belopp i kronor används. Uppgiften kan användas om enbart fakturor som underskrider ett visst belopp ska debiteras med fraktavgift.

Inställningen innebär att den automatiska hanteringen enbart kommer att påföra frakt på kundorder på lägre belopp än det angivna.

Fraktavgift även vid restorder

Normalt utgår inte eventuell fraktavgift när en order tidigare har fakturerats och blivit föremål för restorder. Genom att använda inställningen Föreslå Frakt även vid restorder kan administratören bestämma att även restorder ska beläggas med fraktavgift.

Frakt i annan valuta

Via knappen Valutor öppnas inställningar för fraktavgift i utländsk valuta om frakt som fast belopp tillämpas. Detta ger möjlighet att styra fraktavgiften per valuta, både vad gäller gränsbelopp och själva avgiften.

Om en valuta inte finns registrerad sker istället en valutaomräkning från SEK av fraktavgiften.

Se även: