Winbas hjälp
Nedan följer nyheter i Winbas avseende respektive version i omvänd kronologisk ordning med start från version 2007-01-01.
Momsrapport
|
Med anledning av den nya momsrapporten för 2007 som börjar användas för redovisning av moms efter den 12:e februari har följande förändringar gjorts:
Momsrapporten kan nu även förhandsgranskas på bildskärm. Använd förhandsgranskning på bildskärm i de lägen momsrapporten inte ska uppdateras och konteras automatiskt, eftersom utskriften ska föras över till skattedeklarationen. |
|
Nytt företag i och med denna version kommer att innehålla uppdaterad kontoplan enligt BAS 2007, samt nya konton i momsrapporten, t.ex. vid försäljning av tjänster i annat EG-land.
Inställningar
Leverantörer
Följande har tillkommit i inställningar för leverantörer, bl.a. med anledning av den nya momsrapporten:
Fiktiv
moms varuinköp EU har utökats med momssatser och
kreditkonton för moms 1, 2, 3 - vid användning av flera
momssatser på motsvarande 25%, 12% och 6%.
|
|
Markeringen avser tillkomna inställningar i avsnittet Fiktiv moms varuinköp EU i denna version |
|
|
|
Momskod kan
anges som förslag vid ny leverantör och kommer
då automatiskt att användas vid registrering av nya
leverantörer. Standardvärdet vid nya leverantörer
är normalt 1, vilket innebär 25 % moms.
Leverantörer
- Momskod
|
|
|
Registrering av leverantörsfakturor kommer
utöver ordinarie konteringar vid handel med EU med avseende
på Fiktiv
moms varuinköp EU,
att använda momskoden för att föreslå
momsbeloppet på en faktura vid registrering efter att
fakturabelopp har angivits på
svenska leverantörer (landskod SE).
Momsbeloppet blåmarkeras och kan då förändras
i det enskilda fallet, annars trycks enter för att acceptera
förslaget. Oavsett om fiktiv moms används på
utländska leverantörer, kan det alltså vara till
fördel att ha momskod på leverantören och
registrerade momssatser i samband registrering av leverantörsfakturor.
Produkter
- Bilder och dokument
Upp till 20 refererande dokument. Tidigare har en bild eller dokument kunnat registreras på varje produkt i produktregistret. I och med denna version kan upp till 20 bilder, övriga dokument såsom PDF:er, eller andra typer referenser till webbsidor m.m. registreras på varje produkt. Till användningsområden hör t.ex. flera bilder till webshop, produktbeskrivningar på olika språk m.m.

Rubriker för typ av dokument. För att underlätta hanteringen för bilder och dokument relaterade till produkterna kan relevanta rubriker anges för varje typ av dokument. På detta sätt kan man lättare avgöra vilken typ av information man har kopplat till en angiven position, alltså upp till 20 st dokument på varje produkt.
Filter
för dokumenttyper. När en ny fil ska väljas in
på produkten föreslås normalt bildfiler,
genom att ange ett annat Filter,
kan t.ex. PDF eller andra
filtyper väljas som standardalternativ associerat till den
aktuella positionen. Detta innebär att när dialogen för
att öppna fil som ska kopplas till produkten väljs, kommer
den enbart att visa filer av typen som har angivits i Filter.
Information till utvecklare av applikationer mot Winbas:
Winbas Connect sköter eventuella överföringar av bilder till webshop, om andra applikationer används som ska stödja flera bilder, se följande avsnitt riktat till utvecklare för applikationer mot Winbas.
Kunder
- Referenser - E-lösenord
I många fall önskas ett personlig lösenord i handeln med kunden, i dessa fall kan lösenord anges på en eller flera av kundens referenser. När t.ex. referensen hos kunden slutar kan referensen (och lösenordet) sedan tas bort. Winbas Connect sköter kontakten med en eventuell webshop eller liknande som använder lösenorden och bestämmer reglerna för hur själva kundens E-lösenord ska användas i kombination med E-lösenord på kundens olika referenser.
Kassa
Följande har tillkommit i denna version med avseende på Kassa:
Betalning av faktura
är en ny funktion som betyder att betalning kan göras i
kassan av en befintlig faktura när kunden kommer in i butiken
med fakturan. Betalning kan då t.ex. göras med kontanta
pengar eller med kort. Se
följande avsnitt för ytterligare information:
Kontantuttag ur kassa
innebär att pengar tas ut ur kassa och bokföringsunderlag
för uttaget skapas. Kontantuttag kan göras genom att
välja knappen i knappraden eller motsvarande alternativ i menyn Funktioner,
alternativt med kortkommandot Alt+F5. Vid kontantuttag anges konto,
text och belopp för varje enskild post i uttaget. Funktionen kan
närmast beskrivas med en enklare form av kontering med avseende
på de uttag som görs.
Kassarapport
är en dagrapport som kan skrivas ut när som helst under
dagen vid t.ex. nytt skift i kassaterminalen, eller i slutet av dagen
för avstämning av kassan. Kassarapporten är ett utkast
till fakturajournalen,
men innehåller enbart händelser på den aktuella
kassan under en dag. Inga uppdateringar med avseende på Bokföringsunderlag
eller Bokföring
via integration
utförs heller i Kassarapport
som enbart är en bild över läget i kassan.
Kassarapport kan granskas på bildskärm och eventuellt därefter skrivas ut genom att välja knappen i knappraden eller motsvarande alternativ i menyn Funktioner, alternativt med kortkommandot F9.
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
Visa parkerade kassaorder för alla användare
|
Via inställningen Visa parkerade kassaorder för alla användare kan administratören bestämma om tidigare parkerade kassaorder ska kunna tas upp och bearbetas vidare av annan användare för tillfället inloggade i kassan. |
|
|
Om inställningen aktiveras kommer listan med parkerade kassaorder att innehålla alla parkerade kassaorder, oavsett vem som är inloggad användare i den aktuella kassaterminalen. Vidare kommer kolumnen Signatur att indikera vem som tidigare har skapat kassaordern. |
|
Beställning
/ Inleverans - Öppna kundorder
När en transaktionsrad aktiveras i Beställning eller Inleverans och denna har en bakomliggande kundorder (ordernr) finns nu möjlighet att direkt öppna, eller skriva ut order i Order / faktura eller Serviceorder. Detta förutsatt att ordern ligger i systemet och inte är slutfakturerad.
|
|
|
Samfakturering
Följande förbättringar har gjorts med avseende på dialogen Samfakturering:
Söklistor
kan användas för att välja intervall för
kundnummer och fakturakod.
Antal order för samfakturering visas
i dialogen i informativt syfte innan man trycker knappen Fakturera.
Vid eventuella förändringar i urval och villkor i
dialogen, uppdateras informationen om antalet order som kommer att samfaktureras.

|
|
|
Enbart samfaktureras
är en ny kryssruta som i normalfallet är aktiverad och som
innebär att enbart order märkta Samfaktureras
i Order
/ faktura
kommer att faktureras i körningen. Om detta alternativ väljs
bort, kommer krysset Samfaktureras
i Order
/ faktura
inte att ha någon betydelse, utan alla order med Samfakturering
kommer att faktureras. Detta innebär att om kunden har Samfakturering
aktiverad och inställningen är satt på ordern, kommer
denna att faktureras oavsett man har angivit krysset Samfaktureras
på
ordern i order
/ faktura - Huvud.
|
|
|
Gränsbelopp för faktura kommer
fr.o.m. denna version att sparas mellan varje körning, och det
senaste använda beloppet
kommer att föreslås nästa gång Samfakturering utföres.
F7 - Fakturera
kommer nu alltid att efterföljas av en dialog för att
bekräfta att samfakturering verkligen ska utföras. Dialogen
kommer då att visa det antal order som kommer att samfaktureras
beroende på urvalen i dialogen. Om alternativet Enbart
samfaktureras har
valts bort, kommer effekten av detta att indikeras i dialogen med
antal order som kommer att faktureras tillsammans med antal order
är märkta Samfaktureras,
samt skillnaden mellan dessa antal, d.v.s hur många order som
kommer att samfaktureras trots att dessa inte är klarmarkerade.
För ytterligare information se avsnittet:
Strukturer
- Beställningsmall
/ Försäljningsmall
Sedan begreppen Beställningsmall / Försäljningsmall introducerades i version 2007-01-01 har en inställning tillkommit för att styra vilka priser som ska användas när mallarna används.
Föreslå alla priser innebär att både
huvudproduktens och ingående detaljers priser kommer att
föreslås vid registrering av mallen. Denna inställning
kan användas när strukturmallar främst används
för t.ex. att lägga till en miljöavgift till den
ordinarie produkten och båda priserna alltså ska användas.
Pris enbart från huvudprodukt eller detaljer
betyder att det totala priset ska vara antingen
huvudproduktens pris, eller summan av de ingående
detaljernas pris:
Huvudproduktens
pris. Om huvudprodukten har ett pris kommer detta pris att
gälla för hela mallen och ingående detaljers pris
kommer att vara noll.
Detaljernas
pris. Om raden med huvudprodukten inte har ett pris (priset
är noll) kommer istället ingående detaljers pris att
användas på alla ingående rader i mallen.
Inställningen görs i avsnittet:
För ytterligare information om strukturmallar se avsnittet:
Utskrifter
Administration
Följande har tillkommit i denna version med avseende på rapporter och blanketter i Utskrifter Administration:
Beställningsförslag
- Leveranstid.
Vid utskrift av Beställningsförslag
och eventuellt skapande av Beställningsunderlag
kan T.o.m. leveranstid anges.
Genom att ange en leveranstid på t.ex. tre till fyra veckor
framåt, kan beställningsförslaget
begränsas med avseende på saldot på inneliggande
order längre fram i tiden, t.ex. halvår
framåt. Detsamma gäller då även redan gjorda
beställningar, som räknas av beställningsförslaget
upp till angiven leveranstid.
|
|
|
Winbas
och Windows Vista
Winbas är nu utprovat och godkänt för att köras med det senaste operativsystemet Windows Vista. Använd denna version av Winbas eller senare om Windows Vista ska användas tillsammans med Winbas.
Bl.a. har gränssnittet gåtts igenom så att alla
fönster visas korrekt.
Installationsprogram för server och klient har uppgraderats
liksom vissa registerinställningar.
Teman för utseenden motsvarande tidigare även Windows XP
används även i Winbas, t.ex. när det gäller
knappar, inmatningsfält och kryssrutor.
Liksom när Windows XP används, kan detta utseende även
kopplas bort om så önskas:
Notera. Beroende på konfiguration av säkerhet och User
Account Control i Windows Vista,
kan inte installationsprogram av olika typer i alla lägen
kommat åt delade serverenheter från klienten. Om så
är fallet, kör serverinstallation
på filservern och sedan klientinstallation
på respektive klient som vanligt.
Prisgrupper
Prisgrupper är nytt begrepp som kan användas som komplement till nuvarande produktgrupper i de fall man avser att använda produktgrupp mer som bokföringsgrupp och ha separat grupptillhörighet med avseende på produkternas prissättning i Specialprislistor.
Prisgrupper är ett separat register där prisgrupperna läggs upp. Prisgruppen sätts därefter på produkterna och används sedan på t.ex. specialprislistor vid prissättningen. För att underlätta en eventuell övergång till prisgrupp, kommer Winbas uppdateringprogram att kopiera befintliga produktgrupper till prisgrupper och även sätta dessa på produkterna som idag har produktgrupp registrerad. Detta innebär att man kan ändra inställningen till prisgrupp, och därefter jobba vidare med gruppbegreppen utan att påverka nuvarande prissättning.
Inställningar
produkter
Följande inställningar har tillkommit bl.a. med avseende på prisgrupper beskrivna ovan:
Använd prisgrupp. Genom att aktivera inställningen Använd
prisgrupp i inställningar för produkter kommer
prissättning att styras till prisgrupp, snarare än
standardinställningen produktgrupp.
Prisgrupp
på nya produkter. Som ett eventuellt förslag vid
registrering av nya produkter kan prisgrupp anges och registreras
då automatiskt.
Spärra rabatter på nya produkter. Om nya produkter
i huvudsak avser s.k. "nettoprodukter", alltså en
produkt med låg marginal kan alternativet Spärra
rabatter automatiskt användas vid registrering av nya produkter.
Kund-,
produkt- och leverantörsgrupper - Ingår i grupp
Liksom i prisgrupper som visas i figuren ovan finns nu möjlighet
att visa vilka t.ex. produkter som ingår i en produktgrupp
överallt där en grupp kan väljas. Om man t.ex.
registrerar en grupp på en produkt, kan man samtidigt välja
en förteckning över andra produkter som ingår i
denna grupp med hjälp av knapplistan
till vänster i skärmlistan. Se Produkgrupper
för ytterligare illustration:
Kunder
- Nya dialoger för fakturakund / fakturakod
Fakturakundnr. I de fall man avser att ha samma fakturakund
på alla order på kunden sätts fakturakundnr
automatiskt från den registrerad på kunden.
Vid ändring av fakturakund på befintlig kund i kundregistret erbjuds nu möjlighet att även förändra tidigare fakturakund på redan registrerade offerter, order eller serviceorder på den aktuella kunden.
Fakturakod. Vid ändring av fakturakod på en
befintlig kund kan nu även fakturakod på redan
registrerade offerter, order eller serviceorder förändras,
som t.ex. ska faktureras med den nya fakturakoden på kunden i fråga.
Specialprislistor
- Nya dialoger för rabatter
|
|
||
|
|
Addera till generell rabatt på kund. Vid ändring av
kryssrutan Föreslå
Addera till generell rabatt på kund på en
specialprislista med registrerade transaktioner, ges möjlighet
att även förändra Addera
till generell rabatt på kund på redan befintliga transaktioner.
Generell
prisändring - Valfria urval baserat på produktregistret
Normalt görs ett urval på standardvalen produkt, grupp och leverantör vid Generell prisändring. Istället för att ange ett intervall för leverantör registrerad på produkten tillsammans med de övriga standardvalen, kan man nu genom att klicka på rubriken Leverantör, förändra själva urvalsbegreppet till något annat än leverantör - t.ex. leverantörens artikelnummer.
Ytterligare egna urval baserat på själva produktregistret kan då göras på detta sätt, t.ex. ger detta möjlighet att ta fram ett visst intervall på själva priset i en prislista (1 till 9), eller prisgrupp i de fall dessa används.
Prisrapport
- Valfria urval baserat på produktregistret
Som ett komplement till standardvalen produktnummer och produktgrupp när funktionen Urval väljs i prisrapport kan produktgrupp ändras på motsvarande sätt till prisgrupp eller annat begrepp i produktregistret. För ytterligare beskrivning se avsnittet:
Produkter
- Volym
Volym
på produkter. Volym
är ett nytt begrepp som har tillkommit i Produkter
och kan användas på produkten när angivelser i t.ex.
kubik eller liter m.m är mer relevant än det befintliga
begreppet Vikt,
t.ex. vid fraktvolymer och liknande. Volym
och Vikt kan användas
tillsammans på produkten, eller enskilda produkter kan anges
med vikt och andra med volym o.s.v.
|
|
|
Volym
på blanketter. Följande har tillkommit på
blanketternas Rader
respektive Sidfot med
avseende på volym:
|
Fält |
Beskrivning |
Anmärkning |
|
Volym |
Transaktionens volym, produktens volym multiplicerat med det levererade antalet. |
|
|
Ordervolym |
Orderradens volym baserad på beställt antal snarare än levererat antal. |
Används enbart på orderbaserade blanketter. |
|
Fält |
Beskrivning |
Anmärkning |
|
Volym |
Den totala volymen på en offert, order, serviceorder, faktura eller beställning. |
|
|
Ordervolym |
Orderns totala volym baserad på beställt antal snarare än levererat antal. |
Används enbart på orderbaserade blanketter. |
Produkter
- Söklista på Lev.artikelnr
Tidigare har man varit hänvisad till att selektera,
eller sortera i den vanliga söklistan
för produkter för att få fram en produkt med
hänvisining till Leverantörens
artikelnr på huvuvudleverantören.
I och med denna version kan man via ta fram en söklista baserat
på leverantörens artikelnr genom att trycka pil-höger
vid Lev.artikelnr i Produkter.
Är
ingen leverantör vald, kommer alla produkter med ett
registrerat Lev.artikelnr
visas i söklistan.
Är
en leverantör tidigare vald, kommer enbart produkter med denna
leverantör att visas i söklistan.
Är ingen produkt tidigare vald, kommer produkten att väljas
in när man väljer det alternativa numret i söklistan.
Strukturer
- Kommentar
på detalj
Kommentar kan nu anges individuellt på strukturnivå i produktens struktur vid strukturhantering i Winbas. Denna kommentar kan då variera på samma detaljprodukt beroende på i vilken struktur produkten ingår. Kommentaren på strukturen kan t.ex. utgöra en jobbeskrivning för tillverkande företag, eller annan information som man t.ex. önskar ha ut på blankett.
Föreslagen kommentar från produktens struktur kommer därefter att kunna förändras på respektive strukturtransaktion vid Beställning, Offertregistrering, Serviceorder, Kassa eller Order / faktura.
När en struktur skrivs ut på blankett, kommer även kommentaren på strukturdetaljen att skrivas ut, förutsatt att fälten kommentar är valt i blankettens design.
Strukturer
- Beställningsmall
/ Försäljningsmall
|
Beställningsmall / Försäljningsmall är två nya begrepp som kan anges på strukturens detaljavräkning, och som innebär att när raden med en mall anges vid registrering, kommer istället för att en traditionell struktur skapas - hela mallen att föreslås på ordern. D.v.s har t.ex. försäljningsmall angivits på en struktur, kommer alla underliggande strukturrader istället att registreras som vanliga orderrader direkt i transaktioner i Order / faktura. |
|
Lagerjustering
- Import av textfil
Ny funktion för att läsa in lagerjustering eller lageromflyttning via textfil, skapad exempelvis i Excel - har tillkommit i Lagerjustering. Filen är antingen tabseparerad eller i excelformat och innehåller enbart produktnummer och förändrat antal när inte lagerplatser används. Om lagerplatser används anges lagerplats och eventuellt även Till lagerplats vid lageromflyttning.
|
För ytterligare information se avsnittet: |
|
Import
av textfiler - Excelformat och förhandsgranskning
Liksom i Lagerjustering beskriven ovan har även import av filer till Inventering, Specialprislistor och Beställningsunderlag utökats med följande funktionalitet:
|
|
|
Förhandsgranskning
av fil
kan göras i import-dialogen när en fil har valts
för inläsning. Detta för att lättare kunna
säkerställa att korrekt fil kommer att läsas in
när dialogen bekräftas med OK.
Kassa
- Anpassa kunduppgifter
|
I och med denna version finns möjlighet att anpassa nedre delen av kassafönstret där kunduppgifterna visas, alltså motsvarande orderhuvudet. Utöver standardfälten kundens nummer, namn, referens och kommentar, finns möjlighet att välja in fält såsom Vår referens vid kassahantering - eller Godsmärke, Er order, Leveransadress och ytterligare adressuppgifter i de fall Kassa används mer som snabborder. |
|
Utskrifter
Administration
Följande har tillkommit i denna version med avseende på rapporter och blanketter i Utskrifter Administration:
|
|
|
|
|
||
|
|
Produktutskrift.
Ett antal nya fält har tillkommit i rapporten Produktutskrift.
Utöver begreppen Prisgrupp
och Volym som tidigare har
nämts som nyheter i denna version i artiklarna ovan, kan t.ex.
kolumnerna som indikerar Textprodukt,
Inaktiv produkt eller Spärra
rabatter väljas in i rapporten.
Krav
/ kontoutdrag
- Ert VAT/Org.nr kan nu även väljas in i
designen på kravblanketten för utskrift av kundens VAT
eller organisationsnummer bl.a. för att underlätta vid inkassohantering.
Inneliggande
offert
- Urval på säljare. Vid
utskrift av rapporten Inneliggande
offert
kan utskriften nu begränsas genom att ange ett
intervall för
urval av en eller flera säljare med fr.o.m
- t.o.m Säljare.
Betalningsförslag
- Summa i valuta. Utskriften
av betalningsförslag summerar nu även beloppen i kolumnen Att
betala
som avser eventuell utländsk valuta vid utrikes betalning,
liksom tidigare summering av kolumnen Att
betala SEK.
Summeringen sker både per leverantör, per
betalningssätt och för hela betalningsförslaget om
kolumnen är invald i listan. Om
olika valutor används i betalningsförslaget,
betraktas summan som en s.k. hash total,
som är en summering av alla olika valutor och som utgör en
kontrollsiffra vid eventuell överföring och utskrift av listan.
Bokföring
via integration - Föreslår senaste val. Vid
utskrift av fakturajournaler och bokföringsunderlag kommer
alternativet Bokföring via integration
att föreslås baserat på senaste val per
användare för den aktuella utskriften.
Välj
blanketter / etiketter - Föreslår senaste val.
När blanketter skickas som e-mail
eller av andra skäl ska väljas enskilt vid utskriften,
kommer senaste alternativ att föreslås i kryssrutan Välj
blanketter för utskrift
för den aktuella blanketten. Detta gäller även alternativet
Välj etiketter för utskrift
som erbjuder möjlighet att exkludera etiketter i ett urval.
Design
av etiketter - Toppmarginal.
Det tidigare begreppet marginalfaktor
i design av etiketter som användes för ange
minskning i höjdled i förhållande till etikettarkets
greppkanter, har nu ersatts med måtten för Toppmarginal
respektive Bottenmarginal.
Detta gör det lättare att designa in fälten i
förhållande till eventuell greppkant i arkets topp och
då angiven toppmarginal.