Budgetering i administrationen

Winbas hjälp

Rättigheter

Grundregister och Ändra kund och Ändra produkt vid registrering

Budgetering är ett instrument som används för att budgetera framtida försäljning till vissa kunder och produkter. Innevarande kalenderår baserat på systemdatum eller Administrationens Statistikår angivet i Inställningar allmänt utgör grund för registrering i Budgetering beroende på inställning.

Kund och Produkt

Registrera budget med antal och belopp på kund och/eller produkt. Det är alltså möjligt att registrera en budget på kund eller produkt eller en kombination av kund och produkt. Registreras budget med kombinationen kund och produkt kommer budget på produkterna att summeras till angiven kund när rutinen stängs.

Typ av fördelning

Det finns tre typer av fördelning; Komplettering, Nyckelfördelning och Procentuell förändring. Nyckelfördelning används om man vill fördela ett belopp över flera perioder. För att använda nyckelfördelning måste man ha nycklar upplagda i F6 - Nycklar. Komplettering används för att förändra en befintlig budget eller för att registrera enstaka budget rader. Med Procentuell förändring ändras befintlig budget utifrån angivet procenttal.

Perioder

De perioder som finns att tillgå är de perioder som administrationens statistikår innefattar. Administrationens statistikår finns angivet i Inställningar Allmänt och baseras på kalenderår eller perioder angivna i Statistikperioder beroende på inställning

Översikt

Som ett komplement till den ordinarie listan med statistikårets perioder och den valda kunden / produkten, kan också en översikt över årets budget visas. Översikten ger en helhet över budgetens innehåll och består av årets alla budgeterade kunder och produkter. Alla ingående kunder och produkter visas med summerade periodsaldon.

Detaljerad vy. Genom att öppna en kund i översikten visas de produkter som är registrerade på kunden i budgeten och ligger till grund för kundens summerade periodsaldon.

I normalläget visar översikten periodernas belopp, om antal budgeteras kan vyn växlas till att innehålla antal.

Ändringar i översikt. Genom att klicka på en cell i en kolumn är det också möjligt att ändra eller lägga till ett budgeterat värde direkt från översikten.
När cellen är aktiverad anges beloppet och sparas som vanligt med F7 - Spara.

Import av budget

I dialogen anges en Excelfil eller textfil i kolumner separerade med tab, som innehåller underlag för budget. Filen ska innehålla fem kolumner för Period, Kundnummer, Produktnummer, Antal och Belopp.

Skapa budget från statistik

Som en engångshändelse för det nya året kan en grund för budget skapas genom att hämta data med statistik från tidigare år. Materialet kan sedan användas som en startpunkt för vidare förändringar vid registrering av budgeten. Beroende på statistikår, som normalt är kalenderår föreslås föregående år att ligga till grund för den budget som skapas.

Ta bort från budget

Efter en import eller när en budget har skapats automatiskt finns också möjlighet att också ta bort hela budgeten för året. Vid knappen F9 - Ta bort återfinns tre olika alternativ.

  1. Ta bort period tar bort registrerade antal och belopp på kunden och produkten den valda perioden.

  2. Ta bort alla perioder avser borttagning av alla registrerade värden kunden / produkten under året.

  3. Ta bort hela budgeten för året nollställer hela budgeten för året, t.ex. efter en import av budget som man av olika skäl önskar att backa.

Budgetnycklar

Först registreras nyckel med Nummer och Benämning i avsnittet Budgetnycklar. Ange därefter nyckel och välj knappen F6 - Fördelning.
Position kan likställas med period. Sträcker sig administrationens statistikår från januari till december, d.v.s. tolv perioder motsvarar position 1 januari, position 2 februari o.s.v..
Fördelningsfaktor är det procenttal av hela antalet/beloppet som ska fördelas på respektive position/period. Summa fördelningsfaktor bör därför bli 100. Om inget antal/belopp ska fördelas på en position/period ange 0 som fördelningsfaktor.

Exempel

Position (period) samt Fördelningsfaktor i procent

  1. 10

  2. 5

  3. 5

  4. 10

  5. 5

  6. 0

  1. 15

  2. 10

  3. 10

  4. 10

  5. 10

  6. 10

Summa fördelningsfaktor 100.

Rapporten Budgetering

Rapporten visar aktuell försäljning tillsammans med registrerad budget skapad i Budgetering. Rapporten kan liknas vid en resultatrapport där periodens resultat, eller ackumulerat resultat jämförs med budget för perioden.
Innevarande period föreslås vid utskrift av rapporten som också kan skrivs ut i olika utskriftsnivåer, där Kunder och produkter specificerar budgeterade produkter för respektive kund. Procentuella andelar av beloppen på produkterna visas i förhållande till summan av den totala försäljningen.