Beskrivning av nytt år med Winbas

Winbas hjälp

Detta avsnitt behandlar nytt år i redovisning respektive nytt år i administration med Winbas Affärssystem. Först och främst måste skillnaden mellan redovisning och administration betonas då dessa utgör två skilda system sammanbyggda under ett tak i affärssystemet. Detta innebär att man inte nödvändigtvis behöver byta år samtidigt i redovisningen och administrationen. Man kan t.ex. byta år i administrationen den 1 januari men samtidigt arbeta med brutet räkenskapsår i redovisningen. Därför har vi även delat upp detta avsnitt i Nytt år i Redovisningen respektive Nytt år i Administrationen.

Nytt år i Redovisningen

Funktionen som används för att skapa det nya räkenskapsåret heter Nytt räkenskapsår och återfinns i bokföringens meny.

Observera i rubriken vilket innevarande räkenskapsår som är aktivt när det nya skall skapas.

I rutorna Fr.o.m. period och T.o.m. period anges det nya räkenskapsåret. Det nya räkenskapsåret är alltså året efter det aktiva innevarande räkenskapsåret.

Preliminär överföring används fram till att bokslutet är klart för att få med den ändrade utgående balansen från det gamla året.

Vi rekommenderar även att man bockar i alternativet Skapa ingående balans för nytt räkenskapsår.

Definitiv överföring av utgående balanser görs i ett senare skede när man är helt säker på att bokslutet är klart och inte behöver registrera fler verifikationer i det gamla räkenskapsåret. Ange också i detta läge vilket konto som föregående års resultat skall in på (oftast används konto 2998 i gamla kontoplanen och 2098 i den nya EU-kontoplanen).

Överför budget. Vill man ha föregående års siffror som budget markeras alternativet för överföring till det nya året. Observera att överföring av budget skriver över en redan befintlig budget på det nya året, varför man bör vara helt säker före det att bocken sätts.

Allt eftersom bokslutsarbetet med det gamla året bearbetas och de utgående balanserna ändras kan man göra om rutinen Nytt räkenskapsår och få in de nya balanserna på det nya räkenskapsåret. (De verifikationer som registrerats i det nya räkenskapsåret påverkas inte av överföringarna).

Glöm inte att man alltid skall befinna sig i det gamla året vid återkommande överföring till det nya.

Klicka på räkenskapsåret i knappraden eller välj Arkiv - Bokföringens räkenskapsår för att välja det räkenskapsår man ska arbeta i.

Eventuell inventering av lagret i samband med årsbokslut

Ofta sker en inventering av lagret i samband med företagets årsbokslut. Hur denna går till och vad man bör tänka på finns att läsa i avsnittet Inventering.

Nytt år i Administrationen

Obs. Innan nytt år i administrationen utförs, kontrollera att rätt statistikperioder finns registrerade under Arkiv - Statistik - Statistikperioder, annars lägg upp dem här.

Funktionen för att utföra nytt år i administrationen återfinns i Arkiv - Nytt år och bör utföras innan fakturering sker i nytt år. Funktionen utförs efter det att man eventuellt har gjort nytt år i bokföringen. I samband med detta överförs det gångna årets ackumulerade statistik till föregående års statistik. (Statistiken avser kunder, produkter och leverantörer).

Borttagning av statistik

Vi rekommenderar starkt att en backup på databasen sparas för framtida bruk före det att nedanstående aktioner tas i bruk.

När man har arbetat en tid i det nya året rekommenderar vi en borttagning av onödig statistik för att företagets databas inte skall bli onödigt stor. Borttagning en görs i Arkiv - Statistik - Ta bort statistik.

Reskontror bör behållas t.o.m. föregående år, Utskrifter av fakturor likaså. Om ni har stor kontanthandel så bör kontantkvitton rensas kvartalsvis. Hur länge produktstatistik skall behållas bör besvaras av ansvarig arbetsledare. Givetvis rensas bara betalda fakturor bort ur reskontrorna, och obetalda fakturor kan aldrig tas bort på detta sätt.

Återskapa Statistik

Efter någon tid, t.ex. c:a en månad bör man använda funktionen Arkiv - Statistik - Återskapa statistik som återskapar ackumulerad statistik på kund, produkt och leverantör.